会社で電話対応しなければいけないけれど、うまく話せないし、
相手にきちんと意図が伝わらなかったり変と思われないか心配。
それに、内容をしっかり聞き取れなかったら、
上司や取り次ぐ相手にも迷惑をかけてしまう・・・
プレッシャーだ。
どうしたら、
落ち着いて電話対応ができるのだろう。
こんにちは、やすなです。
今日は、webライティングの基礎を
踏まえて、ブログの書き方を買えています！
近々、WordPressの方でもブログを
書いていきたいと思っていて、実験的に
そちらでも通用するような文章を描きたいと思い、
練習もかねています！
今日のテーマとして、
電話について書いてみたいと思います！
目次
・なぜ電話が嫌なのか、深掘りしてみる
・電話を取る前に、深呼吸しよう
・お守りがわりの、手元のメモ
・電話対応は、場数で慣れます
かくいうわたしも、電話対応苦手です。
パソコン、ゲーム、最新ガジェットなんかは
臆せず触り、すぐに操作を覚えるのに、
会社の備え付きの電話の操作は全く頭に入らなかったことも
今ではいい思い出です(笑)
でも、昔に比べれば抵抗感はなくなり
頼まれればどこにでも電話しますし、
電話を受けることも少しは慣れてきました。
そこで、
わたしはどうやって電話嫌いを克服出来たのか
会社員時代や電話を掛けたり受けたりした時に
やっていた自分なりの対処法をご紹介したいと思います。
なぜ電話が嫌なのか、深掘りしてみる
まずは自分が
なぜ電話対応が嫌なのか、考えてみましょう。
え？と
思われるかもしれませんが、意外とここは大切です。
案外、
理由がわかってしまえば不安を取り除く対処が
出来てしまうものです。
具体例を出してみましょう。
わたしが以前勤めていた会社の
備え付けの子機はポンコツでした。
とにかく音声が聞きづらく
相手が何を言っているのか
聞き取ることが至難の技で(笑)
そのせいで、
わたしは電話を受けたり
発信することが嫌になりました。
だって、聞き取れなくて
何度もなんども相手に
聞き返すことになり申し訳ないし
社内の誰かに取り次ぐにしても、
要件がうまく聞き取れなくて取次に失敗したら
全方位で迷惑を掛けることになり怒られる。
まさに負のループ。
でも、冷静に考えてそれは自分の原因ではなく
外的要因。
上司や社長に進言して電話を買い換えてもらえば
そのストレスはなくなり、電話に出やすくなりますよね？
もちろん、
電話の問題で無かった場合も
同様に問題をあぶりだせば対処できるはず。
なので、
自分は電話の何に不安を感じているのか。
しっかり深掘りすることが大切です。
電話を取る前に、深呼吸
電話を受ける時に
・不安、怖い
・社会人として変な敬語を使わないように・・・
・きちんと要件を伝え、
相手の要件も聞かなくては・・・
・・・etc
など、変にかしこまって
緊張してしまうかもしれませんね。
電話は、普通の対面での会話とは違い
相手の表情が見えないので意図が掴みにくいです。
でも、電話を前に緊張したり不安を感じるのは
電話のお相手だって同じなのです。
普通に初対面の人と会話をする時って緊張しますよね？
もし、電話のお相手が面識のない人だった場合は
対面時よりも緊張するのは当たり前です。
大切な要件を伝えなければいけないなら
なおさら、緊張するはず！
不安で緊張してしまうのは
あなただけでなく、
お相手も同じだと言うことを
ぜひ念頭においてください。
落ち着いて丁寧に対応すれば
うまく行くはず！
お守りがわりの、手元のメモ
電話を受けたり掛けたりする際は、
手元にメモを用意すると安心します。
相手からの要件なんかも
さらさらっとメモすることが出来て
聴き忘れたり、間違い防止になります。
この時に大切なのは、相手の話している内容を
全てメモしようとしないこと。
大切な単語や数字、要件だけを
メモするようにしましょう。
コツとしては、メモに集中するのではなく
相手が何を言いたいのかにフォーカスして
話を聞き、単語や数字をメモすること。
幸い、会議なんかとは違って
電話は要件のみ伝える事が多いです。
さらに、間違い防止の行動として
・電話が終わった後、すぐ見返して
単語などをまとめる
・メモをして不安な場合は、
相手のタイミングをみて
内容を復唱して確認を取る
メモのおかげで、
ある程度不安は消えるのでおすすめです。
電話対応は、場数で慣れます
ものすごく当たり前だと言われそうですが、
言ってしまえばぶっちゃけ場数で電話は慣れます。
今、電話対応が上手なあの人も、
最初は不安で緊張していたはずです。
何事も、慣れないことは不安だし
うまく出来ない。
最初から自転車に乗れたわけではないし、
初めての場所に行く時、
新しい環境に入学や入社をする時…
当たり前ですが、ドキドキするし
不安もあるはず。
でも、少しづつ繰り返して回数をこなす内に
それがいつしか習慣となり、
不安は消えて行動できるようになります。
最初は誰でも不安です。
でも、必ず電話対応に慣れて行くこともできます。
まとめ
だれもが最初は慣れないことには戸惑い、緊張するもの。
それでも、不安を明確にして対処したり、
回数をこなしていけば必ず不安はなくなります。
電話対応がそつなくこなせて
ストレスが減る人が一人でも増えますように。
