仕事のミスの減らし方。コミュニケーションでミスは減る！
こんにちは！
チームフロースタッフ 郡山茜です。
仕事のミス、減らしたいですね！
ミスをなくすために、
徹底した管理体制やルールをつくったり、
ミスが起こったら徹底的に
原因追及をして再発防止。
それでも、
完全になくならないのが、ミス。
職種によっては、
１つのミスが
人命に関わる。
企業に取り返しのつかない大きなダメージを与えます。
今日は、
厳格な管理体制があっても、減らなかったミスが、
「コミュニケーション」という切り口で
改善されたという話をご紹介します。
＋ ＋ ＋
本日ご紹介するのは、
独立行政法人国際協力機構（JICA）にお勤めの田口達さん。
田口達さん
JICAには、
開発途上国支援に関する想い、夢、情熱、志、
やる気に満ちた人が集まります。
田口さん自身も、
ミャンマー
タイ
ラオス
中南米エルサルバドル
キューバ
国際的な活躍をしてきました。
関わったプロジェクトで作られた
国の開発計画が先方政府に承認されて
政策に取り入れられたり、
田口さんが担当していた、廃棄物の管理方法や下水道が整うことで、
地域の住民の人が「街がキレイになって嬉しい」と言ってくれる・・・
やりがい！充実！に溢れる仕事に没頭しました。
ところが、
周囲で働くスタッフは、
田口さんのような人ばかりではありませんでした。
入社当初は、
情熱を持って色々な提案をしていた人が、
徐々に、その提案が減り、
他のスタッフとのコミュニケーションを遠ざけ、
淡々と自分の仕事をこなすようになる・・・
そんな人が増えてきていると感じていました。
彼らに何が起こっているのか。
田口さんが後輩を観察し、
わかってきたことは、
『新しい成果を出すことよりもミスをしないことが大事』という、
業務の特性が影響しているということでした。
＋ ＋ ＋
JICAは、ODA（政府開発援助）を用いた活動、
すなわち日本の税金を使うため
そのプロジェクトがどのような成果をもたらすのか、
無駄のないプロセスで実施されたのか、
徹底した評価・検証が行われます。
この検証を可能とするため、根拠書類を常に
残す必要があり、スタッフはその作成業務に日々追われます。
もちろん、
その書類の提出先は、相手国政府や日本政府であったり
また日本国民であるため、
書類やプロジェクトの内容にミスは許されません。
書類にミスはないか、
裏付けとなる調査、規定類に間違いはないか。
必要な情報はそろっているか。
上司は、
書類１つ１つに対して、
「なぜ、こうなるのか？」
「これは本当に使っていいのか？」と、
理由を確認する必要があります。
田口さん自身も、
スタッフの相談にのるとき、【原因追及型】で話を聞いていたそうです。
例えば、
「●●がうまくいっていない」という相談に対し、
「どうしてそれがうまくいってないのかな」
「何が原因だと思う？
「そこを改善したらどうかな？」
と、理由をつめていくのです。
この方法でも一定の効果はありましたが、
会話の時に「やります！」と言ったことが続かなかったり、
根本的な解決にはならない。
「このやり方は何かが違う・・・」と感じた田口さん。
当時、
すでにチームフロー以外のコーチングスクールで学び、
職場に導入していましたが、
さらにチームフローで学び直すことを決意しました。
チームフローの「プロコーチ養成スクール」はこちら
http://teamflow.jp/school/
＋ ＋ ＋
新たにコーチングを学び始めた田口さん。
これまで学んでいたコーチングとは違う、
たった2つのことを導入するだけで、
さまざまな規定やルールを設定しても減らなかったミスが、
減ってきて驚いたそうです！
それは、
1つ目は、【目的志向】
「そのプロジェクトがどうなるといいか」
「職場の人間関係がどうなるといいか」
「目的」を聴いていきます。
ある年上の女性スタッフから、
「チーム内で仕事を上手く依頼することができません。」という相談を受けた時、
今までの田口さんだと、
「なぜ、うまくいかないのか？」
「何がうまくいかないのか？」
と原因を聴いていたのを、
「このメンバーでどういうふうにやりたい？」
「理想のやり方は？」
「あなたにとっての理想のチームは？」
「将来的にどんなことをやりたいの？」
と目的も合わせて聴くようになりました。
すると、その女性の表情は少し明るくなる。
スタッフとの会話の回数を重ねるごとに、
1人のスタッフの明るい表情が、周りのスタッフにも広がっていきました。
2つ目は、
【感情】を聴くこと。
例えば田口さんは、
「●●さん、この業務はどうやったら楽しくできると思う？」
「どういうのがあなたにとって楽しい仕事なの？」
「それができたとしたら、どんな気持ちがする？」
など、スタッフとの会話で感情を聴くようにしました。
すると、
あるスタッフは、
最初は、ルール、規定の話や、決まった報告だけだったのが、
「いやー、あのとき実はストレス感じました」と
初めて気持ちを話してくれたそうです。
じゃ、ストレスじゃないようにするにはどうしたらよさそう？
と田口さんは聴いていき、
より、その人が実行しやすいやり方、
心地いいやり方について考えるようになりました。
その結果、個人の業務効率が上がり、
さらには、一緒に連携する仲間の効率も上がっていきました。
「行動」は「感情」と結びついています。
人は、「楽しい！」「嬉しい！」という
【快】と感じるものは自然と行動をとります。
一方で
「ツラい」「苦しい」という
【苦】と感じるものは、頭でそれが必要だと感じても動けなかったり、
行動はできても質の高い成果を生むことが難しくなります。
田口さんは当時を振り返り、
教えてくれました。
『ミスが多発していたときは、
やる気があがっていない状態なので、
集中力がないし、他責になっていたのです。
提案をしても、そんな新しいことはいらない、
ルール外だからと認められない。
書類を作っても、
どうせ上司が直すから、、、と7割くらいの出来で提出。
ミスを直し、精度を上げるモチベーションもあがらない。
本人も成長しないし、
上司は毎回の修正作業に終始する、ということの繰り返し！！
悪循環が生まれていました。
ミスが起きたときは、
何が悪かったか原因を追求することは大事です。
しかし、日頃の会話や面談などに、
【目的志向】と【感情】を大事にすることで、
スタッフに主体性と貢献感が生まれ、
スタッフの表情が変わってきました。
スタッフひとり一人が今やっている業務が、
自分の将来にどうつながるのか。
リーダーは、
それを見せてあげることが大切だと考えます。
たった１つの書類も、きちんとつくること、
必要な情報を調べることが、
自分の将来につながるということを意識して仕事をする。
それをサポートするだけで、文書のミスはどんどん減りました。』
気持ちが晴れ、表情が明るくなり、
コミュニケーションが以前よりも１つ増える。
そんな一人の変化が、
周りにも波及し、部署全体に広がっていきました。
これまで、どうしても減らなかった書類のミス。
それが、明らかに減ったそうです。
原因を見つけ、1つずつ潰す方法だけでは減らなかった、ミス。
【目的志向】で発想し、
個人の【感情】を大事にした会話を日常的にすることで、
スタッフが明るくなり、、仕事に貢献感が生まれ
ミスは逆に軽減！
あなたの職場にも、
ぜひ取り入れてみてください。
田口さんも学んだ、コーチングスキルについて、
もっと知りたい。ご自身もコーチングができるようになりたいという方に。
プロコーチ養成スクールの見学会があります。
●プロコーチ養成スクール『受講説明会』＆『スクールオープンDay』
https://secure2087.sakura.ne.jp/teamflow.jp/school/app_cafe/
5/29（日）18:15ー21:00
ーーーー
編集後記
ーーーー
田口さんはJICAを退職しました。
そのとき、
いろんな人が「ご飯を一緒にいきましょう！」と声をかけてくれたり、
「本当に残念だけど、きっと、真剣に考えたことだろうから門出を祝うよ」
という言葉を世界に散らばっている仲間からいただいたそうです。
そして、田口さんは次のステージへ。
田口さん、応援しています！
＜田口達さんのホームページはこちら＞
http://unique-plus.biz/
今日も最後までお読みいただき、
本当にありがとうございました。
次回のチームフロー通信もお楽しみに！
郡山 茜
チームフロースタッフ 郡山茜です。
仕事のミス、減らしたいですね！
ミスをなくすために、
徹底した管理体制やルールをつくったり、
ミスが起こったら徹底的に
原因追及をして再発防止。
それでも、
完全になくならないのが、ミス。
職種によっては、
１つのミスが
人命に関わる。
企業に取り返しのつかない大きなダメージを与えます。
今日は、
厳格な管理体制があっても、減らなかったミスが、
「コミュニケーション」という切り口で
改善されたという話をご紹介します。
＋ ＋ ＋
本日ご紹介するのは、
独立行政法人国際協力機構（JICA）にお勤めの田口達さん。
田口達さん
JICAには、
開発途上国支援に関する想い、夢、情熱、志、
やる気に満ちた人が集まります。
田口さん自身も、
ミャンマー
タイ
ラオス
中南米エルサルバドル
キューバ
国際的な活躍をしてきました。
関わったプロジェクトで作られた
国の開発計画が先方政府に承認されて
政策に取り入れられたり、
田口さんが担当していた、廃棄物の管理方法や下水道が整うことで、
地域の住民の人が「街がキレイになって嬉しい」と言ってくれる・・・
やりがい！充実！に溢れる仕事に没頭しました。
ところが、
周囲で働くスタッフは、
田口さんのような人ばかりではありませんでした。
入社当初は、
情熱を持って色々な提案をしていた人が、
徐々に、その提案が減り、
他のスタッフとのコミュニケーションを遠ざけ、
淡々と自分の仕事をこなすようになる・・・
そんな人が増えてきていると感じていました。
彼らに何が起こっているのか。
田口さんが後輩を観察し、
わかってきたことは、
『新しい成果を出すことよりもミスをしないことが大事』という、
業務の特性が影響しているということでした。
＋ ＋ ＋
JICAは、ODA（政府開発援助）を用いた活動、
すなわち日本の税金を使うため
そのプロジェクトがどのような成果をもたらすのか、
無駄のないプロセスで実施されたのか、
徹底した評価・検証が行われます。
この検証を可能とするため、根拠書類を常に
残す必要があり、スタッフはその作成業務に日々追われます。
もちろん、
その書類の提出先は、相手国政府や日本政府であったり
また日本国民であるため、
書類やプロジェクトの内容にミスは許されません。
書類にミスはないか、
裏付けとなる調査、規定類に間違いはないか。
必要な情報はそろっているか。
上司は、
書類１つ１つに対して、
「なぜ、こうなるのか？」
「これは本当に使っていいのか？」と、
理由を確認する必要があります。
田口さん自身も、
スタッフの相談にのるとき、【原因追及型】で話を聞いていたそうです。
例えば、
「●●がうまくいっていない」という相談に対し、
「どうしてそれがうまくいってないのかな」
「何が原因だと思う？
「そこを改善したらどうかな？」
と、理由をつめていくのです。
この方法でも一定の効果はありましたが、
会話の時に「やります！」と言ったことが続かなかったり、
根本的な解決にはならない。
「このやり方は何かが違う・・・」と感じた田口さん。
当時、
すでにチームフロー以外のコーチングスクールで学び、
職場に導入していましたが、
さらにチームフローで学び直すことを決意しました。
チームフローの「プロコーチ養成スクール」はこちら
http://teamflow.jp/school/
＋ ＋ ＋
新たにコーチングを学び始めた田口さん。
これまで学んでいたコーチングとは違う、
たった2つのことを導入するだけで、
さまざまな規定やルールを設定しても減らなかったミスが、
減ってきて驚いたそうです！
それは、
1つ目は、【目的志向】
「そのプロジェクトがどうなるといいか」
「職場の人間関係がどうなるといいか」
「目的」を聴いていきます。
ある年上の女性スタッフから、
「チーム内で仕事を上手く依頼することができません。」という相談を受けた時、
今までの田口さんだと、
「なぜ、うまくいかないのか？」
「何がうまくいかないのか？」
と原因を聴いていたのを、
「このメンバーでどういうふうにやりたい？」
「理想のやり方は？」
「あなたにとっての理想のチームは？」
「将来的にどんなことをやりたいの？」
と目的も合わせて聴くようになりました。
すると、その女性の表情は少し明るくなる。
スタッフとの会話の回数を重ねるごとに、
1人のスタッフの明るい表情が、周りのスタッフにも広がっていきました。
2つ目は、
【感情】を聴くこと。
例えば田口さんは、
「●●さん、この業務はどうやったら楽しくできると思う？」
「どういうのがあなたにとって楽しい仕事なの？」
「それができたとしたら、どんな気持ちがする？」
など、スタッフとの会話で感情を聴くようにしました。
すると、
あるスタッフは、
最初は、ルール、規定の話や、決まった報告だけだったのが、
「いやー、あのとき実はストレス感じました」と
初めて気持ちを話してくれたそうです。
じゃ、ストレスじゃないようにするにはどうしたらよさそう？
と田口さんは聴いていき、
より、その人が実行しやすいやり方、
心地いいやり方について考えるようになりました。
その結果、個人の業務効率が上がり、
さらには、一緒に連携する仲間の効率も上がっていきました。
「行動」は「感情」と結びついています。
人は、「楽しい！」「嬉しい！」という
【快】と感じるものは自然と行動をとります。
一方で
「ツラい」「苦しい」という
【苦】と感じるものは、頭でそれが必要だと感じても動けなかったり、
行動はできても質の高い成果を生むことが難しくなります。
田口さんは当時を振り返り、
教えてくれました。
『ミスが多発していたときは、
やる気があがっていない状態なので、
集中力がないし、他責になっていたのです。
提案をしても、そんな新しいことはいらない、
ルール外だからと認められない。
書類を作っても、
どうせ上司が直すから、、、と7割くらいの出来で提出。
ミスを直し、精度を上げるモチベーションもあがらない。
本人も成長しないし、
上司は毎回の修正作業に終始する、ということの繰り返し！！
悪循環が生まれていました。
ミスが起きたときは、
何が悪かったか原因を追求することは大事です。
しかし、日頃の会話や面談などに、
【目的志向】と【感情】を大事にすることで、
スタッフに主体性と貢献感が生まれ、
スタッフの表情が変わってきました。
スタッフひとり一人が今やっている業務が、
自分の将来にどうつながるのか。
リーダーは、
それを見せてあげることが大切だと考えます。
たった１つの書類も、きちんとつくること、
必要な情報を調べることが、
自分の将来につながるということを意識して仕事をする。
それをサポートするだけで、文書のミスはどんどん減りました。』
気持ちが晴れ、表情が明るくなり、
コミュニケーションが以前よりも１つ増える。
そんな一人の変化が、
周りにも波及し、部署全体に広がっていきました。
これまで、どうしても減らなかった書類のミス。
それが、明らかに減ったそうです。
原因を見つけ、1つずつ潰す方法だけでは減らなかった、ミス。
【目的志向】で発想し、
個人の【感情】を大事にした会話を日常的にすることで、
スタッフが明るくなり、、仕事に貢献感が生まれ
ミスは逆に軽減！
あなたの職場にも、
ぜひ取り入れてみてください。
田口さんも学んだ、コーチングスキルについて、
もっと知りたい。ご自身もコーチングができるようになりたいという方に。
プロコーチ養成スクールの見学会があります。
●プロコーチ養成スクール『受講説明会』＆『スクールオープンDay』
https://secure2087.sakura.ne.jp/teamflow.jp/school/app_cafe/
5/29（日）18:15ー21:00
ーーーー
編集後記
ーーーー
田口さんはJICAを退職しました。
そのとき、
いろんな人が「ご飯を一緒にいきましょう！」と声をかけてくれたり、
「本当に残念だけど、きっと、真剣に考えたことだろうから門出を祝うよ」
という言葉を世界に散らばっている仲間からいただいたそうです。
そして、田口さんは次のステージへ。
田口さん、応援しています！
＜田口達さんのホームページはこちら＞
http://unique-plus.biz/
今日も最後までお読みいただき、
本当にありがとうございました。
次回のチームフロー通信もお楽しみに！
郡山 茜