皆さんの職場状況はどうでしょうか？
私の職場では…
書類やらﾃﾞｰﾀやら20年以上前のﾓﾉまで残っており、ｶｵｽが極まっております。
今回着手し始めたのが、「共有ﾌｫﾙﾀﾞ内の整理」
歴代の先輩方が残してくれたﾃﾞｰﾀが残っているのは非常に有難いですが、ﾀｲﾑｽﾀﾝﾌﾟが20年近く前のﾃﾞｰﾀも多々あります。
また、私の部署では情報ｼｽﾃﾑ課が管理しているﾒｲﾝのｻｰﾊﾞ以外に独自でｼｽﾃﾑ用のｻｰﾊﾞを何台も所管しているので、あちこちにﾃﾞｰﾀが置いてあります。
結局ﾃﾞｰﾀ作成者が消さない限り、放置される傾向にありません？
役所の場合、3~5年ｽﾊﾟﾝで担当者が異動するので、ﾃﾞｰﾀは溜まっていく一方。
「どうせ私も数年後異動するし、消去して怒られたくない…」という思いを誰もが持ち、手をつけられない状況に。
散らかったﾌｫﾙﾀﾞ内で欲しいﾃﾞｰﾀを探す時間は本当に無駄ですし、ｲﾗｲﾗします。
検索でﾋｯﾄすればﾗｯｷｰですが、埋もれているﾃﾞｰﾀ程、ﾋｯﾄしないものです。
そこで私がﾒｽをいれることにしたのです。
意識高い系の人はﾌｫﾙﾀﾞ構成をきっちり描いてから行うでしょうが、私は行動優先で進めています。なるべくﾌｫﾙﾀﾞの枝を無くして、1ヶ所にﾃﾞｰﾀをまとめあげてから、取捨選択をする。
ﾓﾉを減らした時と同じ手法です。
ﾌｫﾙﾀﾞという収納をまず減らす事から着手しました。
20年前担当者だった先輩方は今ちょうど各部署の管理職についている方ばかりで、非常にお世話になっております。
なのでﾃﾞｰﾀを消す時は申し訳なさもありますが、そこは心を鬼にします。
何か言われたら「そのﾃﾞｰﾀ、先輩が異動後、長い期間、誰にも活用されておらず、内容も古かったので消してしまいました！」と勇気を出して言いたいと思います。
あとは今も使えそうなﾃﾞｰﾀは私が更新させて、活用させたいですね。
ﾃﾞｰﾀ整理を終えたら、紙媒体整理にも着手したい所…