たまには本業のIT系サラリーマンな記事を書きます。
今日は会社の共有フォルダにあるファイル整理術みたいな社外講習を受けました。
例えば基本としては、下記のような並び替えようもないぐっちゃぐちゃのファイルを
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
パソコン稟議.docx
稟議書３月ＩＴポリシー.docx
稟議 山田.docx
ＰＣ一覧旧.xlsx
ＰＣ一覧（去年）.xlsx
最新ＰＣ.xlsx
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
このように整理する。
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
稟議書20131230_印刷機○○導入.docx
稟議書20140213_パソコン入替.docx
稟議書20140305_ＩＴポリシー方針.docx
ＰＣ一覧2012以前.xlsx
ＰＣ一覧2013.xlsx
ＰＣ一覧2014.xlsx
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
そしてフォルダ分けする。
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
稟議書
稟議書20131230_印刷機○○導入.docx
稟議書20140213_パソコン入替.docx
稟議書20140305_ＩＴポリシー方針.docx
ＰＣ一覧
ＰＣ一覧2012以前.xlsx
ＰＣ一覧2013.xlsx
ＰＣ一覧2014.xlsx
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
これなら見た目にもすっきりしますし、検索もしやすいですね。でも、実はこのくらいなら個人レベルでは行っています。残念ながら社内標準にはなっていませんが(^_^;)
そこで講師の話を聞き流しながらぼーっと考えていたのは、整理術がどうとかじゃなくて、パソコンの標準機能として、gmailみたいなラベルが欲しいなぁということです。
例えば社内に『営業部』『総務部』『経理部』『人事部』があったとして、社内の書類として『契約書』『稟議書』『残業届』をパソコンのファイルで使っているとします。
このとき、部署と書類のどちらかがメインフォルダ、どちらかがサブフォルダになります。もし部署別にフォルダを作ると、各フォルダの中に書類名のサブフォルダを部署の数だけ作らなければなりません。逆に、書類別にフォルダを作ると、部署名のフォルダを書類の種類数だけ作らなければなりません。パソコンのフォルダは親子の階層になっていますから、どれを親にするか決める必要があるんだけど、稟議書などは部署を横断したりするので、何かを主役にすると、何かが犠牲になるのです。
部署ごとにフォルダを作って管理していたとすると、部署を横断して稟議書を見つけたいときにはいちいち検索しなければならないのです。無論、社内でファイル名前の付け方が統一されておらず、部署ごとに違ったとしたら（最悪、社員ごとに違ったとしたら）検索することすらできないでしょう。
「あー、あのファイルどこだ！？！？」
となります。急いでるときなんて本当に悲惨。
だから社内のファイル管理のルール作りというのが非常に大切なのですが、これは会社ごと、部署ごとに事情が違うから、正解はありません（ファイル名に日付をつけるとか、保管期限を定めるとか、基本的な約束事はあります）。そこで、これがいいだろうというのを策定して、権力のある上長が「今日からこのルールで行く！」と宣言して守らせる以外に道はないのです。
しかしながら、そもそも一次元的な階層式ファイル管理はもう古いのではないかと僕は考えます。
二次元的、多次元的に管理することは、実は可能です。今の管理術の一歩先を行くのがGoogleのgmail。gmailはメールにラベルを付けることで、素早くそのラベルの付いたすべてのメールを表示させることが可能です。同様に、ファイルにラベルをつけることができれば、ある程度は階層から解放され、親と子の関係をいつでも好きなように組み替えて必要なものだけを表示させることができる。実はこれは一瞬でファイルを検索しているだけなのですが、最初から検索することを前提でファイルを作ること、それこそがラベル機能なのです。Webサイトなどでも昔から検索サイトに引っかかるように似たようなカラクリが仕組まれていますし、Windowsのデータベースにもインデックスというものは一応あります。
gmailを使われている方はご想像に難くないかもしれませんが、極端な話、ラベルさえきちんとついていればファイル名がいい加減でも管理できますし、ファイル作成時にファイル名から判断されて自動でラベリングされれば最高です。
これ技術的には全然難しくありません。が、ソフトウェア単体のレベルの話でもないので、誰もが一律に利用するＯＳの標準機能でなければ意味がない。マイクロソフトさん頑張ってもらえないかな。おそらく現在開発中であろうWindows9がリリースされるなら、その頃には導入されるんじゃないかと期待しています。