ExcelやAccessでのシステムは、あまり大きな規模であることはありません。私が携わっていたのはもしかすると日本最大級、いや、世界最大級のExcelシステムだったかも・・。ちょっと大げさですが・・。
運用が始まってから「Excelである必要性はあるのか」は検討しました。色々な観点があるかと思います。必要条件、十分条件など混ぜてしまいますが
・代替技術で同等かそれ以上のことが可能で、それに対応できる技術者が確保できるか
・システムに対しての投下費用は回収できているか
・今後の要望にExcelで対応しきれるか
などです。
結果、Excelのセルへの色、文字の色も平気で使ううえ（その情報もDBに保存しています）、ソートやらフィルタ、ピボットやらまで使いますので「無理そう」とあきらめました。もしかするとJavaなどのグリッド系で同等のことができるようになっているのかもしれませんし、Visual Studio のOffice Systemでなら対応できるのかもしれません。
Excelの場合はそうですが、Accessの場合はユーザー数が増えたり、規模が大きくなったり、セキュリティ要件が厳しくなったりしたら見直した方がいいと思います。