このブログは、voicyの「ビジネス書作家（岡崎かつひろ氏）のここだけの話」を文字化してお届けしています☆
9月29日分
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仕事が早くなるための3つのポイント
２．仕事が早いと良いこといっぱい
そもそもなんですけど、仕事、早いですか？(笑)
仕事が早いと良いこといっぱいあります。
会社の評価とか、会社に限らず個人事業で独立されている方も、周りからの評価が上がると思うんです。
仕事が遅い人って、「いつ来るのかな？」って相手に想わせてしまう。
仕事が早いだけで周りからの評価が上がるでしょうし、自分の時間がちゃんと確保できます。
自分の時間をちゃんと確保すると、結果的にもっと出来ることが増えたりとか、自分のプライベートの時間を持って、自分の人生の質を上げることもできるでしょう。
仕事が早いと良いことばっかりな訳です。
当たり前と言えば当たり前かもしれませんが、そこに意識をまず持っていくってことが凄く大事だと思うんです。
どうしたら仕事がはかどって早く終えられるんだろうか？
そんなところをもう少し具体的に話をしていきましょう。
３．ポイント① ルーティンワークが決まっている
１つ目のポイントは、ルーティンワークがちゃんと決まっているってことなんです。
何をどこでいつやるのか、それが明確であること。
これが凄く大事で、人間の脳って決断疲れがあるんです。
決めるってことが、ようは嫌なんです、疲れるから。
疲れることって誰だってしたくない。
脳みそは、決断する時に一番エネルギーを使うので、できれば決めたくない。
そうすると、ルーティンワークがちゃんと決まっていると、考えなくて良い。
考えなくて良いから、その分の決断（のエネルギー）を別のところに持っていくことができるわけです。
僕は会社員ではないので、朝に決まったルーティンワークがあるわけです。
朝起きたら、まずはこのVoicyを入れるように努力している。
まだここはルーティン化が出来ていないという問題はありますが、Voicy入れたり。
あとは、7:00～のFacebook Live、7:55～の朝カツがありますので、そこに向けての準備をするというのが決まり事なんです。
だから、考えてる時間ってないんです。もう決まっているから。
そうすると、とっとと取り組めばいいということなので、気持ちも頭も非常に楽です。リズムも整います。
まずはルーティンワークを決めて、この時間に何をやるんだと、ちゃんと定常的にこなしていく。
そこからが仕事の効率化、スピードアップのための第一歩なんじゃないでしょうか。
４．ポイント② ルール化する
２つ目のポイントは、ルール化するということです。
仕事をどう進めていくかというのは、人それぞれやりやすさってあると思いますから、必ずこうしろというわけではないんです。
けれど、自分にとって一番やりやすい形をルール化していきましょう。
僕であれば、わかりやすいのがメールの処理。
今はＬＩＮＥやチャットワークが多いと思うので、それに置き換えて考えて欲しいのです。
僕は、朝起きたらメールの確認をまずするんです。
それも新しい方から確認していきます。
メールの処理において凄く大事なことは、フォルダ分けもするんですけれど、基本はフォルダ分けしちゃダメです。
フォルダ分けすると、見たいメールは見るんですけれど、見たくないメールは後回しにしちゃう癖がついちゃうんです。
もちろん、それがなくできる人はフォルダ分けして良いんです。
なんですけれど、フォルダ分けはだいたい、仕事を滞らせる原因になります。
なので、フォルダ分けは僕は基本しません。新しい方から順に見ていく。
なぜ新しいものからかというと、何度かやり取りが発生していて、古い方から見ちゃうと、やり取りが被っちゃったりする訳です。
なので、新しいものから見ていくことを僕はしています。
フォルダ分けもしていないので、どんどんどんどん、時系列で開けていきます。
もちろん、緊急かつ重要があるといけませんから、まずは件名をザックリ見て、急ぎのものはもちろんやります。
それがないことを前提に、新しいものからチャッチャッチャッと１個１個開けていく。
この時にルールがあります。見たメールは必ずその場で処理をする。
どんな処理かはそれぞれありますけれど、必ずその場です。
返信をして了解しました、なのか、見るだけのものはみるだけで良いです。
もしくは、じっくり考えなければならないものもあると思うんです。
僕は、このじっくり考えるものというのは、自分に再送しています。
もう１回自分に送ると、最新のところにメールが残る。
結果的には、考える仕事というのはちゃんと時間を取ってやれることになります。
まず、チャッチャッと終わらせられるものは、終わらせる。
考えなくて良いものは考えずにやる。
そうすると、ゆっくり考えてやる仕事だけが、最終的にメールボックスに残るということです。
それもルールは一緒です。
開けたらその場で必ず処理をする。
なので、じっくり考えるものはじっくり考えるし、その日にできないものは、上から開けていって、また自分に再送、また自分に再送という風にしてます。
基本はメールで仕事を管理しています。
そういうルールなんです。
自分の仕事をルール化して、出来るだけシンプルで解りやすい方が良いです。
僕みたいに、メールは開けたらその場で処理をするとか、時間がかかるものは再送するとか、凄くシンプルでしょ？
そういうシンプルなルールをちゃんと作ることによって、これも結局、脳を無駄に使わないってことなんです。
結局、仕事を一番遅くする原因は「悩んでること」です。
ぜひ、ルール化して、悩まずに仕事をすすめられる工夫、なさってみてください。
５．ポイント③ やめられることはどんどんやめる
３つ目のポイントは、やめられることはどんどんやめる。
楽するために仕事をする。
何かパラドックスというか、矛盾が発生するんですけれど、ようは、どうすればもっと簡素化できるかな？楽できるかなって考えて働いて欲しいんです。
そうすると、やめれることがいっぱい見つかったりするんです。
パーキンソンの法則っていうのがあるんですけれど、仕事量は与えられた時間の分だけ膨張するという法則なんです。
だから、気を付けないとどんどん時間膨張していきます。
例えば１日８時間働く空いている時間がある、そうすると空いてる時間が勿体ないから何かをしようとする。
何かをはじめてみました、そうすると、また定常的にやり続けることになんとなくなっちゃったりとか。
もしくは暇そうにしていると、ちょっとこれやってよ、と雑務が降ってくる。
そんな風にして、仕事量ってどんどん増えていってしまうんです、時間に合わせて。
で、本当に大事な仕事が入ってきた時に、もうパツパツに入っている時間にねじ込むわけですから、どうやったって終わらない。
定期的に仕事の棚卸をして、この仕事ってやる価値ある？やるべきなの？と考えて、やめれるものはやめる。
もしくは自動化して、手間暇なく出来る方法は何かないの？と効率化する。
そうすると、どんどん短い時間で効果的な仕事と効率的な仕事を出来るようになります。
やめれるものはどんどんやめる。
効率化できるものはどんどん効率化する。
楽するために仕事をするには、どうしたら良いかと考えて頂くと、出来る人になるんじゃないかなと思いますが、いかがでしょうか。
６．まとめ
ということで、３点お話して生きました。
①ルーティン化すること
②ルール化すること
③楽するために仕事をする
いかがだったでしょうか？
仕事、なかなか大変だと思うんです。
特にコロナとかで変化の時期。
ＤＸ＝デジタルフォーメーションなんていうのもどんどん進んで、仕事の効率化も進んでいますから、このタイミングをチャンスにする人は、本当に活躍する人なんじゃないかと思います。
ぜひ、これを機に、仕事を効率化して、効果的な仕事をして、より周りから評価されるあなたになって頂ければと思います。
ぜひ、いいねとかコメントとか頂けますと、幸いです。
良い一日をお過ごしください。
ありがとうございました。
～みーきのつぶやき～
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さて☆
・ルーティン化
気づいたら、といいうことがあります。
このVoicyも、正直ここまで続くと思っていなかったんですよ(笑)
だけど、やると決めてるからやる。
そこは悩まない。
朝のroomもやると決めているからやる。
そこも悩まない。
それ以外にどっちでも良いことに悩んだりするから、決断を早くしたいと思います。
今もね、早くカフェ行く方が作業捗るよなーとかどーしよー、でも、時間遅くなると席空いてないかもだし、でもでも、まだ準備できないし、、とか悩んでます(笑)
とっと準備していく、で良いんだけどね。
ほら、家のことやった方がいいんじゃない？とか。
それもそうなんだけど、仕事もブログも今決まったこともやらなきゃだから、ひとまず集中できる環境に行く方が効率的なんです。
ってことで、これが落ち着いたら出かけます。
・ルール化
これは、あんまりないかなぁ。
だけど、ルールと思ってないけど、人の話は意見として聞くって、人によってはルールに見えるだろうなと思います。
そういう風に考えると、自然とルールになってる考え方、捉え方ってあると思います。
考えないでいいこと、もっと増やしたいなと思ました。
私は極端に記憶力、というか学ぶ力が弱いので、覚えられない前提で、マニュアルを何度も見るようにしています。
ここを見たら、間違えたことの正がわかる、と、まとめています。
考えたり悩んだりせず、まずはこれを見る。
私にとっては、自分マニュアルめっちゃ大事です。
そして、今はこのブログが半マニュアル化してます。
何かあると検索する(笑)
本を読んでも覚えていられないやつだから、本当は本のブログも書きたいんだけど、書いても忘れています。
ここに書いている内容も全て忘れています。
記憶の片隅に残って、ここを見たら解るってなりたいです。
本はね、どこまで公開していいかわからないから、難しいんですよね。
私って箇条書きが得意なんで、簡潔にまとめて書けば大丈夫かな？
最近、本を読んでいないので、そこもやりたい。
やりたいことだらけ。そこに思わぬものが飛び込んできた。
また、シレッとここで告知もしたいなと思います。
・効果的な効率化
楽って、サボるでは決してない。
これも、私は効率化が好きなタイプなので、イラっとすること多いんですよね(笑)
でも、会社のルールはいきなり変えられないので、「納得いきませんが、わかりました」と言うこともままあります。
そういうやつです。
イベントしてた時も、こうしたらよくね？こんなのは？とどうしてみんな出さないのかなと思うこともありました。
ポンポン言うから、それはちょっと...ってことも沢山あったと思います。
だけど、まずは聞いてもらえる人にきちんと伝える。
そうすると、その人が聞いてくれる相手を知っていたりして、また上の人に掛け合える、なんてこともあります。
わからなければ聞く、これも聞ける人がいること大事。
聞ける人でありたいと思うし、聞いてくれる人に話せる自分でもありたいなと思います。
さて、今月で仕事がなくなるわけですが、いったいどうするんだろう、自分。
これ、もう３ヶ月決められてないんだけど、脳の負担になっているだろうか(笑)
どうしたら、自分が気持ちよく働けるか。
自分の人生として働けるか。
まずは稼ぐかもしれないけれど、これは、人生として考え続けて、必要な情報が入ってきますように☆
以上
