クイックガイド：Outlookメールボックスをコンパクトにする方法

クイックガイド：Outlookメールボックスをコンパクトにする方法


MS Outlookのユーザーであれば、それが個人用にも組織用にも使えるメールクライアントであることはご存知でしょう。 Outlookをお使いとのことですので、パフォーマンスが遅い、途中でラグが発生する、クラッシュする、Outlookメールボックスがいっぱいなどのエラーが表示されるといった問題に直面しているかもしれません。これらの問題を回避するために、この記事では、手動と自動の両方の方法で、データ損失なしにOutlookメールボックスをコンパクトにする方法について説明します。
 

なぜOutlookメールボックスを圧縮する必要があるのですか？

まず、解決策に入る前に、Outlookメールボックスを縮小する理由をいくつか理解しておきましょう。

  1. PSTまたはOSTファイルが小さいかのようにパフォーマンスを向上させると、読み込みにかかる時間が短縮され、最高のスムーズなパフォーマンスが得られます。

  2. メールボックスに空きがない場合は、Outlookメールボックスの圧縮が必要になります。

  3. ファイルが小さいほど、バックアップにかかる時間は短くなります。

  4. また、ファイルが乱雑になると破損しやすく、データが失われる可能性があるので、破損を防ぐために整理しましょう。
     

また、Outlookの起動に時間がかかったり、メールが重複したり、ストレージがいっぱいになったりする場合は、以下の方法でOutlookメールボックスを最適化してください。

読む：Outlookでメールボックスのサイズを減らす方法

Outlookメールボックスのサイズを圧縮する最良の方法 

#1: Outlookの組み込みの「今すぐコンパクト」機能を使用する

手順：

  1. Outlookの「ファイル」に移動し、「アカウント設定」をクリックし、「アカウント設定」をタップします。

  2. ファイル形式を選択し、設定を押してください。

  3. 高度な機能の下にある「コンパクトにする」をクリックしてください。

長所：

  • Outlookに標準搭載されている機能なので、他のソフトウェアをインストールする必要はありません。

  • 非常に簡単でシンプルなユーザーインターフェースです。

欠点：

  • ファイルが多いと、非常に時間がかかります。

  • この方法はOutlookメールボックスを圧縮するだけで、アイテムを削除するものではありません。

#2：ジャンクと削除済みアイテムフォルダをクリアする

手順：

  1. 削除済みアイテムフォルダーに移動し、空のフォルダーをタップします。

  2. 迷惑メールについても同じプロセスを繰り返してください。
     

長所：

  • Outlookメールボックスを簡単に圧縮できる、非常にシンプルで無料の方法です。

デメリット：

  • データの誤削除のリスクがあります。

#3: 古いOutlookメールをアーカイブする

手順：
 

  1. ファイル > ツール > 古いアイテムのクリーンアップ に移動します。

  2. 「このフォルダーとすべてのサブフォルダーをアーカイブする」を選択します。

  3. アーカイブファイルの期間と保存先を選択してください。

  4. OKをクリックしてアーカイブ処理を開始してください。

利点：

  • メールを削除せずに保持し、メールボックスの容量を空けることができます。

デメリット：

  • この方法は、設定しない限り自動的に行うことはできません。

#4：プロのツールを使用する

多くのユーザーがメールボックス内でメールが重複するという問題に直面しており、その結果、ストレージ容量の問題やOutlookのパフォーマンス低下につながっています。 これらの問題をコンパクトなOutlookメールボックスから防ぐには、SysTools Outlook Duplicate Removerソフトウェアを使用する必要があります。このソフトウェアは、重複を削除し、Outlookメールボックスのサイズをコンパクトにするのに役立ちます。
このツールを使用すると、Outlookのメール、連絡先、タスク、その他のアイテムから、データを失うことなく重複したメールを削除できます。 さらに多くの機能を探ってみましょう。

  • 元のデータが変更されないことを保証します。

  • 単一のPST/OSTファイルまたはバッチモードを使用した複数のファイルをサポートしています。

  • また、Outlookプロファイルとも直接連携します。

  • Outlook 2021/2019/2016/2013/2010/2007などに対応しています。

  • 出力結果を新しいPSTファイル、既存のファイル、またはOutlookプロファイルに保存するオプション。


結論

この記事では、Outlookメールボックスのサイズを多くの効果的な方法で圧縮する方法を説明しましたが、提案されているように、時間と労力を節約できる自動化ツールを使用することをお勧めします。 手作業で行うには、多くの時間と労力が必要です。 また、このおすすめのツールは安全で、無料で、操作も簡単です。 メールボックスを圧縮する前に、必ずバックアップを取ってください。