こんにちは。
お教室専門 集客のコンサルタントの
福田早苗です。
今回は、Googleドライブで共有リンクを発行する方法
について解説します。
Googleドライブの共有リンクとは？
Googleドライブは、
Google社が提供している
多機能ツールの1つです。
ファイルを共有したり、
編集したり、
さまざまなことができる機能
が備わっています。
上手く活用することで
ビジネスの幅が広がり、
作業の短縮に繋がります。
では、
Googleドライブの
「共有リンク」
とは何かについてです。
簡単に言えば、
共有リンクは
他の人と同じファイルを共有できるリンク
のことです。
Googleドライブでは
多くの種類のファイル形式に対応していて、
例えばWindowsで知られる
WordやExcelのようなファイルでも
読み込んでオンライン編集する
ことができます。
このファイルの種類をオープン形式と呼びますが、
共有リンク（URL）を知っていれば、
ファイルを見ることができますし、
編集権限があれば
編集して書き加えたり、
削除したりもできます。
つまり、
共有リンクの発行は、
ビジネスで他の人とファイルを共有して、
編集なども一緒にできる
事前の簡単な設定
ということです。
共有リンクを発行する3つの手順
以下に、
共有リンクを発行するのに
必要な3つの手順を紹介します。
1.Googleドライブにログイン
Googleドライブで
共有リンクを発行するには、
まずGoogleアカウントにログインします。
共有機能のボタンを操作するには、
ログインが必要になります。
直接ドライブ内にアクセスしても良いですし、
Googleのブラウザやアプリなど
ホーム画面からGoogleドライブのアイコンを
クリックして画面遷移するのもありです。
2.PDF（ファイルの種類は対応形式ならOK）をアップロード
次に、
目的の共有するファイルを
アップロードします。
アップロードするためには、
Googleドライブのトップ画面から
左上の「新規」のボタンをクリックし、
「ファイルのアップロード」を選びます。
ファイル選択の画面が立ち上がりますから、
アップロードしたい資料ファイルを
「開く」を選択します。
すると、右下に1個のアップロードを完了
というボタンが表示されます。
ファイル名の同じポップ表示をクリックすると
ファイルが開いて画面上に表示されます。
3.共有リンクの発行
アップロードされた状態のPDFファイルから
共有リンクの発行
を最後に行います。
まず、
画面右上の「…」が縦に並んだ
アイコンをクリックして、
表示される一覧の中から
「共有」を選択します。
すると同じ画面上に、
「ユーザーやグループと共有」
という新しい画面が出ます。
次に、
その下の段の「リンクを取得」
という部分を確認します。
この時、
制限付きの状態で
ファイルが保存されている
ことがわかります。
この状態では、
本人以外は誰も閲覧することができないため、
権限を変更する必要があります。
そこで、
「リンクを知っている全員に変更」
という青い文字部分（リンク）を
クリックします。
画面が開いて、
リンク共有者が閲覧できるように
設定変更された画面が出ます。
後は、
「閲覧者のみ」になっていることを確認し、
画面内に表示の出ている
リンクをコピーするだけです。
完了ボタンを押して
この画面を閉じます。
最後に、
これを相手に送ることで、
このファイルを相手も見られるようになります。
URLをクリックすれば、
いつでも権限のない人が
閲覧できるわけです。
3つの編集権限を選択する理由
ファイルの編集権限には、
「▽」ボタンで選択できる
「閲覧のみ」、
「閲覧のみ（コメント可）」、
「編集者」
の3つがあります。
閲覧のみは閲覧だけで編集はできず、
コメント機能も使えません。
2つ目の「コメント可」の場合は、
閲覧とコメントのみできます。
最後は「編集者」で
第三者でもリンクを知っていれば
誰でも編集作業ができるようになります。
以上の手順や権限選択を上手く活用して
仕事の効率化をしてみましょう。
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