物販事業者必見！帳簿の付け方完全ガイド - 手書き・エクセル・ソフトの選び方まで徹底解説
物販ビジネスを始めたばかりの事業者にとって、帳簿付けは避けて通れない重要な業務です。しかし、「どの帳簿を作ればいいのか」「手書きとエクセルどちらがいいのか」「仕入れと売上はどう記録するのか」といった疑問を持つ方も多いでしょう。本記事では、物販事業者が知っておくべき帳簿の付け方を、初心者でも理解できるよう具体例とともに詳しく解説します。確定申告で慌てることなく、事業の成長につながる帳簿管理を身につけましょう。物販事業者に帳簿付けが必要な理由法的義務として個人事業主であっても法人であっても、事業を行うすべての事業者は帳簿を作成・保存する義務があります。これは所得税法や法人税法で定められており、物販事業も例外ではありません。特に重要なのは、令和5年分の確定申告から、売上げに関する帳簿を保存していない場合や記載が不十分な場合、加算税が5％または10％加重されることです。確定申告のため確定申告では、1年間の売上や経費を正確に申告する必要があります。帳簿がなければ：正しい所得金額を計算できない経費として認められない支出が発生する税務調査で指摘を受けるリスクが高まる事業管理のため帳簿は単なる税務書類ではありません。以下の経営判断に活用できます：収益性の把握：どの商品が利益を生んでいるか資金繰りの管理：現金の流れと支払予定の把握成長戦略の立案：売上トレンドの分析帳簿の種類と選び方主要簿と補助簿の違い帳簿は大きく「主要簿」と「補助簿」に分けられます。種類概要対象者主要簿すべての取引を記録する基本帳簿複式簿記を選択する事業者補助簿主要簿の内容を詳細に記録する帳簿すべての事業者青色申告と白色申告による違い申告方法によって必要な帳簿が異なります：申告方法必要な帳簿節税効果白色申告補助簿のみ基礎控除のみ青色申告（10万円控除）単式簿記10万円の特別控除青色申告（55万円控除）複式簿記55万円の特別控除青色申告（65万円控除）複式簿記＋電子申告65万円の特別控除単式簿記と複式簿記の違い単式簿記特徴：家計簿のようにシンプルな記録方法記録例：日付 摘要 収入 支出 残高1/15 商品売上 50,000 - 50,0001/20 商品仕入れ - 30,000 20,000copyメリット：簿記知識が不要記帳が簡単始めやすいデメリット：青色申告特別控除が10万円まで経営分析が困難確定申告時の集計が大変複式簿記特徴：一つの取引を「借方」と「貸方」で記録記録例：日付 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額1/15 現金 50,000 売上高 50,0001/20 仕入高 30,000 現金 30,000copyメリット：最大65万円の青色申告特別控除正確な財務状況の把握経営分析が可能デメリット：簿記知識が必要記帳が複雑時間がかかる物販に必要な帳簿一覧主要簿（複式簿記の場合）帳簿名用途記録内容仕訳帳すべての取引を日付順に記録取引日、勘定科目、金額総勘定元帳勘定科目別に取引を整理科目別の残高推移補助簿（すべての事業者）帳簿名重要度記録内容現金出納帳★★★現金の入出金預金出納帳★★★銀行口座の入出金売上帳★★★売上の詳細記録仕入帳★★★仕入の詳細記録売掛帳★★☆未回収売上の管理買掛帳★★☆未払仕入の管理経費帳★★☆各種経費の記録帳簿の作成方法1. 手書きでの作成適している事業者：取引件数が少ない（月20件以下）パソコンが苦手簿記を基礎から学びたい必要なもの：帳簿用ノートまたは専用帳簿ペン（訂正時は二重線と訂正印）手順：国税庁の様式例をダウンロード項目を手書きで作成日々の取引を記録月末に集計メリット・デメリット：メリットデメリット・初期費用が安い<br>・簿記の理解が深まる<br>・電源不要・計算ミスのリスク<br>・時間がかかる<br>・保管場所が必要2. エクセルでの作成適している事業者：取引件数が中程度（月50件以下）パソコンの基本操作ができるコストを抑えたい作成手順：テンプレートの準備excelA列：日付B列：取引先C列：摘要D列：収入E列：支出F列：残高（=前行残高+収入-支出）copy関数の活用excel=SUM(D:D) // 収入合計=SUM(E:E) // 支出合計=D2+F1-E2 // 残高計算copy月次集計表の作成メリット・デメリット：メリットデメリット・計算の自動化<br>・データの検索が可能<br>・バックアップが簡単・エクセル操作の知識が必要<br>・関数エラーのリスク<br>・複式簿記は困難3. 会計ソフトでの作成適している事業者：取引件数が多い（月50件以上）青色申告を検討している効率を重視したい主要な会計ソフト比較：ソフト名月額料金特徴freee1,180円〜初心者向け、自動仕訳機能弥生8,800円/年〜老舗ブランド、サポート充実マネーフォワード1,280円〜銀行連携、レポート機能メリット・デメリット：メリットデメリット・自動計算・転記<br>・確定申告書の作成<br>・銀行連携機能・月額費用<br>・操作習得の時間<br>・ネット環境が必要物販特有の記帳ポイント仕入れの記録方法物販事業では仕入れの記録が特に重要です。記録すべき項目は以下の通りです：必須項目記録例注意点日付2024/1/15実際の仕入日仕入先○○商事正式名称または略称商品名Tシャツ50枚数量も記載金額50,000円税込金額支払方法現金/振込/カード決済手段単式簿記での仕入記録例：日付 摘要 支出 残高1/15 ○○商事 Tシャツ 50,000 150,000copy複式簿記での仕入記録例：借方：仕入高 50,000 貸方：現金 50,000copy売上の記録方法売上も確実に記録する必要があります：必須項目記録例注意点日付2024/1/20売上計上日販売先個人客/法人名プライバシーに配慮商品名Tシャツ10枚販売した商品金額20,000円税込売上入金方法現金/振込入金確認日も記録在庫管理との連携物販では在庫管理も重要です：在庫帳の作成例：商品名 期首在庫 当月仕入 当月売上 期末在庫Tシャツ 20 50 30 40copyECサイト特有の記録ネットショップ運営者は以下の点に注意：プラットフォーム手数料売上総額：21,000円 手数料：1,000円 実入金：20,000円送料の扱い送料込みの場合：売上に含める送料別の場合：別途記録返品・キャンセル返品処理の記録も必要原因別の集計で改善点を把握よくある間違いと対策1. 現金とプライベート資金の混同間違い例：1/15 商品仕入 50,000円（実際は個人の現金で支払い）copy正しい対応：1/15 商品仕入 50,000 事業主借 50,0001/15 事業主借 50,000 現金 50,000copy2. 経費の計上もれ見落としがちな経費：経費項目具体例勘定科目通信費ネット代、電話代通信費消耗品費梱包材、ラベル消耗品費支払手数料振込手数料、カード手数料支払手数料旅費交通費仕入先訪問、展示会参加旅費交通費3. プライベート使用分の除外家事按分が必要な費用：費用項目按分方法例事業割合電気代作業時間による按分30%家賃作業スペースの面積20%通信費事業利用時間50%4. 領収書の管理不備対策方法：即日ファイリング：受け取ったその日に整理月別管理：月ごとにファイルを分けるデジタル化：スマホアプリで撮影・保存出金伝票：領収書がない場合の代替手段帳簿保存のルールと期間保存期間申告方法帳簿保存期間書類保存期間白色申告5年間5年間青色申告7年間7年間（重要書類）<br>5年間（その他）保存方法紙での保存：整理整頓して保管湿気・火災対策簡単に取り出せる状態電子データ保存：電子帳簿保存法に準拠バックアップの作成検索機能の確保電子帳簿保存法への対応2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化されました：対象となる電子取引：メールで受け取った請求書ECサイトからダウンロードした領収書オンライン決済の利用明細保存要件：データの真実性確保可視性の確保検索機能の確保まとめ物販事業者の帳簿付けは、法的義務であると同時に事業成長のための重要なツールです。始めたばかりの方：白色申告で単式簿記から始める手書きまたはエクセルで基本を習得月1回の定期記帳を習慣化事業が軌道に乗った方：青色申告への切り替えを検討会計ソフトの導入で効率化複式簿記で詳細な財務把握成長期の方：税理士との連携を検討月次決算で経営判断を迅速化システム化で業務効率を最大化帳簿付けは一見面倒に思えますが、正しく継続することで必ず事業の成長につながります。自分の事業規模と目標に合った方法を選択し、着実に取り組んでいきましょう。税務や記帳に不安がある場合は、最寄りの青色申告会や税理士に相談することをお勧めします。プロのアドバイスを受けることで、より効率的で正確な帳簿管理が可能になります。Re-HERO株式会社｜新しい事業から始まる、未来のヒーローたちを創る。Re-HERO株式会社は、新しい事業を通じて多くの起業家を生み出す企業です。挑戦をサポートし、未来のヒーローたちを共に創造します。re-hero.jp
