取引先さんで言葉がなかなかでてこない人がいる。
恥ずかしがり屋、もあるかもしれないがなかなか話し始めない、話し始めても途中ですぐ止まる。
元々コミュ障もあるかもしれないが、それだけでない気もする。
例えばその人からの電話を受けたとする。
すると名のった直後から「あ、えーっと・・・黙」で会話が止まる。
せめて要件を言ってくれ！
それからはほぼ誘導尋問。
どの分ですか？
これですか？
あれですか？
それがどうしたんですか？
こうなんですね？
こうしましょうか？
受けたこちらが言葉にして確認しないといけない。
電話に出るということは、通常他にしていたことの手を止めて電話を取るわけで、
とっとと元の仕事に戻るか、要件を処理すべく行動に移るわけだが、無駄に長電話になる。
忙しいときはこちらから先回りしちゃうが、
たまに意を汲むのが面倒であえて黙って待っているときもある。
「・・・」
見事に無言電話状態。
今度来た時、一社会人として注意してあげようと思う。
電話が苦手なら、かける前に要件を文章に書いて読むだけの状態で電話を掛けろ。
機械的に読むだけでいい。
そして予測できる相手の返事もあらかじめ数パターン書き出しておけ。
あとは相手の返事だけに集中すればいいのだ。
今日も「いつできますか？」の秒もかからない要件を「えっと昨日持って帰ってもらった、、、黙」で止まったので業を煮やして「昨日の返品分がいつ再納品できるか確認して折り返しご連絡します」と一方的に要件を終わらせた。
電話が苦手はわかるが単なる連絡手段なんだから、メールにするとかもうちょっと考えればいいのに。
ただ、この人は、電話だけでなく直接会っても言葉が出てこない。ためてためてためて、次の言葉が出てくるのを突っ立って待つ、、、、。なんて余裕はないので、最近は話しかけられないと放置している。
だって待ってもだいたい大した用事じゃないんだもん。
おっと、「ビジネス電話のコツ」というタイトルにしたんだから受ける方も書いとくか。
基本、かかってくる電話は「依頼」のみ。
問い合わせも苦情も営業も言っちゃえばどっちも「依頼」なので、相手は何をどうして欲しいのか、という点に気をつけてそれに対応するだけなのだ。
その依頼も部署によってだいたいパターンが決まっているので、どういう電話が多いのか最初に把握しておくと怖くない。
相手の名前は最初に聞き逃しても後から何度でも聞けばいい。
私はむしろ一度間違えて聞き直すくらいのことをしてる。
「恐れ入ります、もう一度お名前をお伺いいたしますが佐藤様でらっしゃいましたでしょうか？」
「いえ、渡辺です」（聞き間違いようがないくらい全然違う名前
）
みたいな。
電話で済むなら行くより早い問い合わせ。
学生くらいの時は電話を受けるのが怖くてしょうがなかったけど、今は知ってる人より知らない相手に電話することの方が全然怖くない。