2007-03-04

努力でセンスをカバーする資料作成法

テーマ:お仕事関連

来月受験予定のためPMPの勉強をすすめてますが、
その中で出てくる「段階的詳細化」という言葉。


要するに、最初から細部まで計画を見通すのは難しいので、
高いレベルの俯瞰から始めて、だんだんと詳細に落として
行きましょう
ということです。


WBSなんかがそのいい例で、全体から部分へと順番に
成果物を分解していくことで、最終的に必要な作業を
漏れなく洗い出すことができます。


段階的詳細化についていろいろ考えていたら、
自分が普段やっている資料作成なんかも
ある意味段階的詳細化を効果的に使ってるなぁと再認識。


というわけで、itpro的お客さんに褒められる資料作成法。




何か資料を作らなくちゃいけなくなったとき、
いきなりPCに向かって作業を始める人をよく見かけますが
自分の場合はやはり紙とペンです。


 1.資料の主題(テーマ)を決める
 2.資料に書きたいことをなんとなく思い浮かべる
 3.資料に入れたい図表をなんとなく思い浮かべる
 4.おもむろに紙にレイアウト案を書く
  (A4用紙に適当に線を引いてどこに何を配置するかを考える)
 5.試行錯誤して最適な見栄えのいいパターンを探す
 6.図や文章をざっとそこに埋め込んでみる
 7.納得行くまで4~6を繰り返す


この段階で大事なのは適切なレイアウト案を導き出すこと。

頭の中の引き出しに「イケてるレイアウトのストック」があるかどうかが、
ここでの決め手になります。


自分はそのために、暇なときは本屋をぷらぷらして
興味のない本や雑誌でも手に取って眺めるようにしています。


さて、ここでようやくPCの登場


 8.項番7で出来上がった手書きの資料をPCに落とし込む
 9.印刷して確認
 10.気になる部分に赤を入れる
 11.赤を入れた部分をなおす
 12.納得行くまで9~11を繰り返す(紙の無駄ではありますが)


ここで大事なのは画面で確認せずに印刷して紙に出すこと。
そしてそこに赤を入れて紙の上で徹底的にチェックするということ。


私は、お客さんに出すための資料や会議資料・プレゼン資料などは
毎回このようにつくってます。


自分の頭の中でモザイクがかかっていた画像を
徐々にクリアにしていく感じとでもいいましょうか。


少しずつ試行錯誤しながら作りこんでいくことで

きれいな資料に段階的に仕上げていくことができます。


この業界、あまりそういうところに凝る人が少ないせいか、
お客さんにこの手順で作った資料を持っていくと
結構いい印象を持ってもらえます。


ほかの人と差別化を図りたい人はこういうアプローチで
自分をアピールしていくのもいいかもしれませんね。




~余談~

私の作った資料を見て「俺はセンスがないからそんなの作れないよ」

という人もいますが、そう言われると「違うよ!」と反論したくなります。

表向きには第1版の資料ですけど、自分の中では第10版くらいまで
バージョンアップを繰り返した結果の資料ですからね。


そこまで改版すれば、さすがに見栄えもよくなるでしょうよ(^-^;)

AD
いいね!した人  |  コメント(3)  |  リブログ(0)

itproさんの読者になろう

ブログの更新情報が受け取れて、アクセスが簡単になります

コメント

[コメントをする]

3 ■ご無沙汰です

お忘れでしょうか。タイホナです(笑)。
プロジェクトって正式成果物として納品する設計書などより、
ポンチ絵中心の補足資料や会議などに使う、ちょっとした説明資料が
大事だったりしますよね。
自分もitproさんには及びませんが、資料は結構こだわりがありますね。
罫線やヘッダーの色使いや微妙なフォントまでこだわります。
資料は量が多ければいいってもんじゃなく、最高の資料というのは
一枚のなかで表現できるものだと思います。

以前、レビュー用に作った全体の処理フローを「これ、最高だね。ちょうだい」って
顧客に言われた事がありますが嬉しかったですね。

2 ■>dendrobium2007さん

いらっしゃいませ~。

dendrobium2007さんも同じような手順で資料を作っておられるんですね。

やはり目で確認しながらぐるぐる回してバージョンアップを重ねていくのは大事ですよね。
初版と第10版を見比べると格段の進歩があるのでなんか嬉しくなります。

塾の教材なんかもそうですよね。 理解を容易にするためにも簡潔に工夫して書くのは大事ですから、お客さん向けの資料を作るのと本質的には同じじゃないかと思います。

1 ■ちょっと感激してしまいました。

『初かきこ』 で失礼します。同じジャンルから流れて参りました。

中盤以降の 『資料化のプロセス(手順)』 は全くではないにせよ、私自身のソレと似ていて。。。同じようにやってる人が居るんだなぁ。。。という感激がありました。

私は学生時代のバイトも含めて10年近く 『塾業界』 に身を置いていた時期があるのですが、その頃の 『教材』 (教壇に立った時に使う レジュメ?メモ?予習の塊?) を作る手順 が、今の 『資料化』 の 前身 となっています。 (もちろん 塾の教材は PC で打ち込んだりしませんでしたが)

日々そんな事を繰り返していると、相応に 『見栄え』 の良さげなモノは出来るようになってきますが、未だにソレらを作る時間・労力は。。。恐らく 同僚らのソレの数倍はかかっていると思います。

あまり 「やり過ぎ」 はよくない。。。と思いつつも、どうしても 「それなりの 仕上げを!」 というのは譲れないものになっています。(資料の出来 も 仕事の成果の一部なのではないか!?とも考えていますし。。。)

コメント投稿

AD

ブログをはじめる

たくさんの芸能人・有名人が
書いているAmebaブログを
無料で簡単にはじめることができます。

公式トップブロガーへ応募

多くの方にご紹介したいブログを
執筆する方を「公式トップブロガー」
として認定しております。

芸能人・有名人ブログを開設

Amebaブログでは、芸能人・有名人ブログを
ご希望される著名人の方/事務所様を
随時募集しております。