PTA広報紙を作るにあたって、まず最初にすることは…
１．担当決めについて
担当決めは重要です。分かりやすく出版社をイメージしてみましょう。
出版物は出版社が行っていましたが、近年では編集プロダクションへ下請けに出すことが多くなっています。
出版社（依頼主）は本部。編集プロダクションは広報部となります。
本部の意向を聞いて、広報部の皆さんはその意向に添った広報紙を編集するのです。
プロダクションの担当をみなさんで決めましょう。
- 編集長…部の統括・本部や学校との連絡係など
- 経理部…会計管理・物品購入など
- 編集部…レイアウト決め・原稿書き・原稿確認・素材収集・校正など
- 取材部…取材・写真撮影など
- 営業部…本部や学校へ校正依頼や原稿依頼、またその回収など
編集長は部員のまとめ役です。円滑に作業を進められるようにしましょう。また、部内で問題や質疑があれば本部に連絡し相談しましょう。
経理部は部費の管理や活動に必要な物品の購入などを行います。部によってはあまり必要がないかもしれません。その場合は、経理部を編集長が兼任してもよいでしょう。
編集部は、日中の活動に参加できない人向きです。夜や土日に編集部会を開けるからです。しかし、編集部は大役。広報紙は編集部の色によってイメージが変わるからです。
取材部や営業部はパート業や専業主婦（主夫）など日中に動ける人向け。人数が少ない広報部では兼任も有りです。取材は写真撮影するだけでなく、行事の成り立ちや目的、参加者の感想などの取材もします。
営業部は校正刷りを本部や学校に持っていき、校正依頼をし、校正をしてもらったものを回収します。依頼ですからなるべく手渡しが好ましいです。
２．発行について
- 発行回数
- 発行日
- 発行部数
- 配布先と配布方法
発行回数は年３～４回、発行日は学期末が多いです。しかし、余裕があれば何回でも発行はできます。
発行部数、配布先は毎年必ず確認し、配布する手段も考えておくこと。
発行部数が足りなければ増刷しなければいけなくなり、予算オーバーになる可能性もあります。
また、配布先や配布方法を決めておかなければ、後々無駄な会議を開いたり、配布が滞ったりすることも考えられます。
３．印刷について
- サイズ
- ページ数
- カラー
- 予算
- 印刷会社
紙面の大きさは色々あります。昨年度のサイズを参考に決めてもよいですね。
A４の４ページものやA３の２ページものなど。
カラーは予算によって決めるとよいでしょう。カラーだと高く、モノクロだと安くなります。
しかし、カラーだと見ごたえがありますし、写真も鮮明で見やすくもあります。どうしてもカラーにしたい場合は本部に相談してみるのも手です（笑）
予算は例年決まった額があると思います。総会資料などに記載されています。ただし、広報活動費も含まれていることもあるので、本部に尋ねてみるとよいでしょう。
印刷会社は合見積りを取り、金額を比較しましょう。他にも、入稿方法やアドバイスをしてもらえるかどうか、土日や業務時間外の対応はどうしてくれるのかなども聞いておきましょう。
広報部さんは毎年入れ替わるＰＴＡがほとんどです。広報紙作りは初めての方が多いと思います。親身になってくれる印刷会社をおすすめします。
４．企画について
- 広報紙のテーマ
- 掲載行事の選定
- シリーズものや特集
広報紙のテーマはＰＴＡの活動方針に添ったものにしましょう。そのテーマに添った掲載行事を選定したり、シリーズものや特集を組むとよいですね。（シリーズものや特集については、また後日に。）
企画は編集部だけでなく、部全員で話合いましょう。
５．スケジュールについて
発行日や掲載行事日程などを考慮し、印刷会社とスケジュールを決めましょう。
いつまでに全ての記事の原稿や画像が揃うのか、何回校正を行うのかでスケジュールは変わってきます。スケジュールをきちんと決め、発行日に発行できるよう気をつけましょう。
最初にすることは膨大にあります。
しかし、上記のことを最初にきっちり決めておくことで、後の活動がスムーズにいきます。