【プレイングマネージャーの技術編 基本動作シリーズ 全4回】
第3回目「連絡･報告の促進はパターンを作ることがポイント」
小池浩二氏（マイスター・コンサルタンツ(株)代表取締役）
人･チームを動かすために必要な信頼のコミュニケーションパイプが「連絡･報告」です。
しかし、その意味を理解している会社は少ない。今回はコミュニケーションの基本中の基本である連絡･報告について説明します。
■人･チームを動かすために必要な信頼のコミュニケーションパイプ
連絡･報告は 、リーダーの職場管理のツールでも、部下のアリバイ証明のためでもありません。 連絡・報告をすることが、共通の目的達成のために不可欠だから必要となるのです。
メンバーが掴んだ情報をチームとして共有化することで、共通認識を持つことができます。現場は瞬間で動いているので、ミーティングや会議のみで問題が解決されることは稀です。だから、タイムリーな連絡･報告が必要となります。
ＰＤＣＡサイクルの中で、ＰＤはできてもＣＡができない会社が多いようです。
いくら具体的な計画を作って、役割分担しても、チェックがなく「１カ月間ノーチェックで経過」したら、「月末に締めて出てきた結果が業績である」という発想になってしまいます。「業績が出た」と「業績を叩き出した」では根本的に違います。
チェックをするときに連絡･報告がスムーズにできていると、問題の早期発見･対応ができて成果が上がります。
■連絡･報告の正しい理解
正しい理解の仕方は連絡、そして報告となります。
■報告の4つの種類
報告の種類は大きく分けて４つあります。
この４つの種類の中で一番重要なのは中間報告です。
中間報告は、中間時点の進捗状況と終了までの見通しを報告し、上司から判断を伺うこととなります。そのポイントは、現時点ではこういう状況。だから、次はこういう対策を打っていく、ということを自分で考え、上司に伝え、チームで共有化することにあります。
中間報告の最大のメリットは、終了報告で一番怖いことを考えればわかりますが、期限を過ぎたときに、「できていません、失敗しました」となれば取返しはつきません。
つまり、中間報告をすることで、その時点で「今こうなっています。期限までにはこういう手を打ちます」と、人の動きにコントロール機能を入れることが可能になります。
この中間報告のノウハウは色々な場面で活用されています。
例えば、業績の見通し、これも実は中間報告です。
例えば末締めの会社で4月１日から4月30日までの業績について、22日現在で幾ら。これを踏まえて、4月30日に最終的には幾らになります。これも中間報告です。
業績を上げている会社のPDCAには、３つの共通項があります。
・全員がチームの目標を知っている
・全員が現時点でのチームの業績数値を押さえている
・差額対策を全員が自分の立場で考えている
この3点を現場で実践している会社・部門は、業績がよいと言えます。
業績を比較的つくり出せる会社の体質は、こういうことを日常の中で行っていることにあります。
■報告のやり方
基本的な報告のやり方は以下の通りです。
報告がうまくできないのは、そのやり方をパターン化していないことが原因となります。
上記の3つのパターンを決めると、リーダーは楽にマネージメントができやすい環境ができます。
■報告のまとめ方
日本語で一番正しい言葉は数値です。この意味は、人を迷わせないことにあります。
誰に聞いても4月10日は4月10日ですから、迷いません。人が人に対して行うコミュニケーションでは迷いや間違いを起こさない方法が基本です。この数値を使って報告をするときのポイントは以下の通りです。
(1) When （いつ）
(2) Who （誰が）
(3) Where （どこで）
(4) What （何を）
(5) Why （なぜ）
(6) How to （どのように）
(7) How much （いくらで）
(8) How many （いくつ）
この8点を使って、報告をする習慣を身につけさせるのです。連絡･報告を促進させるためにはその型･パターンを作ることが早道です。
最後に報告・連絡の基本動作チェックをご参考にしてください。
（次回に続く）
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■ 小池浩二氏 （マイスター・コンサルタンツ(株)代表取締役）
実践に基づいた「中小企業の基礎打ち屋」として、中小企業成長戦略のシステムづくりを研究。これまで500社以上の中小企業経営に関わり、経営診断、経営顧問、研修等を実践。多くの経営者から「中小企業の特性と痛みをよく理解した内容」と熱烈な支持を得ている。
http://www.m-a-n.biz/
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筆者 小池浩二氏が
【プレイングマネージャーの仕事術】の概論を
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