２月に入ったので、そろそろ、４月に行われる「総会」の準備にとりかからねばならない。既に、総会前の「準備事項」は１２月の定例会で、出席した役員さん、班長さんに伝えてあるが、ここで、改めて、「総会」の中身を見てみる。
自治会・町内会の一般的な総会の進行表（福岡市のサイトより）
上図でおおよその進行がわかる。総会で決議すべき「一般的な事項」は上図の右半分であり、内容は決算報告と新年度予算案だ。つまり、「決算承認」と「予算案承認」を総会で行う。これが、メインである。
上図には書かれていないが、「会の規約変更」や「固定資産等の高額品取得・高額な費用支出」などを含める場合も多い。
いずれにしても、会則にもう一度、目をとおし、「総会の成立要件」を確認しておく必要があり、当然、オンライン総会ではない限り、「会館」などに集まっての総会となるケースが多いので、決議事項への賛否を確認する総会へ出ることのできない世帯の「委任状」などは事前に準備しておく必要がある。左半分には、決議事項（議案：第１号議案：○年度決算承認の件 など）を列記し、右半分には①〜○番までの番号を振り、「同意します」「同意しません」「△△さんに委任します」などを記載し、世帯主の署名欄を設けておく。これを総会前に各世帯に班長さんから配布してもらう必要がある。
これを総会開催日までに、新班長が各所属世帯から総会に出席しない世帯の「委任状」を回収して、総会開催日に議決数に達しているかを確認する必要があるのだ。
総会自体は旧年度の会長が普通は「議長」を務める。そして、新年度の予算案からは、新年度の会長が務めるのが、我が自治会の方式だ。上図で言うと、４号議案で、新役員は選出されているので、ここで、「新年度予算案については、新年度会長の△△さんよりご説明いただきます」と議長が紹介を兼ねて、議事進行してもらう。
このダンドリを企画するのが、事務局最大のイベントなのだ。
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