仕事の生産性を向上させる上で業務の効率化はとても大切な要素です。
デスク周りの整理整頓をして物理的に効率化を図ることも大切ですが、日々行わなければならない作業を効率化することも大変効果的です。
では、業務効率化に役立つツールにはどんなものがあるでしょうか。
一つ目はコミュケーションツールです。
これは業務に関する連絡をスムーズに行うことができるように開発されたツールで、代表的なものだとSNSやオンライン会議システムなどがあります。
もちろん、業務以外でも活用することは可能で気軽に連絡が取れるため、スムーズなコミュケーションが図れます。
二つ目はタスク管理ツールです。
タスク管理ツールを活用するメリットは、まずタスク登録をする時に本当に必要なタスクかを再認識する機会になります。
そうすることで、無駄な業務の発生を抑えることができます。
そしてタスク管理ツールを使えば、タスクの進捗状況や担当者なども分かりやすくなるため業務効率化が図れます。
三つ目は業務自動化ツールです。
このツールはパソコンやアプリなどで行っている作業を自動化することのできるソフトです。
AIほどの能力はありませんが、単純な作業であれば自動化が可能ですので、作業効率を大幅に向上させることができるでしょう。
四つ目は名刺管理ツールです。
名刺管理ツールは単に名刺をデジタル化して保存するだけではありません。
デジタル化された情報はデータベースとして活用されるため、名刺の人と自社のスタッフとの関係性なども把握し、営業などの活動に貢献する働きがあります。
エンジニアは多くの案件を扱うことで、自身のスキルを磨いたり収入を増やすことができます。
しかし、いつも忙しいので仕事を増やすことなどできないと感じる人もいます。
そのように感じている人でも生産性を上げるためにできることに整理整頓があります。
デスク周りの整理整頓がいつも出来ている人は、仕事の生産性や効率もとても良い人が多いです。
なぜなら、整理整頓で身に着くスキルには、タスク処理能力や仕事の効率化、案件の整理整頓技術や管理能力など、仕事にも役立つものが多いからです。
そのため、生産性を上げたいエンジニアはまず身の回りの整理整頓から始めることができるかもしれません。
デスク周りの整理整頓を始める際、最初にすべきなのは全てのものを一度取り出して、何があるのかを把握することです。
最初は思い切った大掃除になるので、休みの日など時間とスペースが確保できる時に行いましょう。
次に、取り出した全てのものの中から、いるものといらないものとを分けていきます。
これは取捨選択能力を高めていくのに役立ちますが、コツは捨てるかどうかを判断するための基準を設けることです。
使用頻度や保管期限など、具体的な数字を設けて判断すると作業がしやすくなります。
いるものといらないものとの区別ができたら、いらないものを処分します。
ためらわずに捨てるか中古品として売却しましょう。
そして必要なものは、きちんとファイルに入れて保管したり、収納グッズで分類して保管するようにします。
ちょっとしたことに思えますが、整理整頓で仕事の生産性は上がります。
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