会議を無駄にしない

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皆さま こんにちは
キャリアアップ診療所の青柳沙耶です。

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会議で一日終わってしまった。。。

会社勤務の方はそんな日が

ありますね。

 

今は働き方改革で

会議の数を減らす、時間を減らす

議事録をなくす

立って会議をする、など

効率化を試みている

会社も多いと思います。

 

でもやはり、一つの部署では

決められないような案件を

決定する前の擦り合わせなど

必要な会議はあるわけで

 

会議をするからには

効率よく、実りのある

会議/打ち合わせにしたいものです。

 

せっかくみんなの時間を使ったのに

何も決まらなかった、では

結果ゼロどころかマイナス。

 

そもそも何の会議なの?

前提はどうなっているの?

そんな質問が出るようでは

もう会議は破たんです。

 

 

会議の成功を決めるのは

何といっても前準備、

これで8割方決まってしまいます。

 

必要な参加者、場所、

論点、資料、そして当日

どのような流れで何を目指すか。

事前の資料連携と

会議の目的の共有。

 

できれば出席者には

会議の前に資料に目を通し、

意見を言える準備ができるよう

促しも必要ですね。

 

そして当日

忘れがちですが、

ファシリテーター(主催者)は

冒頭で「この会議の目的」

 

この〇分、○時間で

何を目指すか、を説明し

1時間後にはこれこれの

成果を出す、と皆が認識するように

すると、格段に会議の質が上がります。

 

1時間ならその内訳

説明に10分、質疑応答に10分、

意見交換に20分、決定に20分など

決めておくとダラダラしませんね。

 

そしてもう一つありがちなのが

一方的に説明して参加者が

だまって聞いて終わる。。

これでは会議ではなく説明会です汗

 

皆が自分の意見を言い、

積極的に参加しようとする気を

起こさせるのも

とても重要な事ですね。

 

発言が少ない人に

「どう思うか」を聞く、

全体的に少ない場合は

ランダムに指名して発言を促す

など

 

とにかく参加者に考えさせる

余白を与えることが重要電球

 

ファシリテーターは大変ですが

この技術を身に着けると

どの職場でも役に立ちます。

 

自分がファシリテーターの立場

ではない場合でも

当人のサポートをすることで

役に立てますし、自分がその立場に

なった時を想定して参加すれば

いざという時に慌てなくてすみます。

 

そうやって会議の質をあげていくと

仕事が効率良く進むだけではなく

働いている人の士気も上がり、

協力ムードも高まるので

いい事づくめですねニコニコ

 

:;: :;: ♪今日はこの曲と共に♪ :;: :;:

 

白い恋人達|桑田佳祐

 

頑張っているあなたを今日も応援しています花                                  

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キャリアアップ診療所

青柳 沙耶

cots1263d@gmail.com

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