【たいちょう】>
■仕事でも、説明しますね。
まず、仕事を、以下の2つに分けます。
1.仕組み化が必要な仕事
2.仕組み化が必要でない仕事
■「仕組み」とは
誰がいつ何度やっても、同じ成果が出せるシステムをいいます。
なので、
1.才能に頼らない
2.意志の力に頼らない
3.記憶力に頼らない
ものです。
■では、どのようにして、分けることができるのでしょうか。
1.仕組み化が必要な仕事 →「作業系」の仕事
2.仕組み化が必要でない仕事 →「考える系」の仕事
■「作業系」の仕事とは
・頭を使わないで処理できる仕事
・手や身体を動かすなど行動をともなう実務作業
ルーチンワークであることが多いですね。
例えば、書式の決まっている書類を作成する
帳簿を作成する
会議の準備・議事進行
机の片付け
などなど
■「考える系」の仕事とは
・頭を使って考える必要がある仕事、知的作業
例えば、新規事業のプランニング
企画立案、原稿執筆、経営戦略、人事考課
などなど
■たいていの社会人は、仕事の7~8割の時間を、「作業系」の仕事に費やしているのではないでしょうか。事務職だとなおさらですね。
この「作業系」の仕事こそ「仕組み」づくりが有効です!
仕組み化によって、時間と労力の徹底的な効率化をはかります。
そして、「考える系」の仕事には、時間と労力を費やします。
それは、「考える系」の仕事から生まれた新規事業等が、将来の成果につながっていくからです。
★「作業系」の仕事を仕組み化することで捻出した時間を「考える系」の仕事にあてます。
■これを、バケツ理論で説明すると、
(C:非重要・緊急)から時間をつくって、
(B:重要・非緊急)に回していることになります。
■頭で考える必要のある、「考える系」の面倒くさいことは進んで行います。
頭で考える必要のない、「作業系」の面倒くさいことは徹底的に楽をします。
■しかし、「考える系」の仕事を面倒くさがって先送りにしたり、「作業系」の仕事にばかり逃げ込んだりする人が、多いようです。
バケツ理論でいうと“B”が面倒なので、いつも、“A”と“C”をやっている、ことになります。
“A” → “C” → “B”
重要&緊急 緊急だけど 重要だけど
重要じゃない 緊急じゃない
■今、自分がやっている仕事を、「作業系」と「考える系」に、分類してみましょう。
そして、「作業系」は、徹底的に仕組み化して、楽をしましょう。「考える系」には、徹底的につぎ込みましょう。
【たいちょう】>
■私の知っている人で、毎日、忙しく、いろいろやっているのですが、そのやっている仕事の内容を見てみると、“A”や“C”の仕事が多いのです。重要・緊急のことばかりで、プレッシャーの中で危機管理の収拾に追われて心身とも疲れ果てることになります。
■“B”を優先的に取り組みたいとわかってはいても、今は“A”をなんとかしないと、という声が聞こえてきます。
■そんな中、“B”に着手にするのは、自分に、ある程度、時間に、余裕がないと(物理的にも精神的にも)手が付けられないテーマが多いです。
そこで、“D”は論外ですから、“A”と“C”を少しずつでも早く確実に終わらせて、時間をつくっていくしかありません。
しかし、“A”は、重要・緊急ですから、いい加減に扱うこともできず、早く終わらせることが難しいものも多いです。
■ですから、ポイントは“C”!
“C”は、重要でないが、緊急度が高いこと
この、“C”を捨てる
“C”をやらない
“C”を他の人にまかせる
“C”をもっと早くできるようになる、これができるかどうか。
■そのためには、
・本当に自分にとって、重要か重要でないか
・本当に自分がやらねばならないことか、他の人にまかせてもよいことか
・もっと早くできる方法はないだろうか
よく考えていなければなりません。
■これを余り考えず、大事かどうか、判断しないと、結局、“C”に、時間をかけている状態から抜け出せません。
■“C”から、時間を絞りだしていくと、気持ちにも、時間にも、以前より、だんだん余裕が生まれてきます。それと同時に、自信もついてくるはずです。そして、大切な“B”のテーマに、手を伸ばすことができます。
■一度、この領域にたどり着くことができれば、
“B”をしっかり取り組めば、
“A”に取り組む時間も減ります。
“C”に取り組む時間も減ります。
そこでできた時間を、“B”につぎ込みます。
そうすると、ますます、 “A”と“C”に取り組む時間も減ります。
そうやっていくうちに、よい循環が始まり、一層、自分の夢の実現に向かって進むことができるようになるでしょう。
■“C”のオフィスワークにかける時間を半減にして頂き、自分の夢の実現に向かって進んで頂くための一助として、発信しているのであります。
■「時間の投資」とも言えます。
★時間を「消費」することから、「投資」することへの転換
時間は投資によって増やすことができます。
先に自由時間をつくることに専念せず、まずは投資をすることが時間を生み出すコツです。
消費とは投資のように将来に続くものではなく、その場限りで一過性のものをいいます。
時間に追われる「消費」ではなく「投資」をしていく。
ゲーテは「常に時間はたっぷりある、うまく使いさえすれば」と言っています。
余った時間を再投資することによって、さらに自由になる時間は増え、リターンも増えていきます。
複利のようなもの。
自由になる時間は再投資によって加速度的に増えていきます。
■表現は違いますが、優先順位の成功法則は、やはりあるんですよね。
───────────────────────────────────
★ここがポイント!!
・“B”に着手にするのは、
“A”と“C”を少しずつでも早く確実に終わらせていくしかありません。
しかし、“A”は、重要・緊急ですから、
いい加減に扱うこともできず、早く終わらせることが難しいものも多いです。
ですから、ポイントは“C”
・“C”を捨てる、“C”をやらない、“C”を他の人にまかせる
“C”をもっと早くできるようになる、これができるかどうか。
・そのためには、本当に自分にとって、重要か重要でないか
本当に自分がやらねばならないことか、他の人にまかせてもよいことか
もっと早くできる方法はないだろうか
よく考えていなければなりません。
───────────────────────────────────
■私の知っている人で、毎日、忙しく、いろいろやっているのですが、そのやっている仕事の内容を見てみると、“A”や“C”の仕事が多いのです。重要・緊急のことばかりで、プレッシャーの中で危機管理の収拾に追われて心身とも疲れ果てることになります。
■“B”を優先的に取り組みたいとわかってはいても、今は“A”をなんとかしないと、という声が聞こえてきます。
■そんな中、“B”に着手にするのは、自分に、ある程度、時間に、余裕がないと(物理的にも精神的にも)手が付けられないテーマが多いです。
そこで、“D”は論外ですから、“A”と“C”を少しずつでも早く確実に終わらせて、時間をつくっていくしかありません。
しかし、“A”は、重要・緊急ですから、いい加減に扱うこともできず、早く終わらせることが難しいものも多いです。
■ですから、ポイントは“C”!
“C”は、重要でないが、緊急度が高いこと
この、“C”を捨てる
“C”をやらない
“C”を他の人にまかせる
“C”をもっと早くできるようになる、これができるかどうか。
■そのためには、
・本当に自分にとって、重要か重要でないか
・本当に自分がやらねばならないことか、他の人にまかせてもよいことか
・もっと早くできる方法はないだろうか
よく考えていなければなりません。
■これを余り考えず、大事かどうか、判断しないと、結局、“C”に、時間をかけている状態から抜け出せません。
■“C”から、時間を絞りだしていくと、気持ちにも、時間にも、以前より、だんだん余裕が生まれてきます。それと同時に、自信もついてくるはずです。そして、大切な“B”のテーマに、手を伸ばすことができます。
■一度、この領域にたどり着くことができれば、
“B”をしっかり取り組めば、
“A”に取り組む時間も減ります。
“C”に取り組む時間も減ります。
そこでできた時間を、“B”につぎ込みます。
そうすると、ますます、 “A”と“C”に取り組む時間も減ります。
そうやっていくうちに、よい循環が始まり、一層、自分の夢の実現に向かって進むことができるようになるでしょう。
■“C”のオフィスワークにかける時間を半減にして頂き、自分の夢の実現に向かって進んで頂くための一助として、発信しているのであります。
■「時間の投資」とも言えます。
★時間を「消費」することから、「投資」することへの転換
時間は投資によって増やすことができます。
先に自由時間をつくることに専念せず、まずは投資をすることが時間を生み出すコツです。
消費とは投資のように将来に続くものではなく、その場限りで一過性のものをいいます。
時間に追われる「消費」ではなく「投資」をしていく。
ゲーテは「常に時間はたっぷりある、うまく使いさえすれば」と言っています。
余った時間を再投資することによって、さらに自由になる時間は増え、リターンも増えていきます。
複利のようなもの。
自由になる時間は再投資によって加速度的に増えていきます。
■表現は違いますが、優先順位の成功法則は、やはりあるんですよね。
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★ここがポイント!!
・“B”に着手にするのは、
“A”と“C”を少しずつでも早く確実に終わらせていくしかありません。
しかし、“A”は、重要・緊急ですから、
いい加減に扱うこともできず、早く終わらせることが難しいものも多いです。
ですから、ポイントは“C”
・“C”を捨てる、“C”をやらない、“C”を他の人にまかせる
“C”をもっと早くできるようになる、これができるかどうか。
・そのためには、本当に自分にとって、重要か重要でないか
本当に自分がやらねばならないことか、他の人にまかせてもよいことか
もっと早くできる方法はないだろうか
よく考えていなければなりません。
───────────────────────────────────
【たいちょう】>
★普通の人は、Aをやって、Cをやって、時間があれば、Bをやろうとしますが、Bは忙しいからといつも後回しになります。
それは、バケツに、
砂利(A:重要・緊急)を入れてから
砂(C:非重要・緊急)を入れて、
石(B:重要・非緊急)を入れるようなもの
石は、入りません。
★賢い人は、
バケツに、石(B:重要・非緊急)を入れてから
砂利(A:重要・緊急)を入れます。
石(B:重要・非緊急)で一杯でも、砂利(A:重要・緊急)は入る。
砂利(A:重要・緊急)で一杯でも、砂(C:非重要・緊急)は入る。
砂(C:非重要・緊急)で一杯でも、まだ水(D:非重要・非緊急)が入る。
■この優先順位を間違えてしまっている人はどうなるか
●A→C→Bは、砂利タイプの人間(A:重要・緊急)
いつも(A:重要・緊急)に追われることになるので、
プレッシャーの中で、心身とも疲れ果てることになります。
●Cを優先している人は、砂タイプの人間(C:非重要・緊急)
何が重要で、何が重要でないかの判断ができていない人、
目先のことに心を奪われて、将来を考えていません。
●Dを優先している人は、水タイプの人間(D:非重要・非緊急)
優先順位を考えていない人なので、
責任感がなく、私生活のコントロールも困難な人だと思います。
■バケツ理論を聞くと、話はわかるけど・・・と、このような質問が出てきます。
「石タイプ(B:重要・非緊急)の仕事を重視するあまり、
砂利タイプ(A:重要・緊急)の仕事を
疎かにする恐れもあるんじゃないか」
皆さんの中にも、読みながら、同じ質問を思った人もあるかもしれません。
■では、バケツ理論では、どのように説明されているでしょうか。
「砂利は石を砕いたものである」
(B:重要・非緊急)は、時間がたつと、
(A:重要・緊急)に変わります。
だから、
(B:重要・非緊急)を先にやっておくと
(A:重要・緊急)が少なくなる、対応しやすくなるんですね。
★夏休みの宿題を思い出して頂くと、わかりやすいかもしれません。
夏休みの最初は、(B:重要・非緊急)です。
終わりに近づくにつれて(A:重要・緊急)に変わっていきます。
(B:重要・非緊急)の段階で、取り組んでいれば、
(A:重要・緊急)も対応しやすくなります。
●Bを優先する石タイプの人間(B:重要・非緊急)
物事の優先順位をよく考えている人
将来を考えているので、ミスを未然に防ぐことができます。
ハプニングが起きることもありますが、
手際よく処理していきます。
■お互い、石タイプ、“B”を優先的を取り組む人間になりたいですが、緊急なことがありますから、わかっちゃいるけど、こうなってしまいますよ~~。
“A” → “C” → “B”
重要&緊急 緊急だけど 重要だけど
重要じゃない 緊急じゃない
では、どうすれば、“B”を優先的に取り組むことができるか。
★普通の人は、Aをやって、Cをやって、時間があれば、Bをやろうとしますが、Bは忙しいからといつも後回しになります。
それは、バケツに、
砂利(A:重要・緊急)を入れてから
砂(C:非重要・緊急)を入れて、
石(B:重要・非緊急)を入れるようなもの
石は、入りません。
★賢い人は、
バケツに、石(B:重要・非緊急)を入れてから
砂利(A:重要・緊急)を入れます。
石(B:重要・非緊急)で一杯でも、砂利(A:重要・緊急)は入る。
砂利(A:重要・緊急)で一杯でも、砂(C:非重要・緊急)は入る。
砂(C:非重要・緊急)で一杯でも、まだ水(D:非重要・非緊急)が入る。
■この優先順位を間違えてしまっている人はどうなるか
●A→C→Bは、砂利タイプの人間(A:重要・緊急)
いつも(A:重要・緊急)に追われることになるので、
プレッシャーの中で、心身とも疲れ果てることになります。
●Cを優先している人は、砂タイプの人間(C:非重要・緊急)
何が重要で、何が重要でないかの判断ができていない人、
目先のことに心を奪われて、将来を考えていません。
●Dを優先している人は、水タイプの人間(D:非重要・非緊急)
優先順位を考えていない人なので、
責任感がなく、私生活のコントロールも困難な人だと思います。
■バケツ理論を聞くと、話はわかるけど・・・と、このような質問が出てきます。
「石タイプ(B:重要・非緊急)の仕事を重視するあまり、
砂利タイプ(A:重要・緊急)の仕事を
疎かにする恐れもあるんじゃないか」
皆さんの中にも、読みながら、同じ質問を思った人もあるかもしれません。
■では、バケツ理論では、どのように説明されているでしょうか。
「砂利は石を砕いたものである」
(B:重要・非緊急)は、時間がたつと、
(A:重要・緊急)に変わります。
だから、
(B:重要・非緊急)を先にやっておくと
(A:重要・緊急)が少なくなる、対応しやすくなるんですね。
★夏休みの宿題を思い出して頂くと、わかりやすいかもしれません。
夏休みの最初は、(B:重要・非緊急)です。
終わりに近づくにつれて(A:重要・緊急)に変わっていきます。
(B:重要・非緊急)の段階で、取り組んでいれば、
(A:重要・緊急)も対応しやすくなります。
●Bを優先する石タイプの人間(B:重要・非緊急)
物事の優先順位をよく考えている人
将来を考えているので、ミスを未然に防ぐことができます。
ハプニングが起きることもありますが、
手際よく処理していきます。
■お互い、石タイプ、“B”を優先的を取り組む人間になりたいですが、緊急なことがありますから、わかっちゃいるけど、こうなってしまいますよ~~。
“A” → “C” → “B”
重要&緊急 緊急だけど 重要だけど
重要じゃない 緊急じゃない
では、どうすれば、“B”を優先的に取り組むことができるか。
【たいちょう】>
優先順位のサンプルの一つとして、他の人に関わることを先にやる、ということを紹介しました。
■次に、有名な「バケツ理論」を紹介します。
■成功している人には、共通する習慣がいくつかあるのですが、その中の1つに優先順位があります。それが「バケツ理論」です。
■「バケツ理論」
「to do list」に、リストアップされていることを、以下の4つに分けます。
・重要でしかも緊急度が高いことは →“A”
・重要だが、急がないことは →“B”
・重要でないが、緊急度が高いことは →“C”
・重要でもないし、緊急でもないことは →“D”
“D”を付けた項目は、漠然とやらねばならないと思っていたが、実際は、やらなくてもよいことだと、捨てることができます。
“C”は、ホントにやりたいかどうか、必要かどうかをもう一度だけ考えてみて、いらないならば、捨てる。
★A:重要・緊急 → 砂利タイプ
例えば、突然のハプニングの対応、クレーム処理
期限が迫っている大事な仕事
★B:重要・非緊急 → 石タイプ
例えば、大事な仕事だが、期限はまだ先の仕事
将来の企画立案
夢に向かって(資格取得、キャリアアップなど)
★C:非重要・緊急 → 砂タイプ
例えば、突然の来客の応対
電話の処理
必要だが重要でない会議や行事への参加
期限が迫っているルーティンワーク
誰でもできる仕事
★D:非重要・非緊急 → 水タイプ
例えば、やってもやらなくてもいい雑務
将来に役に立たない行事への参加
■このように分けたら、普通、以下の順番でやってしまいがちです。
“A” → “C” → “B”
重要&緊急 緊急だけど 重要だけど
重要じゃない 緊急じゃない
※“D”重要でもなければ、緊急でもない。これは論外です。
■この順番でやりますと、いつも“B”の時間がなくなります。
そして、「時間がないからできない」 という言い訳しか出てきません。
■ところが、実は“B”が、とても大切なんです。
これは、自分に、余裕がないと(物理的にも精神的にも)手が付けられないテーマが多いです。
■なぜ“B”が大事なのか。
また、どうすれば、“B”を優先的に取り組むことができるか。
───────────────────────────────────
★ここがポイント!!
・優先順位「バケツ理論」
・まずは4つに分けてみましょう。
重要でしかも緊急度が高いことは →“A”
重要だが、急がないことは →“B”
重要でないが、緊急度が高いことは →“C”
重要でもないし、緊急でもないことは →“D”
───────────────────────────────────
優先順位のサンプルの一つとして、他の人に関わることを先にやる、ということを紹介しました。
■次に、有名な「バケツ理論」を紹介します。
■成功している人には、共通する習慣がいくつかあるのですが、その中の1つに優先順位があります。それが「バケツ理論」です。
■「バケツ理論」
「to do list」に、リストアップされていることを、以下の4つに分けます。
・重要でしかも緊急度が高いことは →“A”
・重要だが、急がないことは →“B”
・重要でないが、緊急度が高いことは →“C”
・重要でもないし、緊急でもないことは →“D”
“D”を付けた項目は、漠然とやらねばならないと思っていたが、実際は、やらなくてもよいことだと、捨てることができます。
“C”は、ホントにやりたいかどうか、必要かどうかをもう一度だけ考えてみて、いらないならば、捨てる。
★A:重要・緊急 → 砂利タイプ
例えば、突然のハプニングの対応、クレーム処理
期限が迫っている大事な仕事
★B:重要・非緊急 → 石タイプ
例えば、大事な仕事だが、期限はまだ先の仕事
将来の企画立案
夢に向かって(資格取得、キャリアアップなど)
★C:非重要・緊急 → 砂タイプ
例えば、突然の来客の応対
電話の処理
必要だが重要でない会議や行事への参加
期限が迫っているルーティンワーク
誰でもできる仕事
★D:非重要・非緊急 → 水タイプ
例えば、やってもやらなくてもいい雑務
将来に役に立たない行事への参加
■このように分けたら、普通、以下の順番でやってしまいがちです。
“A” → “C” → “B”
重要&緊急 緊急だけど 重要だけど
重要じゃない 緊急じゃない
※“D”重要でもなければ、緊急でもない。これは論外です。
■この順番でやりますと、いつも“B”の時間がなくなります。
そして、「時間がないからできない」 という言い訳しか出てきません。
■ところが、実は“B”が、とても大切なんです。
これは、自分に、余裕がないと(物理的にも精神的にも)手が付けられないテーマが多いです。
■なぜ“B”が大事なのか。
また、どうすれば、“B”を優先的に取り組むことができるか。
───────────────────────────────────
★ここがポイント!!
・優先順位「バケツ理論」
・まずは4つに分けてみましょう。
重要でしかも緊急度が高いことは →“A”
重要だが、急がないことは →“B”
重要でないが、緊急度が高いことは →“C”
重要でもないし、緊急でもないことは →“D”
───────────────────────────────────
【たいちょう】>
■自分にあった「to do list」をつくり、すべてメモしていきます。
■「to do list」には、やるべきこと、やりたいことを、たくさん書くことになります。夢に向かって進んでいる人は、なおさらだと思います。無限といってもよいかもしれません。
■しかし、時間は有限です。そして、年を重ねると体力もね。。
■こんな文章を見つけました。
砂時計のようなガラス容器があって、その上部に1円玉がいっぱい入っている様子を想像してください。
そのなかに入っている1円玉の数、それはあなたがこの世で生きるであろう日数です。
さて、1円玉はいったい何枚あると思いますか。
日本人の平均寿命は、男性78.64歳、女性85.59歳
(参考・厚生労働省「平成16年簡易生命表」)
平均すると、82歳前後で人生を終えることになります。
つまり1円玉の数は82年×365日=29930枚ということになります。なんと3万枚にも満たないんですね。
この1円は、新しい1日への参加料として、毎日1枚ずつ下に落ちていきます。最後の1枚まで落ちた人は、無事に寿命を迎えることができて、「めでたし、めでたし」ですが、
人生はそううまくいきません。
この砂時計には一つだけルールがあります。
それはたくさんの1円玉のなかに、たった1枚だけ金色の1円玉が入っていて、それが下に落ちた瞬間、その他の1円玉も一気に落ちてしまうというもの。これが唯一の特別ルールなのです。
皆さん、もうおわかりですね。
この金色の1円玉は、いつ訪れるかわからない「死」です。
82年の人生は決して約束されたものではないのです。金色の1円玉が落ちるのは、100枚目なのめ1万枚目なのか。明日なのか、それとも30年後なのか、これはだれにもわかりません。
もし、金色の1円玉が1年後に落ちるのだとしたら、あなたは何がしたいですか。それまでにどんな自分になっていたいですか。
■どうでしょうか。
一層、時間は有限であることを実感されたのではないでしょうか。
■だからこそ、優先順位が大事になります。
この優先順位を間違えると、大変なことになります。
■自分にあった「to do list」をつくり、すべてメモしていきます。
■「to do list」には、やるべきこと、やりたいことを、たくさん書くことになります。夢に向かって進んでいる人は、なおさらだと思います。無限といってもよいかもしれません。
■しかし、時間は有限です。そして、年を重ねると体力もね。。
■こんな文章を見つけました。
砂時計のようなガラス容器があって、その上部に1円玉がいっぱい入っている様子を想像してください。
そのなかに入っている1円玉の数、それはあなたがこの世で生きるであろう日数です。
さて、1円玉はいったい何枚あると思いますか。
日本人の平均寿命は、男性78.64歳、女性85.59歳
(参考・厚生労働省「平成16年簡易生命表」)
平均すると、82歳前後で人生を終えることになります。
つまり1円玉の数は82年×365日=29930枚ということになります。なんと3万枚にも満たないんですね。
この1円は、新しい1日への参加料として、毎日1枚ずつ下に落ちていきます。最後の1枚まで落ちた人は、無事に寿命を迎えることができて、「めでたし、めでたし」ですが、
人生はそううまくいきません。
この砂時計には一つだけルールがあります。
それはたくさんの1円玉のなかに、たった1枚だけ金色の1円玉が入っていて、それが下に落ちた瞬間、その他の1円玉も一気に落ちてしまうというもの。これが唯一の特別ルールなのです。
皆さん、もうおわかりですね。
この金色の1円玉は、いつ訪れるかわからない「死」です。
82年の人生は決して約束されたものではないのです。金色の1円玉が落ちるのは、100枚目なのめ1万枚目なのか。明日なのか、それとも30年後なのか、これはだれにもわかりません。
もし、金色の1円玉が1年後に落ちるのだとしたら、あなたは何がしたいですか。それまでにどんな自分になっていたいですか。
■どうでしょうか。
一層、時間は有限であることを実感されたのではないでしょうか。
■だからこそ、優先順位が大事になります。
この優先順位を間違えると、大変なことになります。