優先順位について
チームで仕事する上で、タスクの共有や順番、計画を立てることは当たり前にやっていかなければないらないと思います。
他にも、リーダーとしてやらなければいけないことは、多くあります。
沢山の事を、上手くこなしていくために必ず優先順位をつけながらタスクをこなすことを余儀なくされます。じゃあ、何をもって優先順位をつけていくべきなのか！？についてここで話をしたいと考えております。
ずばり！！いいますと。｢優先順位にこだわるな！｣これがまず真っ先にお伝えしたいことです。行動することこそが、変化をもたらし成果に結びつくのです。これには、異論をお持ちの方いらっしゃると思います。当然です。実は、優先順位をいかに決めたらいいのかは、その本人の段階、レベルがどの段階にあるかで大きく左右されるのは、いうまでもありません。その自分自身のレベルがどの段階にあるのかを無視した形で優先順位は、このようにあるべきだ！という話はできないと私は思っております。
リーダーに成り立てであるならば、何はともあれ経験値を積まなければなりません。もちろん、先輩から学んだり、本を読んで勉強していくことも必要ですが、行動を起こし自ら経験値を増やしていくこと良しとすべきだと考えてください。
思いつくままの直感でもいいのです。その後、その時々に必要な優先順位をつける考え方を身につけていくのをお勧めします。理論のみ先行しても、現場では役に立たないことが多々あります。経験を通した、自分理論の構築こそ優先順位をつけていくことでもっとも重要であると言えるでしょう。とはいっても、歴代の先輩方が残してくれた｢すぐれた考え方｣を学ぶことをわすれてはいけません。その為にも、身近な先輩に実際に聴くこと、本を読んで勉強することを必ず行って欲しいのです。
これから、いくつかの優先順位の考え方をいくつか例をあげますので参考にしていただけたらと思います。
◇やるべき事をやる
チームとして必ずやるべき事は、あるかと思います。そのことに優先順位をしぼり行っていくことは、初期のチーム運営を行う上でお勧めです。意外に出来ていない人が多いのですが、やるべき事をリスト化し愚直に行うことをやって経験値を稼ぐのです。ゆとりがでてきて次の段階にいきましょう。
◇時間管理を行う
改めて触れる程ではないですが、例えば手帳などを活用し、またチームメンバー共有できる時間別タスク表などを活用し、時間別のタスク管理を行ってください。ここでのポイントは、準備をいかにできるのかでしょう。事前に準備し、やることを時間単位で落とし込みタスクをこなしていきます。ポイントとしては、細かくても３０分単位で管理することです。何事もこちらの思惑通りは進まない物です。予定外の出来事が起こるのが世の常です。だからといって予定していたことが出来なくて良いというわけではありません。だからこそ、余裕をもったスケジューリングを準備することが大事なのです。不慮の事態にも対応できる時間管理を心がけましょう。また、予定外の出来事を予測するのも必要な事ですが、それ以上に予定していたことを１００％こなすことが重要では無いことを覚えて置いてください。よく、中途半端な完璧主義の方がいらっしゃいますが、この考え方は悪癖です。０(ゼロ)か１００かの極端な考え方を持っている人は意外に多いのですが、仕事の上では、ちょっと考えたら分かるのですが、５０％でも進めば良いことがあります。やらないよりも、進むことが大切なことを忘れずに！
また、時間管理で良く陥り安い罠は、楽しくないと感じることではないでしょうか。本来、計画を立て実行することと、タスクを行う楽しさとは直接関連はないのですが、計画をあまりにも緻密に立てすぎるとモチベーションがさがるのも致しかたないことかもしれません。人が行う計画なので、業務中心にあまりにも偏らないように注意しましょう！
◇緊急ではないけど、重要なことに焦点を当てる
チーム運営のレベルがあがれば、緊急ではないけれど重要な項目に焦点があたるようになります。特に、共通していえるのは、チームメンバーの成長に関してでしょうか。チームメンバーの成長は、チームの成長に欠かせません。しかし、仕事の中で日々結果を出さないといけない。スポーツでいえば、試合に勝たなければならない。などの差し迫った課題にフォーカスしがちですが、長い目でチームを見たときにチームメンバーの成長は、長期的に結果を出す上で必要不可欠な事です。ここで、リーダーに求められることは、｢緊急ではないけど重要な事｣に焦点をあてながら、｢緊急であり重要な事｣をいかにこなしていくかが大事なのです。そうです、どちらも重要なのは分かっていますから、バランスよくこなしていくこと自体が大事なのです。間違っても｢緊急で重要じゃないこと｣に時間を割かれないようにする事です。
再度、確認させていただくと、｢緊急ではないけど重要な事｣にもっと焦点を当てていくことを大事にする。その中でも全体バランスを常に忘れずに行動することです。
～ここでツボの話入れる～
◇時間管理は、エネルギー管理である
先程、紹介しました時間別に作業項目を割り当てて計画していくことが時間管理だと理解している人も多いかと存じます。ただ、コーチングの世界などで取り扱う場合、時間管理とは、その人のエネルギー管理であるといってのです。｢感情は、時間である｣といっているのは、世界でも有名なコーチ・アンソニーロビンズです。また、アインシュタインも相対性理論のなかで、時間のゆがみについて語っていますが、時間は常に一定に流れているわけではないのです。ここで、何をお伝えしたいかといいますと、より時間管理を行う上で理論的に管理する方が多いと感じます。社会の風潮かもしれません。工場などの物を生産する場合で相手が機械であればそれも良いかもしれません。しかし、チームを引っ張っていくことを考えているあなたの相手は、｢人間｣なのです。感情によって時間は、大きく変化します。ただ、時間割で作業を行ってくれるのは、機会だけです。人は、なんで動いてくれるのでしょうか？一つの答えとしては、感情を動かすことが人を動かす上で必要なことなのです。感情を管理というと聞こえは悪いかもしれませんが、チームメンバーのエネルギーすなわち“やる気”にこそフォーカスしていくことをお勧めしたいのです。
考えてみてください。人がもっとも効率的に、効果的に仕事進めることができるのか？それは、嫌々行っている仕事では成し遂げられません。困難な仕事であれば尚のことです。では？、やっている事が、楽しく、使命感を持ち、夢中で取り組めるような仕事であれば人は誠心誠意打ち込んでくれることは間違いありません。チームリーダーの役割の中でメンバーの長所・強みを理解して、いかに楽しく、能力を活かせてチームに貢献できるよう、また、責任感を持って取り組める環境づくりを考えるかということが大切なのです。
ここで優先順位について振り返ってまとめると。
① あなたのいるレベルにあわせて選択する。これは、言い方を変えるとあなたの役割・ポジションに応じて優先順位が変わってくるのです。
② 緊急ではないけど、重要な事に焦点を当てる。これは、２つ。｢人の成長｣｢長期的視野でみた成果｣をみる。
③ 時間管理は、エネルギー管理であるということ、人と仕事する上で理論だけでは動かないのが人であるのを理解すること
を以上のことをここで改めてお伝えしたいと思います。
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