請求書や見積書を作る際、商品名や単価の確認に時間がかかっていませんか? 商品コードを入力するだけで商品名と単価が表示される仕組みがあれば、入力の手間が省け、ミスも防ぐことができます。VLOOKUP関数を活用しましょう。VLOOKUP関数には4つの引数があります。
第一引数:検索値(最終的に入力したい値をとってくるための手掛かりとなるセル)
第二引数:検索範囲(一番左の列で検索値を探す範囲。マスタ範囲)
第三引数:第二引数で指定した範囲の一番左のセルから、何列目の値を入力するか
第四引数:基本的に0を入力(FALSEと同意)
1.D2セルに「=VLOOKUP($C2,$G:$I,2,0)」と入力
2.E2セルにドラッグコピーし、第三引数を「3」に打ち換える
右方向にも下方向にもドラッグコピーすることを考慮し、第一引数は列のみ絶対参照、第二引数には絶対参照を付けています。第四引数は、完全一致を表す0 (FALSE)を入力します。誤って省略してしまうと、1(TRUE)となり望んだ結果とは違うものが出てしまう場合がありますので注意してください。
VLOOKUP関数は、Verticalつまり縦方向にデータを探します。マスタ表が縦に項目を取っている場合は、HLOOKUP関数が使用できます(Hは Horizontal(水平)から来ています)。しかし、このようなマスタは決して使い勝 手がよいとはいえません。このようなマスタに出合った場合は、表を作り直すことを 検討してもよいでしょう(「047 表の縦横を一瞬で入れ替える」を参照)。
VLOOKUP関数を用いたデータを見ると、第三引数を図のようにセル範囲で 指定していることが多くあります。
範囲指定 =VLOOKUP($C2,$G$3:$I$8,2,0)
しかし、マスタの項目は増減する可能性があり、そのたびに式を修正し、範囲 を指定し直すのは非効率です。列ごとに指定したほうが、見た目にもすっきりします。
列ごと指定 =VLOOKUP($C2,$G:$I,2,0)
をおすすめします。
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