あたらしく、＜ChatGPT＞というAIツールを使って、「自治会・町内会に入っていますか？」で話題にしてきたことを研究するシリーズである（笑） ただし、法律に関することは、キチンと調べる必要がある。所詮、AIとは言え、「法律に詳しい」わけではないし、ただ、ネットに転がっている情報を拾ってきて、「それなりに纏めている」だけなので、そのまま実行するのはキケン。よって、あくまでも、「参考程度」に。
第２回は「町内会長の引継ぎマニュアルをつくりたいのですが、要点は何ですか？」
いう、現在、取り組んでいるテーマで、ChatGPTに質問を投げかけてみた。
【質問】：町内会長の引継ぎマニュアルをつくりたいのですが、要点は何ですか？
【回答】：
町内会長の引継ぎマニュアルを作成する際には、以下のような要点が含まれると良いでしょう。
組織の概要
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町内会の構成員や会員の数、会計の仕組み、会議の開催方法や議事録の取り方、活動の種類やスケジュール、役員の役割など、町内会の概要を簡潔にまとめます。
活動計画や予算
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町内会が毎年行う活動の予定や、それに必要な予算について、詳細な説明を記載します。過去の予算や活動実績なども参考にしながら、適切な予算の編成や活動計画の立案に役立てます。
問題点や改善点
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過去の活動や経験から、課題や改善点を洗い出し、その対応方法についてまとめます。問題が発生した際の対応方法や、予算不足の際の資金調達方法など、適切な対応策を提供します。
活動に関する情報の共有方法
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会員や役員に向けた、活動に関する情報の共有方法についてまとめます。例えば、会員に向けた通知の送り方や、役員間での情報共有方法などを説明します。
役員交代の手順
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役員交代の際に必要となる手順を明確にまとめます。役員の任期や選出方法、交代時期や手続き、引継ぎのタイミングや方法などを詳細に説明します。
以上のような要点を含む引継ぎマニュアルを作成することで、町内会長の引継ぎにおいてスムーズな移行ができるようになります。
おお〜。これはすばらしい！！ ちょっと参考にしながら、書いていくことにしよう。会長に見せたら、笑って、「参考になるねぇ〜 これと、自治会連合会が作っている「会長ハンドブック」、前にpotsunさんに見せてもらった「福岡市のマニュアル」と、そうだなぁ、自治会内の各班の抱えている問題を個別にピックアップ要約版を作っておくか。「自治会だより」とここ２年間の「議事録」は忘れないようにね。あそこに集約されているから」
それを、ChatGPTでなげかけた質問の答えを参照しながら、整備していこう。そう、目先の「金融機関の口座名義変更」や「Z市の会長変更届」の行為も事務的にはあるが、こういったところも必要だなぁと感じたのである。現会長が引きついだ資料を見せてもらったが、「年間スケジュール」と会則程度。「あまり参考にならないよねぇ〜」と、当時、会長は言っていた。その反省もある。
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