今日は非常に学びの多い日でした。
会社の会議で進行役を求められたのですが、これがまた難しい。
私は33歳にして、はじめてファシリテーションを経験しました。
その学びをメモします。
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学んだこと：
１．会議のゴールをあらかじめ決めておく。”あらかじめ”というのは会議に入ってからでは遅い。事前に関係者に根回しして議論の方向性を定めておく。
２．会議で決めた内容について後出しで文句を入れない。
３．進行はあらかじめ準備していたシナリオのとおり進める。
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本日の会議出席者は10名。
前回の会議をもとに出席者には1人1人あるドキュメント作成の宿題を与えられており、今回はまずそのレビューの時間帯を設けていました。
会議に入り、レビューを始めたのは良いものの、最初に発表を開始した若手の社員の発表が終わった時、周りはし～ん・・・
それもそのはず。
参加者にはこの宿題を全員に発表した後、何が起きるのか、何をゴールにしているのか見えませんでした。
そこで慌てて私がレビューを中断させ、
「この会議のゴールを決めましょう。宿題に基づくターゲットを定めてアクションを決めませんか？」
と提案しましたが、会議出席者は無反応。
その時察したのですが、彼らは言われるがまま会議に出席し、言われるがまま宿題をこなしたにすぎなかったのです。
こうやって報告するといかにも参加者が悪いようですが、
私が感じたのは彼らを責めるのではなく、オーガナイザーである私およびその上司が、
会議開始前に明確に指針を示さなかったことが問題であるということでした。
終わった後、参加していた若手の社員から一言。
「今日は何のための会議だったんですか」
彼は何気なく、言ったつもりでしょうが、これは堪えました。
私もしどろもどろになって見苦しい責任転嫁をしていました。
帰る前に会議の議事録を書いていて思ったのは、悪かったなりになんとかアクションまで作成できたものの、結局経験豊富な参加者に助けられたものも多かったです。
でも「学んだこと」に書いたように、結局は準備さえしていれば滞りなく進行できたんじゃないかなと思いました。
２の「決めたことには文句を言わない」は会議の最重要ルールな気もします。これを崩したら会議が意味をなくしますからね。
それにしてもファシリテーションというスキルの重要性を骨身に染みた1日でした。
