いつも近しくしていただいている、北陸の自治会長さんに、「会長の引継って、どうされてますか？」とメールをさせていただいていた。この３月でワタシ自身も諸般の事情から、転居を予定しており、事務局を辞めさせてもらうのだが、その際に、「会長職の引継」を視野に入れた文書を作成しておきたいと思ったからだ。
いままで、そういったものがないので、「金融機関の名義変更」や「Z市への会長名義変更」のハナシばかりで、どういった行事を開催しなければならないのか、どういった行動をするべきかなどが明確ではない。だから、現会長も困っていた。「potsunさん、なんか、規準ないのかねぇ〜 potsunさんが辞めちゃうと、タイヘンだよぉ〜」とちょっと困った顔で言う。副会長も翌年度は転居が決まっており、幹部が殆ど、いなくなるのだ。だから、「自治会・町内会の解散のハナシ」も出ていた。
北陸の自治会長Mさんが、
「私のところは、渡した⇆貰っていない、を防ぐ目的で簡易的なものですが書いています。」とのこと。「口座に紐づいた通帳が何冊、過去の履歴を見るために保存している通帳が何冊とか、どの鍵が何本、印鑑が何本とか。あと、パソコンや周辺機器の型番を書いたりして、2通作っています。」
なるほど。なかなか聞けない、他の自治会の引継方法を快く教えていただいた。確かに簡易的なものは作成されているが、カンタンなメモ書き程度。これを歴代の会長が引き継いできたとは思えない。
北陸の自治会長Mさんの文面は続く。
「以前調べたところ、伝えた⇆聞いていないを防ぐことも視野に入れた様式を見つけました。添付したのは福岡市の「自治会・町内会各種様式集」のものですが、もしかして、もっと素晴らしいものを導入済みかもしれませんね」この中の「引継書」、参考になるのでは？
添付までしてくださった。早速、内容を見てみる。以下は引用である。詳細は北陸の自治会長Mさんに教えていただいた、上記のリンク先をご覧いただきたい。
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年 月 日 任期満了による自治会長の交代に伴い、自治会長業務の引継ぎを 年 月 日に行い、完了いたしました。
年 月 日
前任者 職 氏 名 印
後任者 職 氏 名 印
引継事項
１ 現在の事務の状況
自治会業務
① 総会の開催
・○月第○○曜日に開催する。
・会員への開催通知は、1ヶ月前に出す。
② 役員会の開催
・毎月第2水曜日に定期的に開催する。
③ 組長会の開催
・○月、○月、○月、○月の年○回開催する。
④ 集会所の管理
・集会所の鍵は、会長、副会長が管理する。
・集会所の防火管理（消防本部または最寄りの消防署所への届出等）
⑤ 会計
・会計年度は、4月から翌年3月まで。
・決算及び予算は、役員会で協議し、総会に諮る。
⑥ 防犯活動（パトロール）
・△○小学校区域内の自治会が連携して、防犯パトロールを実施する。
⑦ 文化祭
・毎年○月に開催する。地区会議等で企画が練られる。
２ 資料・物品
（１）年間資料綴り
（２）自治会長印
（３）会員名簿
（４）預金通帳
（５）財産台帳
（６）契約書・協定書・覚書
３ 懸案事項・未着手事項
（１）○○○業務
・問題点：
・意見：
（２）○○○業務
・問題点：
・意見：
４ その他引き継ぐ必要があると認める事項
（１）○○○○○
・内容：
（２）○○○○○
・内容：
５ 年間行事予定
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月 |
行事名 |
内容 |
備考 |
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４ |
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５ |
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６ |
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７ |
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８ |
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９ |
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１０ |
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１１ |
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１２ |
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１ |
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２ |
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３ |
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貴重なアドヴァイスをいただき、深く感謝したい。と、共に、この時期、自治会・町内会の役員交替も視野に入れ、このサイトを広く、知らしめたいと思ったのである。
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