仕事でも、プライベートでも、なにかしら作業するにはしっかりと作業の一連の流れを細分化することが重要！！！
ってなわけで、、、其の③です
仕事などで作業するとき、皆さんはその作業に対してどんな思考で取り掛かってますか？
プレゼン資料を作る、マニュアルを作る、などなど、、、
時間がかかる作業ほど、なんとなく、やみくもに、だらだらと、、なんてことになってないですか？(笑)
私は、必ず大きな作業をするときは、まず、作業工程の細分化をし、しっかりとひとつひとつの行動を分解していきます。
プレゼン資料を作るのであれば、まずは『期限』ですね！
自分の中で、いつまでに、もしくは何時までに、必ず終わらす！と決断します。
次に、作成資料の容量ですね。
私はいつもパワポで作成してるので、プレゼン時間を考慮して、シートを何枚で納める！を最初に決めてしまいます。
これって、実はすごく重要なんです。よくプレゼンなどをみてると、何枚も資料やらなにやら
やたら出して、ダラダラと説明をして、結局教科書を読めば事足りる。みたいなプレゼンをされてる方がいらっしゃいますが、自分がプレゼンされる側になって考えてみてください。。。
正直そんなに聞いてられませんよね？(笑)
直接、相手と相対してなにかを伝えるときは、短いほうが効果的なんです！
その短い中に、いかに重要性を盛り込むことができるか、そこが重要なんです！
なので、私は最初に容量を決めてしまいます。
その決めた容量の中で必要なことを抜粋して作成していきます。
次は、実際の作業の工程の分解です。
私の場合、プレゼン資料を作るにあたっては
・資料の抜粋
・シートタイトル決め
・シート細部のデザイン・構成決め
・総括
大まかに、こういった作業の分解で作業してます。
資料の抜粋は、もうシートの枚数を事前に決めてあるので、それに見合った量で抜粋することができ、重要かつ、端的なものにまとめることができます。
シートタイトル決めをすることによって、新しいシートに移った時に、このシートには何を書いていこう、、、なんて無駄な時間を使うこともなくなります。
シートの構成を決めておくことで、より想像力が明確になり、自分の行き当たりばったりの見栄えになることがなくなります。
総括を最初に決めておくことで、それに沿った内容にする事ができ、よくありがちな、あっちいったり、こっちいったり、最終的になにを言いたいの？なんてお粗末な完成度にならずに済みます。
私は、作成に取り掛かる前に、必ずこのような作業分解をしてから、実際の作業に取り掛かります。
もしかしたら、行き当たりばったりの作業と作業時間は変わらないかもしれません。
しかし、事前に作業分解をすることで、作業中にどうしよう、こうしようかな、などの迷いも最低限に抑えることができるので、作業中は頭がクリアーになり、行き当たりばったりの作業よりも、より完成度の高い、クリエイティブな資料が作成できると思います。
今回は、資料作りを例としましたが、実はこれ、非常になんにでも使えるスキルになります。
作業工程が多ければ多いほど、このスキルは効率を発揮します。
まずは、簡単なことからでいいので、ぜひ皆さんも実践してみて下さい☆
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