介護施設向けのシフト管理システムは市場に多数存在する。
勤怠管理・シフト表の作成・スタッフへの通知といった機能を持つツールもある。
しかし「シフトを管理できる」ことと「シフトを自動作成できる」ことは根本から異なる。
さらに「シフトの初回作成を自動化する」ことと「予定公開後の欠勤・急変への再調整まで一体として自動化する」ことも、全く別の問題だ。
この区別を正確に理解することが、シフト管理システムの選定において最初の判断基準になる。
既存のシフト管理ツールが自動作成できない理由を整理する。
介護施設向けのシフト管理ツールは、実質的には「操作しやすいExcel」だ。
シフト表のマス目にスタッフを割り当て、どこに誰を配置するかを人の手で決める。
スタッフの基本情報はシステムに登録されている。
しかし予定を作るために必要な個別の希望休・負荷分散の考慮・スタッフ間の相性といった条件の多くはシステムに乗っていない。
管理者の経験と勘に依存している。
さらに介護保険法に基づく人員配置基準・労働基準法に基づく勤務間インターバル・資格要件という法令制約を含む全条件を同時に満たす配置を自動的に生成するという判断をシステムが担う構造にはなっていない。
部分的に候補を提示する機能を持つツールは存在するが、全制約を同時に処理して配置を確定まで導くシステムは極めて限定的だ。
さらに問題は予定公開後にある。
シフトが職員に共有された後も、欠勤・急変・配置変更が毎日発生する。
この再調整において必要なのは、確定済みの配置を固定したまま影響範囲だけを再処理するという処理だ。
初回の全体生成とは問題の構造が異なる。
この二つを一体として自動化するシステムが現状の市場にはほぼ存在しない。
ある大手介護施設でシフトを自動作成できるツールを全社導入したが、まったく使用されなかったという事例がある。
最も大きな要因として挙げられたのが「全体生成・全体再生成しかできない」という制約だった。
シフトは1回作れば終わりではない。
むしろその後が重要だという現場の判断が、導入したシステムを使わないという結論につながった。
こうした課題に対して、shiftect.は施設介護のシフト作成・ケア配置と欠勤・急変への再調整を自動化することを目指している。
自動作成できるシステムとできないシステムの違いは、「管理する」設計か「判断する」設計かという設計思想の違いにある。
shiftect.が目指しているのは、シフト作成という業務を理論的に限りなく「ゼロ」にすることだ。