文章とは、他人への伝達手段であることに変わりはありません。特に実用文は、その伝達の目的が「行動を促す」ことにあります。たとえば、ビジネスの世界では、依頼書や報告書、指示書などがその一例です。これらは単なる情報伝達にとどまらず、読み手に何らかの行動を起こさせるために書かれるものです。このような実用文には、読み手を意識し、行動を促す要素が欠かせません。
谷崎潤一郎の実用文観
谷崎潤一郎は『文章読本』の中で、実用文と芸術的な文章に対する考え方を述べています。彼は、「実用的」と「芸術的」との区別は存在しないと考えていたと言います。むしろ、最も実用的なものが最も優れた文章だと述べています。実用文も芸術的な文も、共に「読者に伝える」という目的を持っているという点では一致しているわけです。
ただし、この見解には少し異論もあります。実用文はただ情報を伝えるだけではなく、読み手に対して行動を促すためのものです。例えば、取引先に送るメールや、プロジェクトの進行状況を報告する際の文書などでは、単に「伝える」だけでは不十分です。伝えた情報をもとに、読み手が行動することを期待しているからです。
実用文の特徴と書き方
実用文を書く際には、まず「目的」を明確にすることが重要です。伝えたい内容があるからこそ文章を書くわけですが、その内容をどう伝えるかがポイントとなります。たとえば、以下のような場面を考えてみましょう。
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ビジネスメール：会議の日程を調整するメールを書くとき、ただ「会議を開きたい」と書いても意味がありません。相手に「この日程で会議に参加してほしい」という具体的な行動を促すことが求められます。そのためには、相手にとって分かりやすく、行動しやすい形で日程調整を提案することが大切です。
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報告書：プロジェクトの進行状況を上司に報告する際、ただの事実の羅列では不十分です。進捗状況を示すとともに、次に取るべき行動（例えば、追加のリソースが必要であることなど）を提案し、上司が適切な判断を下せるように促します。
このように、実用文は「伝えること」だけでなく、「行動を促すこと」がその目的です。そのため、文章には常に「読み手を意識する」ことが求められます。
自分の言いたいことだけでは済まない
実用文を書く際、ただ「自分の言いたいことをそのまま伝える」だけでは十分ではありません。文章を書く目的は、読み手に自分の意図を理解してもらい、その後の行動を促すことです。そのため、相手が何を求めているのか、どのような反応を期待しているのかを意識しなければなりません。
例えば、クライアントに向けて新しい商品を提案する際、商品説明を一方的に長々と書くだけでは効果的とは言えません。クライアントがどのような課題を抱えているか、その課題をどのように解決できるかという視点から文章を構築する必要があります。
実用文の例
以下に、実際にビジネスでよく使われる実用文の一例を挙げてみましょう。
例：会議日程調整のメール
件名：会議日程の調整について
〇〇様
お疲れ様です。△△株式会社の□□です。
来週予定しているプロジェクトの進行状況に関する会議の件について、日程調整をさせていただきたいと思います。
以下の候補日をご確認いただき、出席可能な日時をお知らせいただけますでしょうか。
- 〇月〇日（〇曜日）午前10時～
- 〇月〇日（〇曜日）午後3時～
- 〇月〇日（〇曜日）午後5時～
お手数ですが、〇月〇日までにご返信いただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
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このメールでは、具体的な日程を示し、相手に行動を促しています。伝えたい内容は明確で、相手にとっても次に取るべき行動（会議日程の選択）が分かりやすい形で示されています。
結論
実用文は、他人に伝えるだけでなく、行動を促すための文章です。そのため、常に読み手を意識して書くことが求められます。自分が伝えたいことをそのまま書くだけではなく、読み手にとって分かりやすく、行動しやすい形で情報を提供することが大切です。文章の本旨は「伝達」であり、その伝達の中で最も実用的なものが最も優れた文章だと言えるでしょう。