ちょっと小心者の私の話。同僚に仕事の依頼をして進捗状況を確認するのに気を使いませんか？
私の悪いところの一つに、私がやってしまったほうが早いと感じた仕事は他人にまわさずにやってしまうところがあります。チームで仕事をしたり、リードしたりして、人に任せたものは状況を確認しながら必要であれば手を貸すというのを常に自身にリマインドして仕事をしています。今日は、大きなことではないけど、別の人に任せた仕事に横から手を出してしまいました。
一昨年ぐらいから私の仕事量が増えてしまい、今までこなせていた仕事が時期によってはキャパを超えることが多々ありました。上司に相談した結果、去年の頭から別のチームのアドミ担当（役職はコーディネーター）に仕事を一部振り分けました。彼女は1日4時間のパートですが、もともとIT系を勉強していた人らしいので、ＩＴ関連の依頼・質問やプロジェクトは彼女にお任せすることにしました。
仕事内容の一つに人員の採用が発生した場合、その人の入社日までにＥメールアカウントやネットワークアカウントの依頼があります。採用した人には入社日前日にリモートでネットワークに接続できるかテストをしてもらうので、今までよりも早めに手配をしなければいけません。今月中旬に入社予定のアナリストのアカウント作成依頼が出された様子がなかったので、その別チームの彼女へ依頼を出すようお願いしました。「今日中にやります！」と返事。その日の翌日の朝、彼女から申請をしたメールと申請番号が転送されてきました。
その翌日、新入社員の上司になる人が急な事情で２週間ほど不在になることが決定しました。アカウント申請には新入社員の上司の承認が必要です。しかし、この上司は緊急で州外にいるので仕事のメールはよほどのことがない限り確認しません。それに家族の緊急時なのでこんなことで連絡するのも嫌です。
私には一部の代理権限があるので、不在の上司の変わりに申請を承認することができます。ただ、システム上で変更が簡単にできないのでITのサービスデスクへ連楽をして変更してもらう必要があります。なので、申請を提出した別チームの彼女に事情を説明して、承認者を私へ変更するよう依頼をだしました。彼女からはＩＴへ連絡をすると返事がありました。
これが、先週の木曜日の昼。変更されたら私宛に承認依頼のメールが届くはずですが、本日の昼の時点で届いていませんでした。
こういう時の選択は、１）彼女に催促のメールを送る、２）自分でＩＴへ電話をして変更手続きをする。
ここで私が選択したのは、２）でした。
進捗状況の確認と催促のメールを彼女に送ってもよかったのですが、時間がないというのが大きいのと、先週も何度か別件で催促メールを出しているし、なんだか催促メールを出す女になっているみたいで「イヤだな」と思ったのもありました。
新入社員の入社日まで時間もないし、私が午後一でＩＴに電話をして代理承認をするまでに20分でした。これが済まないとＩＴがアカウントを作ってくれないんです。これで次のステップに進んでくれますし、入社日にまでに間に合うと思います。
期日に間に合わせるためとはいえ、彼女の仕事に横から手を出してしまったことになります。私がしたことを彼女がフォローととるか、横取りしたととるかはわかりません。私としては、木曜の午後から今日の午前まで待ったからいいかなとも思うのですが。。。この判断が正しいのかわかりません。難しいです。
彼女には、部署の古いインターナル用のウェブサイトをSharePointサイトへ移行するというプロジェクトもお願いしています。彼女が移すのではなくて、IT部が依頼しているコンサル業者の窓口になってもらうわけです。私と二週に1回ぐらいのチェックインがあったはずですが、いつの間にかそれが消えていました。
「メールでの報告でもいいよ」と言ってしまった私も悪いんだけど、今のところまったく進捗状況の報告もなし。どうしよう。これも私が催促すべき？？