＃401
本日、ある団体の事務局に
打ち合わせに行ってきました
議題は
「現状の事務作業で問題点を洗い出す」
困っていることはないか？
もっと効率化できないか？
などなどをヒヤリングして
業務改善を実現したい！
ということで
私、シャトレーゼでケーキと
あんバターのクロワッサン買って
3人の事務員さんの「心のつかみはOK」
状態を作り、いい雰囲気でスタート！笑
⬆️シャトレーゼのサイトより
私あんこ苦手なんですけど
これ最高に美味かった！
まずは顧客（会員）へ資料を送信するのが
いまだにFAXで送信が50％あるという
これを何とか減らしたい！
だよね〜
「全て無くす」とまでは行かなくても
50％は多すぎでしょ
「めざせ20％」ということで
まずは現在FAXで送信している顧客へ
再度アンケートをとることに。
ここで重要なのは、聞き方！
「FAX送信を希望する、しない」
だと
「希望する」にチェックしちゃうから
ここの聞き方を工夫しよう！
ということになった
この場では
ベストな聞き方は決められなかったんだけど
できる限り
メール送信にする方向に操作したい
次に上がったのが
ある情報の入力を
同じ内容なのに4種類に入力している
ってこと
これって無駄だよね！
無駄だし、ミスの元！
事務員さん
「これって一回で済むようになります？」
私
「できるんですけど、システム化しないと無理なんです」
でも、こういうことを聞いちゃうと
やらないわけにいかなくなるんだよね
だって、ほんと無駄だよね
同じ内容を4種類のファイルに入力するって・・・
システム化したら、絶対効率良くなって
ささっと終われるんだから！
その分、もっと重要な仕事ができるようになれば
その団体もきっと良くないよね！
まずはFAXを減らし
そして無駄な入力作業を減らす！
そうすると
また別のところで無駄な作業が見つかって
どんどん作業効率が上がってくるよ！
現場の問題点をヒアリングするって大事ですね！
で、
ヒアリングの際は
ケーキ食べてからやると
いい雰囲気でできて
いい案が出やすいかも！
システム開発と映像制作してます
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相談は無料だからね！
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株式会社スマーティ