電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特定に関する法律（以下「電子帳簿保存法」といいます。）とは、各税法上の帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律である。
令和３年度の税制改正によって、申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は廃止された。改正法は令和４年（２０２２年）１月１日以降の電子取引に適用される。
【対象となる電子取引のデータとは？】
改正後は、たとえば、メールに添付されたPDFの請求書や領収書などは、出力して紙面で保存することはできなくなり、データのまま保存することが義務付けられる。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問４では、以下の電子取引のデータを保存しなければならないとしている。
(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用
(6) ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
(7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
【データの保存方法は？】
また、改正後は、以下の真実性の要件と可視性の要件を具備する方法でデータを保存することが必要である。
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真実性の要件 |
以下のいずれかを行うこと
① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
② 取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う。 |
実務上、④の事務処理規程を用意することがコストを抑えて自ら対応することができる手段であると考えられる。事務処理規程のひながたは国税庁が次のサイトで提供していますが、細かい部分は自ら定める必要がある。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
事務処理規程の作成及び取締役会における制定・改定手続にお困りの場合は当事務所にご相談ください。
https://www.kigyou-houmu.com/contact/
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可視性の要件 |
以下のすべてを行うこと
① 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく。
② 電子計算機処理システムの概要書を備え付ける。
③ 以下の検索機能を確保する。※
㋐ 取引年月日、取引金額及び取引先により検索できること
㋑ 日付または金額の範囲指定により検索できること
㋒ ２つ以上の任意の記録項目（取引年月日、取引金額及び取引先）を組み合
わせた条件により検索できること |
※ ただし、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には㋑及び㋒の要件は不要である。また、保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には③の要件は不要である。
【違反した場合の罰則】
・ 青色申告承認の取消し
・ 重加算税10％の加算
