私の中で「仕事が速い、デキる人」の勝手な判断基準は
電話の長さ
です。どこの会社でもどんな仕事でも必ず電話は使います。
周りを見渡すと電話が短い人、長い人、やたら長い人がいて
その人たちの仕事ぶりを観察してみると結構興味深いものです。
結論から言うと、私は電話が長い人は苦手・・・
です。
これは新卒で広告代理店に勤めていた頃。
新入社員にとって最初の難関は「電話の取り次ぎ
」です。
各自の携帯電話も使用しますが、得意先や業者から朝から晩まで
ひっきりなしに電話がかかってくるわけです。
しばらくすると、やたらこの人宛に電話がかかってくるな、とか
この人はいつも他の電話に出ていて取り次げないなということが分かってきます。
そういう人たちは、一体会社で誰と何をそんなに長々と話せるのかナゾなくらい
常にずーーーーっと電話をしてるか、あるいは営業なのか私用なのか
不明なまま朝から晩まで席にいないことも多く、よく身体が持つなというくらい
毎日深夜まで残業したり会社に泊まっていました。
が、後から思えばただ単に仕事がスローなだけだったと思います。
なぜかそういう人たちが「頑張っている」と思われ、手早く仕事をさばいて
早く帰ると「サボっている」と思われる変な会社でもありました。
会社での電話は恋人や友達と話しをするのとは違うので目的があるし、結論があります。
電話が長くなるのは結論に辿りつかないからです。不毛なやりとりをしていると
決まるべきことも決まらないし、どこかでまた確認する必要が出てくるので
その度に電話で「そうですねぇ…」と話しこんでしまいます。
さらには電話に出て取り次ごうとした人も取り次げないために
電話の相手から連絡先を聞き、メモを書いてその人に伝えるという作業が発生し
仕事の手が止まるために悪循環は伝染します。
さらには来客を待たせたり、話がしたいと思っている人も待たせます
電話が長いことは、話している本人たちだけでなく
周りの人に多大な影響を及ぼします
転職してから初めて知ることになりましたが、クライアントだった大手の会社には
社員一人あたりに固定電話のダイレクトラインがありました
同じ会社であれば電話の取り次ぎがないだけ、かなりラクだろうなと思います。
そこまで電話を整備するのには莫大なお金がかかりそうですが
仕事の効率を考えたら案外安いものかもしれません
あとは、忙しいとかラクだから、とすべてを口頭で伝える人もダメ
結局その指示で資料を作成しても「そうじゃない、こうしてって言ったはずなのに」と
また最初からやり直すことになり、完全な二度手間になります。
ポイントを箇条書きにするなり、ラフでも構わないので、人に何かを伝える時は
可視化、具体化することが絶対に必要だと思います。
しかも今ならＥメールもあるし、データ化すれば電話で話すより効率がよくなります。
場合によっては電話と併用することでミスコミも防げます。
私は相手に自分の意図が伝わっていない時は
自分の伝え方が悪かったのだと思っています。
とにかく残業が多い人、忙しい人は、仕事の量が多いということ以外にも
このような特徴がなきにしもあらず・・・と思われます。
もちろん人の振り見て我がふり直せ、ですので
私も効率の良い仕事を目指して頑張ります