2007-02-20 12:20:36

素早い対応だな

テーマ:ボイスメール

先日のこの記事(難しいぞ)


レスくれた方はもとより、関係各所?からたくさんのアドバイスを有り難う御座いました。


結果・・・・・


その日の最後のボイスメール で全社一斉メールを送信しました。

内容は、この前のブログに記事った内容とほぼ同じ内容です。



『もっと、同じ会社内、隣に座っている人、目の前にいる同僚に「気配り」するように』

『今のままじゃ、会社なんか絶対に良くならないぞー、会社のみんなで力を合わせて一枚岩になりきろうぜ』って・・・




そしたら、週空けた昨日の月曜日・・・


A営業所の多くから、


「今日はB営業所が、こちらの応援を快く引き受けてくれて大変助かりました。」


「こちらのお客さんがB営業所に行った時に、とても良い対応をして頂いたとお礼を言われました」


とか言うボイスメールが続けて入ってきました。




「私の発言、少しは効いたのかな?」なんて思ったのですが、とても不安。


その場限りの体裁を保つための発言じゃなかんべな~とか・・・考えたりしてしまって。



ボイスメール は1日3回。

午前と午後に1回ずつ、現場で気づいたことや、言われたこと。来店されたお客さんの近況を尋ねたりして顧客情報の収集に利用することになっています。退社時には1日の所感をラスト1回に思いを込めて。


特定の社員のみにも入れられますし、複数人を指定して入れることもできます。

今回の私の場合は、「全社一斉」パートも社員もひっくるめての全員一斉送信でした。


建材部だけでなく不動産部など他部署にも当然入っていきます。


悪い芽が大きくなる前に刈り取ることができました。有り難う・・・ボイスメール。






・・・・・・・・・・

・・・・・・・・・・

でも、ちょっと不安なので、午後はこれからA営業所に行って様子みて来ま~す(^_^)/~




人気ブログランキング

人気blogランキングへ
AD
いいね!した人  |  コメント(22)  |  リブログ(0)
2006-08-06 17:16:53

コミュニケーションアンケート

テーマ:ボイスメール
テーマ:ボイスメールについて記事にするのは久しぶりです。
毎日使っているものなのに・・・重宝しているものなのに・・・

さて、半年毎に行っている、ボイスメール利用についての3事業所、全営業所職員によるアンケート結果が出てまいりました。

総評:総合的には、コミュニケーションの診断は良いとの結果が出ました。

って、いつも同じ。ウチは導入他社と比較して随分とコミュニケーションが取れているらしいです。


①報告や取次ぎなどの、一方的な情報伝達は滞りなく行われています。
 特に重大クレームなどの報告はスピーディーな伝達がされています。

②しかし、コミュニケーションに対する意識差がある事から、管理職が一般職へ情報発信する「仕組み」や「場」を設ける事などが必要です。


何?一方的な伝達?情報発信の仕組み?場?


つまり、クレームなどの現場の重要情報は、一般職→管理職へと確実に伝わり、その問題に対する意識が高い。そして、管理職・一般職間の「言った/言わない」という指示命令型のコミュニケーションは円滑に行われていると言うわけです。

しかし・・・
管理職から一般職への情報伝達量が不足している!という鋭い指摘が。

管理職(所属長)が会社方針や自分の考えをもっと部下に伝える事が必要なのだと。しかも、一般職は管理職からの情報を求めているのに・・・と言うわけ。

また、部署間の情報共有も不足気味。トップ(私)を含めて各部署の役員・管理職が積極的に全社の情報を発信する事が必要と言える。。。ですって。


う~ん、これ、最近気がついていたんです。

会社の方針は、私のワンマン&営業所トップと事業所トップの会談で決定。
っと、ここまではいいんですが、そこから先。

営業所毎のミーティングが「報告会」になっていると言う指摘がある社員からありました。

一般社員からすると、自由に気軽に意見を聞いたり言ったりする環境になかったのですね。

各所長には、「1時間で終わるミーティングなどない、きちっと会議するように!皆の意見をどんどん貰え」と念を押していたのですが、社員からするとやはり物足りなかったのですね。

社内コミュニケーションを向上させるために導入した「ボイスメール」

情報のスピード伝達のみが向上し、肝心の人対人のコミュニケーションを希薄にしてしまったか・・・


社内の意思の統一と情報の共有化を向上させる事に奔走しよう!


ありがたい事に・・・
個別の声に「社長、営業所にもっと顔を出してください」「暇な時間には足を運んでもらえると嬉しいです」「不動産部だけでなくこちらにも是非・・・」などの声がちらほらと。

社長が居ると煩わしいと思われる会社も沢山あるはずなのに、これは喜んで良い事なのだろうな。

それとも、現場に何か異変・・・

少しは気がついているのです・・・
現場にでくわさなくても・・・


そこで所属長に二言三言話しかける事によって、気がついてくれるのを待つ。

だので、先週は3日も営業所に出向きました。

「なんだろう、どうしたのだろう、いきなり・・・」と思う社員と、「むふふふふっ、気が付いて頂けましたか、社長」とほくそ笑む社員。


しかし、ここ数日のボイスメール・・・

「久しぶりに、社長と沢山の話ができてとっても嬉しかったです」
「もっと、もっと遊びに来て下さい!」


嬉しいですね~。有り難いですね~。

なんだかんだ言っても、建材営業所はこの会社の母体であり、本業です。
私が起こした不動産部も工事部もとっても可愛いですが、自分の3人の子供を可愛がるように会社も3兎を得て行けるよう頑張りたいと思います。



人気ブログランキング →3兎ですむのか?
AD
いいね!した人  |  コメント(18)  |  リブログ(0)
2006-02-04 21:29:26

マイクホン

テーマ:ボイスメール

ここのところ、慌しく毎日が過ぎ、仕事に追っかけられている状況が続いていましたが、最近パソコンのマイクホンを買ったので、仕事をしながらボイスメールを聞く事が出来るので重宝しています。


と、言うわけで久しぶりにボイスメールについて書いてみます。


今までは、会社の電話を使うか、外出中には携帯電話からセンターに電話して聞くかのどちらだったのですが、先日ネット上で『聞く・話す』が出来るコースに変更し、マイクホンをジャックにくっ付けてまるで『パイロット?』のような姿でボイスメールを使っています。


これが慣れたら、すこぶる良い!!


電話の受話器で片手がふさがらないので、「ながら仕事」が出来るんです。


どうでも良いような報告メールのときには、適当に聞きながら仕事を進めることができますし、


「あぁ???何を?」ってな報告の時には、リピート再生をする事が出来ます。



社で共有したいような情報が入ってきた時にも、今度はパソコンの中に保存しておく事が出来ます。将来同じような状態が発生した時には、さかのぼってその時の処理や対応を確認する事も出来ます。


何故もっと早くやらなかったかな~と思っています。


人間て言うのは、お金が掛かる事は何でも晩熟になりますね。


思い切った設備の投資や人材の投入に臆病になりがちです。


上手く行った仕事や、事業に対しては「どうしてもっと早くやらなかったかなぁ」と変な後悔をしますよね。

やらなければ、それすらも分かりません。成長無しです☆


何事も、きちんと準備をした上で下調べも十分にし、それに裏付けられた挑戦をどんどんして行こうと思います。


まだまだ、成功も失敗もたくさん出来る年代です。小さくなって臆病になるよりも、そこから得られるものの方が全然大きい気がします。


まさに、経営は投資です。



人気ブログランキング



人気blogランキングへ
AD
いいね!した人  |  コメント(19)  |  リブログ(0)
2005-09-03 20:21:09

劇的変化

テーマ:ボイスメール

先日の会議での話 からの続編。


ウチの幹部・・・良い方向に行っているんだけど、劇的変化」の重要性をまだ知らない。

でも、わからなくて当然です。きっとこれから事実と結果を見て大切さを認識する筈だから。


~幹部からのボイスメール~

自分達が宣言した「大きなインパクト」・・・


「準備して来週から始めます」

「今日、忙しくて出来ませんでした」



部下と、顧客への「コミットメント」・・・・


「これは、コミットメントと言えるかどうか・・・」

「やりにくいですね・・・すみません」



これじゃ、駄目なんです!今やらないといけないのです!!体裁などを気にしていたら劇的変化は訪れない。


こんな報告をする暇があったら、行動を取ってから報告すれば、事は足りるんですね。


私達の周囲の目は「私達自身の劇的変化」を期待しているのです。


それに「劇的!!」じゃないと、あやふやで、変化なのか気分でやっているのか、全く相手は気が付いてくれません。



変化すること、進化することが大事なことが分かった今なら出来る筈。照れてる場合じゃない☆


熱狂的な程に変化を行動に移さないと誰も分かっちゃくれないのです。



その変化に周囲が分かりだし、自分達も自覚できたら、会社は「変革」に舵を大きくきり出します。



一般社員からもここ数日、懸命な貴重情報が入りだしています。心地よい変化です。


社員全員のベクトルを一致させ、硬い岩をぶち抜く程の矢になるまで、強引に会社を引っ張っていこうと思っています。



人気ブログランキング

人気blogランキングへ
いいね!した人  |  コメント(8)  |  リブログ(0)
2005-08-31 16:47:18

返信

テーマ:ボイスメール

ホワイトバンド ←息子の黄金の左腕にホワイトバンド

昨日、近くのファミリーマートに行ったときに買って来ました、ホワイトバンド。息子にも意味を説明しサウスポー投手である彼の左腕にホワイトバンド装着☆


g  ←雑誌「g」   g掲載  ←一番右が娘    


それから、長女が雑誌に出ちゃったと言うので、こいつも記念に☆☆原宿歩いてたら取材されたんですって。私も以前、鎌倉にオートバイで行ったときに「ヤングオート(←知ってます?)取材されて写ったっけ。 


さて、昨日はボイスメール の幹部から部下への返信に疑問を覚えメールしてみました。


一般社員が送る情報メール。これはお客様の来店や配達現場で、或いは電話応対等、お客様との接点の中で、気が付いた事、「おや?」って思った事、新しい現場の情報等、配送部門や事務職員やらからリアルタイムに収集し、社内で情報共有しながら、どこよりも早く先回りの営業を心がけてお客様に感動を与えましょう!といった趣旨のものなのですが、聞いていて「ちょっと待ったーっ!」


「はい、了解。次も良い情報お願いしま~す。」

「そうなんですか。わかりました。」

「困りましたね、どうしようもありませんね。」

「その情報は、知っています。これこれこういう事ですよね」


これじゃ、送るほうも嫌になっちゃうかも知れない。。。


「自分の送り続ける情報メールが、何時、何処で、どの様に活用され、売上や利益に結びついたか?結びつきそうか?」って、結果が見えてこないぞ。


営業ミーティングで「ボイスメールの送り方が駄目な社員がいて困る」って幹部の声は、「君達の対処を良くしてあげなさい」と言うことに気が付きました。


なして、今迄気が付かなかったんだ・・・なして・・・


「良い情報をありがとう、早速その商品の営業を明日かけてみます」

「さすが良いところに気が付きましたね。課長が辞めてしまった理由はそういう事だったのですね」

「あなたから頂いた情報のお陰で、来週着工の○○様から大口受注を今日頂きました。」

「そう言う事でしたら、○○と言う商品はどうでしょう?明日提案してみます。」


てな感じでしょうか。指示しながら部下を教育していくんですよ、あなた方は。営業も所長の仕事&役目なのですから、如何に自分のところに情報が集まってくるかを考えながら、指導してください。


早速、幹部一斉送信でこの事を送信してみました。


今日のボイスメールは如何に?


人気ブログランキング

人気blogランキングへ
いいね!した人  |  コメント(6)  |  リブログ(0)
2005-08-10 09:32:57

ボイスメールって何?

テーマ:ボイスメール

今日から、不動産部は夏期休暇に(建材部は13日から)入りました。

普段、土日も祭日も関係なく仕事しているので、少し長めの夏休みを頂きます。


昨日は、その為一日で店舗内を大掃除しました。年に2回の大掃除ですが、久しぶりに朝から大汗流して外から中までピッカピッカにして身体はくったくた~。


と言うわけで、郵政民営化法案も否決され、政局が混乱を極める中、本日は私が日頃使用しているボイスメールについて説明してみます。


ボイスメールとは?・・・・・詳しくはこちら をご覧頂くとして、ここでは主に効果的な使用方法をご説明いたします。メールの声版?留守番電話の発展系?・・・


まず、この声のメールの優れた点は、どこでも何時でも近くに電話さえあれば、自分のメールボックスに届いたメールを確認できること。これは出張やネットに接続できない状況の時にはとても威力を発揮します。


わが社では、事務もデリバリーも営業も含め全社員が、日中2回お客様情報や、現場情報、取引先情報、同業他社情報、クレーム等の業務上の重要案件をボイスメールに載せて発信することを義務付けています。


これによって、いつでも最先端の情報がボイスメール上で共有できます。このツールの優れたところは、こういった有効な情報を、電子メールのように一斉に多数のメンバーに転送できる点。しかもコメントを付け加えることも出来ます。これにより、おや?っと思ったものには、即座にアドバイスできるし、指示も仰ぐことが出来ます。


そのタイムリーな情報にあわせて、営業は即座に対応が可能。そうです、どこよりも早い先走り営業が可能になるのです。


また、一日の終わりには「日報」もボイスメールで送信します。以前は紙媒体での日報だったので書くのが苦手な社員は、とっても厄介で面倒な作業でした。それも思った事、感じた事を自分の言葉でらくらく送信。しかも肉声なので、沈んだ様子や喜んでいる様子が聞く側はすぐに分かる。


受注が取れて喜んでいるメールには、一緒になって喜んであげることも出来るし、クレーム等で、しょげて元気ないメールには、励まして次に繋げるよう激励することも出来る。


そして、このツールを導入した一番の理由は、商談中や来客中に遠隔の支店、営業所からの携帯電話。これはかけるほうも気を使うし、かけられるほうも迷惑な時がある。しかし、ボイスメールでは呼び出しコールを付けられるので、その場で対応できずとも、手が空いた時にすぐに確認が出来ます。商談を途中で中断することがなくなったのです。相手にも気を使わせないですしね。


社員は、社員で、自分の声が必ず社長に届くし、全員で共有することも出来ます。分からないことや知らない商品について投げかけると、即座にその対応や商品知識が他の社員から返ってきますので、とっても便利です。


昨日なんか、このボイスメールを推奨している株式会社武蔵野の小山社長の新刊

小山 昇
「儲かる仕組み」をつくりなさい----落ちこぼれ企業が「勝ち残る」ために

のCMメールが飛び込んできたと思ったら、今日の朝7時半頃アマゾンの総合ランキング1位になったとの報告のメールが入ってきました。そうメールボックスを持ってさえいれば、社外の人脈とのボイスメールも行き来できちゃうんです。


どうでしょう?こんなとこでご理解いただけましたでしょうか?

当社は昨年の9月から導入したのですが、業績面でも売上・利益ともに実績を出してきました。


インターネットやイントラネットでの情報の共有が叫ばれて久しいですが、中小零細でどの位の普及があるのでしょうか。1人1台パソコンを持ち、毎日朝メールのチェックをし、、情報共有や電子発注・受注をどの位の会社が行っているのでしょうか?そのスキルはどこで会得するのでしょうか?


ボイスメールはそこら辺を克服できるツールだと感じています。


今後は、不動産のお客様や、建材のお客様にボイスメールの私個人宛のダイヤルインをどんどん告知して行こうと思っています。24時間365日体制で苦も無く受け入れることが可能なんですから。


(注)私はボイスメールの代理店でも回し者でもありませんのであしからず(笑)


人気ブログランキング←参考になったぞ!と思われた方はポチッとお願いします

いいね!した人  |  コメント(10)  |  リブログ(0)
2005-08-07 14:51:12

ボイスメール復活

テーマ:ボイスメール

メンテナンスの為、昨日一日使えなかったボイスメールが本日無事に復旧しました。電話番号も変更になり、ダイヤルインも変わりました。


ウチの会社では、営業報告、顧客情報、取引先情報など、社内で共有した方が効果的!と思われる情報はボイスメールで共有します。


導入してから、一日と欠かさなかった報告を聞く作業だったので、たった一日抜かしただけで、どうも嫌な感じです。


でもまた、今日から社員の元気な声を聞くことが出来ます。仕事が上手くいって弾んだ声、失敗しちゃって沈んだ声、様々ですが・・・


人気ブログランキング←←ボイスメールっていいね!って思った方はポチッとお願いです

いいね!した人  |  コメント(7)  |  リブログ(0)
2005-06-12 21:54:29

ボイスメール2

テーマ:ボイスメール

昨日の続き。

罵声を浴びせたその本人とは・・・実弟。


ウチはパートあわせた社員が約15~6人いるんですが、すべての従業員のみんなが、業績向上のための現場情報や顧客情報、そして日報とでコミュニケーションギャップをなくそうと、半年かかってルールを試行錯誤し行ってきました。所長がその情報を元に顧客に営業を他社に先駆けて行うのが趣旨なのですが、ここ数ヶ月その甲斐あってか徐々に営業所の売上&利益が増えてきました。


ここまでくるのに紆余曲折。先取り営業できるような情報を送れるようにと、営業所単体でメールの送り方教育指導も厳しくやってきました。


そのシワ寄せが・・・


「メールしても文句ばかりだろう」「何の役にも立ってはしない」「やらせてるだけだろう」・・・そのほかにも数々。身内と一緒に仕事をしていくのって難しいなぁ~とつくづく思い知らされるのでありました。


他の社員が上手く送れるようになっていたのに舎弟だけがトンチンカン。「こう言う視点で、こうやってアンテナを張って、こんなことを、営業情報になるように」と、トンチンカンなメールしか送れなかった彼には「文句」としか聞こえなかったのでしょうね。


社長批判は、大いに結構だとは思うのですが、会社の決め事は給料を払ってやってもらっているれっきとした仕事。何で弟だけがわかってくれないのかなぁと悩みました。もうちょっと私に協力的でも良いのになぁって。


でも、それは私が勝手に「弟だから」と線引きしてたんですね。期待をし過ぎていたのです。弟だって会社に行けば普通の従業員。役員でもない彼にはどうでもいいことだったんですね。それを気持ちよく仕事させて上げられなかったのは私の責任です。


物足りないけど仕方ない。手取り足取りやっていくしかないな。他の従業員と同じように・・・

いいね!した人  |  コメント(2)  |  リブログ(0)

AD

ブログをはじめる

たくさんの芸能人・有名人が
書いているAmebaブログを
無料で簡単にはじめることができます。

公式トップブロガーへ応募

多くの方にご紹介したいブログを
執筆する方を「公式トップブロガー」
として認定しております。

芸能人・有名人ブログを開設

Amebaブログでは、芸能人・有名人ブログを
ご希望される著名人の方/事務所様を
随時募集しております。