今回は仕事の話になります。

電子帳簿保存法について簡単にまとめてみました。

電子帳簿保存の概要

まず、「電子帳簿保存法」とは

以下の3つに分類されます。

下記のうち③の電子取引の保存が

義務化されました。

①電子帳簿保存

・・・任意⇒保存要件緩和（事前承認不要）

②スキャナ保存

・・・任意⇒保存要件緩和（事前承認不要）

③電子取引のデータ保存

・・・R4.1.1から義務化⇒R6.1.1まで猶予中

それぞれ３つについて、イラストで示してみます。

次に深い内容に入るために文章で記してみます。

①は自社がパソコン等で作成した

・普段使っている帳簿

（仕訳帳、総勘定元帳、売上・仕入帳、経費帳）

・決算関係書類（損益計算書・貸借対照表など）

・取引相手に交付する書類の写し

（見積書、請求書、納品書、領収書等の控え）

などの電子データが電子帳簿として保存できる

という内容です。

②は

・取引相手から受け取った書類

・自社が作成して取引相手に交付する書類の写し（契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書等）

など紙ベースのものをスキャナで取り込んで

電子帳簿として保存できるという内容です。

③が今回の目玉です。

電子取引（電子メールに添付ファイル等で送付

・受領した請求書等、インターネットで購入した

領収書等）の電子データは全て保存することが

義務化されました。

そして、次に大事なのは保存の仕方、

つまり保存要件です。

＜保存要件＞

基本的に「取引年月日・取引金額・取引先」を

検索の条件として設定できることが必要です。

つまり、データだけ保存して終わり！

では基本的にはいけません。

（というか、それだと自分でも探せないので

　不便だと思います。

　実際にペーパーレス化を進めるためにも、

　検索要件は満たしておいた方が便利だと

　思います）

電子取引とは

ここにきて、いざ電子取引とは何かということを

詳しく書いてみます。

電子取引とは以下のものが一例として

挙げられます。

（電子帳簿保存法一問一答（国税庁）p.4問4より）

⑴ 電子メールにより請求書や領収書等のデータ

（ＰＤＦファイル等）を受領

⑵ インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用

⑶ 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

⑷ クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

⑸ 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用

⑹ ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用

⑺ 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

引用しただけではわかりにくいので、

少しだけかみ砕いて書きます。

基本的には以下の青字の部分が中小零細企業では

多いのではないかと思います。

(3、5はシステムが前提でどちらかがある程度の

規模の会社だと思いますのでお互いに電子取引を

している実感があると思います)

（１）電子メールで請求書や領収書（以下、請求書等とします）のやり取りをしている場合です。別途添付ファイルで行っている場合だけでなく、メール本文に記載の場合も含まれます。

（２）Amazonやモノタロウなどでインターネットで購入手続きを行い、ホームページ上から請求書等をダウンロードしたり、ホームページ上に表示されるもの

（３）電子請求書や電子領収書を受領している取引（システムによるもの）

（４）クレジットカード、Pitapa等の交通系IC、Paypayなどのスマホ決済など

（５）EDI(Electric Data Interchange：電子的データ交換)システムを使った取引・・・大手の会社との取引

（６）ペーパーレス化されたFAX機能とは、複合機などにより発信側がPDFなどの電子データで発信し、受信側もデータで受信するもので、さらには書面により印刷をせずに電子データのまま保存をするもののことです。元来のFAXのように紙で送信し、受信側が紙のものは電子取引にはならないことになります。

⇒この部分が一番あいまいなので、別途紹介します。(※)

（７）請求書等をDVDやフラッシュメモリなどの記録媒体で受領した場合

（※）FAXについて

国税庁　電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）より

（ファクシミリの取扱いについて）

７－８ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送信側においては書面を読み取ることにより送信し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱うが、複合機等のファクシミリ機能を用いて、電磁的記録により送受信し、当該電磁的記録を保存する場合については、法第２条第５号に規定する電子取引に該当することから、規則第４条に規定する要件に従って当該電磁的記録の保存が必要となることに留意する。

【解説】ファクシミリ（以下「ＦＡＸ」という。）とは、一般的に、紙媒体における文書や画像を電話回線等の通信回線によって遠隔地まで転送するシステムのこと、あるいは、そのようなシステムを利用するための装置のことを指し、現在普及しているＦＡＸの使用状況は、書類などの原稿を読み取って相手の機器に送信し、相手側で受信して印刷されるまでが一連の流れとなっている。この点、その通信方法においては電磁的記録によりやりとりされることから、法第２条第５号に規定する電子取引に該当するとも考えられるが、当該やり取りは送受信に係る技術的な側面に過ぎず、現在普及しているＦＡＸの一般的な使用状況を踏まえれば、送信者側も受信者側も書面により確認及び保存することを前提としていることから、そのようなやりとりは書面による取引である旨を明らかにしたものである。なお、当該書面については各税法の規定に従って保存する必要がある。一方、複合機等のファクシミリ機能（いわゆるペーパーレスＦＡＸ等を含む。）を用いて送受信する場合において、電磁的記録としてデータの取り出し及び保存を前提とし、そのような機能を用いて書面による出力をすることなく電磁的記録の保存を行う場合は、法第２条第５号に規定する電子取引に該当し、規則第４条に規定する要件に従って、当該電磁的記録の保存が必要となる旨併せて留意的に明らかにした。なお、印紙税が課税されることとなる文書（課税文書）をＦＡＸにより転送し、それを受信側において書面で出力したとしても、印紙税は課税されないことに留意する。

通常のFAXは書面取引ということになります。

「ペーパーレスFAXで電磁的記録としての保存を前提とし、書面による出力をすることなく電磁的記録の保存を行う場合は」とあるので、逆に言うと書面による出力、つまり印刷して保存することになっていれば、電子取引にならないということになります。

上記の1もそうですが、取引の迅速化のために

メールでやり取りしたとしても、のちに紙の請求書等の送付・受領があれば電子取引にはなりません。

このFAXの件が今のところは個人的には

一番つまずいた内容になります。

いかがでしょうか？

詳細まで掘り下げるためには

法律の言葉を読み解いていかないと

いけなくなりますので難しくなりますね。

実際のところ、手探りで進めている人が

ほとんどだと思います。

私も勉強しながら進めていこうと思います。

お読み頂き、ありがとうございました。

電子帳簿保存法について ～入門編～

電子帳簿保存法について　～入門編～