パソコン内のファイルがいっぱい！！
デスクトップが画像やファイルだらけ！！
欲しい資料ファイルが見つからない！！
サポートさせていただいた時や
片付けが得意な整理収納アドバイザーからも
そんなお話をよく聞きます
パソコン内のファイルを5秒で探し出す
３つのポイントをお伝えします
パソコン内のデータ整理するのに大切な3つのポイント
SE（システムエンジニア）時代、
職場で書類やプログラム名、
設計書のファイル名管理を
厳しく管理されていました。
ちょうど、ISOの品質管理が
システム開発各社に導入され始めた頃に
大規模プロジェクトに参加していたので、
フォルダ名、ファイル名はもちろん、
プログラム名まで！
（業務名ではなくMMF01N02とか（笑））
誰が探しても一発で分かるように管理する！
プログラムや書類がいつも最新で、
古いものに上書きされないこと！
が徹底されるファイル管理を
経験していました。
整頓することが好きな私には
性に合っていた！
ので、
整理されたファイル名つけたり
いかに最短で探し出せるような
フォルダ構成にするか？
ということは自分の仕事用の
パソコン内でもやっていました♪、
今もその習慣が残っていて、
ファイル名を分かりやすく変えたり、
フォルダで管理しやすくするのは
常にやっている作業です。
とはいえ、私達はフリーランスだったり
普通のママなので、
個人のパソコン内のデータを
ガッチガチに管理する事より、
まずは
目的のファイルを５秒で探し出せること
を目的に３つのポイントを実践しましょう♪
最初に収納するフォルダを用意する！
あなたが整理収納アドバイザーなら
ちょっと違和感アリ！？
整理収納の理論では、
１，不要なものを取り去った後に
２，収納を用意し
３，必要な物を必要な場所に収納する
のですが、
パソコン内のデータ整理では、
最初にファイルを収納する場所である
フォルダを作成してます。
家の中なら、キッチン、リビング、玄関と
すでにエリア分けされていますが、
パソコン内は自由！フリー！
どこにでも、自分の決めた
場所・エリア・スペースを作ることが
できます。
逆に言うと、
ちゃんとした間取り図がない！
自分で間取り図を作らないといけない
んです。
ポイント２、３に従って、
収納するフォルダを作成していきましょう！
階層とは、整理収納でいう分類
のようなものです。
講座では、大分類・中分類・小分類と
カテゴリー分けすることを学びますよね？
これをパソコンに応用することで、
５秒で必要なファイルを
探し出すことができます！！
なぜ３つか？
人間の行動心理として、受け入れ
やすい数字として有名です。
3つくらいのアクションだったら
やってみようかな♪
というイメージですね！
カチカチッ！カチカチッ！カチカチッ！
と３クリックするだけで
必要なファイルが探せるって、
魅力的じゃないですか？
そこで、
軸をどれにするかによって、
大・中・小の分け方が変わってきます
・日にちを軸にする
・仕事内容を軸にする
・お客様の名前を軸にする
・場所を軸にする
必ず最初に間取り図となる設計図を作成
しておきましょう！
例：
大：お片付け
中：お客様名
小：画像、サポートメモ、領収書など
大：セミナー
中：セミナー名
小：アンケート
大：画像
中：カフェ、花など
会社やデータ整理では、
「先頭に01からつけること！」
がセオリーですが、
それをやっていると、
新しい仕事ができた時や
順番がイレギュラーになったとき、
一気に嫌になっちゃうんですね。。。
それを防ぐために、
私は先頭に数字はつけません。
フォルダ名の最初に記号をつけて
見やすく管理しています。
名前の整列順のルール
記号（☆、★、〇、●、■、◆、♪など）
数字
アルファベット
ひらがな、かたかな
漢字
この順に並ぶので、上に表示させたい
ファイル名の先頭に★をつけたり、
現在作業中のお客様の名前の前に
♪をつけたりして、
すぐに探したいフォルダを
一覧の上位に表示されるようにしています
例：
♪セミナー
♪〇〇講座
♪ホームぺージ
♪プライベート
そして、画像や資料のファイルには、
下のようにルールを作って名前をつけます。
日にち＋セミナー名
日にち＋サービス名＋お客様名
これでファイルのまとまりができるため、
フォルダを開けた瞬間に、
必要なファイルに到達しやすくなります！
家の片付けと違い、
パソコン内のデータは、
パソコンを閉じると見えなくなります。
モノが散らからないので
一見、困らないように思いますが、
実際、困っている人を何人も見てきました。
目的のファイルを5秒で探し出せたら
あなたのムダな時間をどれくらい
減らせるでしょう？
データ整理は時間が掛かるので、
日ごろから意識して
フォルダを作成したり
ファイル名を統一してつけたり
意識してみてくださいね(^^♪
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