おはようございます！
日曜の午後って一週間で一番平和な気がします(笑)
では記事へ♪
今回のテーマは、
「タスク管理」
一般的な自己啓発や仕事術に書いてある小難しい事は言いません。
日々の業務を行う上で、タスク(仕事)優先度を調整し、
その日の段取りを効率的に行う管理を指しています。
【1. その日やる事を大分類として書きだす 】
その日に行うタスクをジャンル毎・案件毎に紙に書きだします。
※この日を月曜と仮定します
A●●案件報告書提出(～水曜中に提出)
B●●案件打ち合わせ＠客先オフィス(火曜AM10：00～)
C●●案件後輩作成資料チェック(～火曜中に後輩にバックする)
ざっとこんなイメージです。
ここでは、大まかにやる事を書きだすのみです。
ささっと終えてしまいましょう！
【2. 大分類に分けた項目を細切れにしていく 】
大分類を書き終えたら、次は細切れにしていきます。
A●●案件報告書提出(～水曜中に提出)
⇒自己チェック
⇒PDF化
⇒メール送付
B●●案件打ち合わせ＠客先オフィス(火曜AM10：00～)
⇒打ち合わせ資料作成
⇒進行シミュレーション
C●●案件後輩作成資料チェック(～火曜中に後輩にバックする)
⇒資料チェック
⇒チェックバック
あくまでイメージですが、
だいたいの仕事は細切れに出来ます。
【3. 細切れにした小分類に優先順位を割り振る 】
細切れにした小分類に優先順位を割り振っていきます。
リミット・優先順位を考慮し、
絶対やらないとイケない事から番号を振っていきます。
A●●案件報告書提出(～水曜中に提出)
⇒自己チェック・・・4
⇒PDF化・・・6
⇒メール送付・・・7
B●●案件打ち合わせ＠客先オフィス(火曜AM10：00～)
⇒打ち合わせ資料作成・・・1
⇒進行シミュレーション・・・2
C●●案件後輩作成資料チェック(～火曜中に後輩にバックする)
⇒資料チェック・・・3
⇒チェックバック・・・5
ここでポイントなのは、
最低限やっておかないとイケない事を考慮する事です。
普通に考えると、4・5逆では？思うかもしれません。
しかし、3が終わっていれば、5は伝えるだけ、
4を優先すると、A案件が手つかずになってしまいます…
仕事ではどんなトラブルがあるか分かりません。
最悪5はチェックした資料を渡すだけでも何とかなります。
しかし、A案件を放置して直前で大きなミスがあると、
≪対応が困難で精度が悪い≫状態となりクオリティが大きく低下してしまいます。
大分類までの分け方だと案件毎の割り振りしかできません。
小分類まで分ける事で案件をバランス良く進められます。
【まとめ】
・大分類にタスクを分ける
・小分類に分けて細分化する
・案件毎でなく、小分類毎に優先順位を割り振る
如何でしたでしょうか？
日々の業務の手助けになれば幸いです。
紙に書きだすだけなので5～10分で可能です♪
効率よく業務をこなしていきましょう♪
ではまた次回の記事でお会いしましょう！