＜書き出し＞
まず、相手をどう呼ぶか。同じ社内の海外部署の人くらいだったら、ファーストネームで十分です。相手の名前が、John Smithだったら、”Hi John.” ”Dear John"あたりで始めるのが妥当でしょう。お客さんでも、同じく。
さん付けだけは止めておいたほうが良いと思います。日本の文化を理解しているような人ならよいですが、そうでなければ、一体”SAN"が何を意味するのかわかりませんから。アメリカ人の同僚に意味を尋ねられたことが何度もあります。
日本からくるメールは必ずと言っていいほど ”My name is......"で始まります。日本の学校ではそうするように指導でもしているのでしょうか。英語らしいEメールを書くには、まず、”My name is...."とか”I am .....”という書き出しは止めましょう。会社でのEメールなら大抵マイクロソフトのアウトルックが使われていると思いますが、差出人の名前は表示されますから、再度自分の名前をいちいち名乗る必要はありません。
＜締めくくり＞
締めくくりは、”Regards,"あたりが一番一般的に使われます。ちなみに、私はイギリスの会社に１１年働いたイギリスかぶれの日本人なので、”Cheers"で結びます。
＜本文＞
そして本文ですが、できるだけ簡潔に。 仮にあなたが完璧に近い英語を書くとしても、今のスピード社会、長々と書かれたメールを始めから終わりまで丁寧に読んでくれる人などいないでしょう。ましてや、日本人が書く英語です。長くかけば書くほど、アラも出ますしね。
込み入った内容を説明しなければならない場合、私はパワーポイントに解説の図を書いて挿入することがあります。
箇条書きはメールの強い味方です。ずらずら説明を書くよりは、改行して箇条書き数行に、短い言葉で要約したほうが相手の注意も引きやすいと言うものです。
日本語独特の言い回しなのだと思いますが、”インラインに回答しました。”という文句をよく見かけます。でも、英語では、”I answered as below"ー以下のように回答しますーあたりが一番妥当だと思います。
＜要点＞
そして何より大切なのは、そのメールを読んだ人に”何を一番理解してもらいたいか” ”何をしてもらいたいか”
をハッキリさせることです。これがハッキリしないことには、どんなにすばらしいメールを書いたとしても、全く意味の無いものになってしまいます。
＜上達しよう＞
英語で受け取ったメールで”こう言うのか”という言い回しがあったら、是非メモでも取って憶えておくのも、上達の方法ですね。口を酸っぱくして私がこのブログで言っていることでもありますが、良い英語、正しい英語を沢山読みましょう。沢山読めば読むほど、アナタの語彙も増えますし、こなれた英語らしい英語が書けるようにもなります。