リモートでもやりやすい会議をしよう

こんにちは。

売上を上げるための

ビジネスチームビルディングファシリテーター、

Diceです。（プロフィールはコチラです）　

COVID-19禍でリモートワークが当たり前の働き方になりつつありますね。

僕の関わっている企業でも、リモート出来る部門は極力リモートをしよう、

とう方針に変わってきています。

とは言え、リモートでは難しいお仕事もありますので、

全てを変えることはできないでしょう。

そこで今回は、リモートでも出勤でもやりやすく生産的で、

しかも必要なところに時間をしっかり使える会議のやり方をお話したいと思います。

こうやって書くとすごく特別で、魔法のようなやり方に見えてしまいますが、

実はとてもシンプル。

次の３つの問いを投げかけるだけです。

1.今、自分がやっている仕事

2.今週、自分の仕事でうまくいったことは何か。

3.今週、自分の仕事でうまく行かなかったことは何か。

4.次の１週間、皆の合意の下、何に取り組むか。

これを週次で実施します。

この時、きちんと1人あたりの持ち時間を5分と決めておきましょう。

そして、時間配分を決めておくのも大切です。

1については持ち時間の10%、

2と3についてはそれぞれ20%、

4については50%です。

なぜ、持ち時間を決めてしまうのか？

時間の無駄を無くすことはもちろんですが、

それ以外に2つの裏の意味が込められています。

1つは「説明責任を果たす」こと。

もう1つは「個々のリーダーシップを発揮する」こと。

限られた持ち時間と時間配分の中で、

しっかりと伝え、かつ全メンバーが理解していなければ意味がありません。

そうなると、各人が報告する内容を簡潔に伝えようと吟味することになります。

これが説明責任を果たすことです。

そして、説明責任を果たすには、主体的に考え、

自分なりに「こうする」ということを宣言することに繋がります。

主体的に行うこと、それがリーダーシップの発揮です。

このやり方のメリットは、メンバーもリーダーも等しく、

周囲の仕事の状況が把握出来ることです。

また、限られた時間でどんどん思考するので、

瞬発力も上がります。

こうすることで、今までリーダーを入れて6人が1時間かけていた会議も、

30分で済ますことができます。

残った30分は各人が共有してくれた4について、

チーム全体で合意形成をする時間に充てられます。

このやり方だと、顔を合わせてのリアル会議でも、

リモートでの会議でも同じように実施できます。

ただし、次のルールを設けることを忘れないで下さいね。

・人が話している時に話さない（質問など）

この1点は必ず守るようにしましょう。

質問したいことがあるなら後半の30分ですればいいのです。

先ずは相手の話をしっかりと聴く。

これが大切です。

この方法は僕が手掛ける研修プログラムで、

課題解決活動をやってもらった後の振り返りの時間で、

参加者の皆さんに投げかける問いを会議用にアレンジしたものです。

実際のプログラムでも同じような問いかけをして、

チームで起きた出来事を自分事にしてもらっています。

単純ですが、1日やるだけでも大きく変化が見て取れますよ。

もし良かったら試してみてください。