お話したいと思います。
1.タスクを全て紙に書き出す
2.いつまでにするのか決める
3.タスクのスケジュール化
1.タスクを全て紙に書き出す
自分の抱えている仕事は何があるのか、
これから何をしていかなければならないのか
まずは全て洗い出す必要があります。
頭の中だけで考えるのではなく、
頭の中で考えていることを全て吐き出すイメージで
紙に書き出しましょう。
紙に書き出すことで覚える必要がなくなりますし、
書き出した内容をもとに
さらに思考を広めることができます。
タスクが洗い出せない場合は、
タスクそのものに振り回されることになります。
とにかくやるべきことを洗い出して
「見える化」しましょう。
2.いつまでにするのか決める
パーキンソンの法則というものがあります。
「仕事の量は、完成のために
与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」
といった内容です。
人間は楽をしたい生き物です。
「デッドライン＝締切り」を
決めて行動しましょう。
3.タスクのスケジュール化
やるべきことを紙に書き出し、
デッドラインを決めたらスケジュール化します。
1ヶ月⇒1週間⇒1日といった具合で
詳細を詰めていきます。
そのなかで重要になってくるのが
時間管理のマトリックスという考え方です。
7つの習慣でおなじみですね。
縦軸に「重要」「重要でない」、
横軸に「緊急」「緊急でない」
重要と緊急で４つの領域に分けてタスクを分けます。
詳しくは『７つの習慣』をご覧頂きたいですが
このなかで最も重要な領域は
「第２の領域」とも呼ばれる
「緊急ではないですが、重要なもの」です。
この領域に費やせる時間をいかに多く確保して
その活動に集中できるかが
大きな成果を出すために必要です。
「第２の領域」に費やす時間を
増やすにはどうすればいいのでしょうか。
結論からいえば、その他の領域の時間を
減らすか効率化する必要があります。
「第３の領域」
突然のアポイント
多くの電話や会議
意味のない接待や付き合い
「第４の領域」
暇つぶし
ダラダラ電話
長すぎる待ち時間
多くのテレビ視聴
これらの時間は出来る限り
減らすことが望ましいです。
むしろやっかいなのは
「第１の領域」と言われるものです。
クレーム処理や締切りのある仕事など
緊急かつ重要であるゆえに多くの人は
この領域のタスク処理に溺れてしまい
常に締切りに追われる日々を過ごしてしまいがちです。
振り回され疲れれば疲れるほど、
その反動で「第４の領域」が増えてしまい、
さらに時間が減る悪循環に陥る
可能性が高くなります。
このようにならないよう、
例えば「第２の領域」に当てはまるものを
あらかじめスケジュールに
入れておくなどしておきましょう。
在宅で副業するといった場合は
自由が効きやすい反面
誘惑なども自分で制御する必要があります。
時間がない、忙しいと言って思考停止するのではなく
今の自分の時間管理に問題はないか
今一度考え直すことをおすすめします。
