グローバルな環境で仕事をすると、必然的に電話会議が増えてきます。
アメリカとミーティングをしたり、インドとミーティングをしたり、ロケーションを選ばずに仕事をしなければいけません。
そんな時、電話会議をするのですが、小さな島国でFace to Faceのミーティングに慣れている日本人は、電話会議プロトコルを知りません。
要は、電話会議をどう進めたらいいかが分からないのです。
たとえば、同じ場所にてプロジェクターで一緒にパワーポイントを見るのであれば、どこから話をしようとも会議は進められます。
一方、電話会議だと、「XXというファイルを見てください。」とか、「XXXページを開いてください。」とか、常に相手に指示をして、同じものを見て会話していることを確かめていく必要があります。
また、とある会議室に多くの人が集まっていて、外部から数人が電話で会議に参加する場合は、かなりの注意が必要です。
顔が見えている人同士で、勝手に話を進めて言ってしまうのですが、電話の人には誰が何をしゃべってどう議論が進んでいるのかがわかりません。
会議の主催者は、「XXXさんが、○○といいました」とか、「今はこんなことをDiscussionしましたが、電話の方はどう思われますか？」と、その場にいない人たちを気遣うべきです。
もともと、広い土地で仕事をしているアメリカや中国、様々な国と仕事をせざるを得なかったヨーロッパ諸国では、ビジネスパーソンに電話会議のプロトコルが染み付いています。
日本人は、本当にまだまだです。
電話会議をコントロールできるだけで、グローバルケーパビリティに一歩前進です。
