報告書の書き方
ここの所、
報告書を書く＆読むことが増えている・・・気がする。
いや、増えている。
で、
わかりやすい報告書と、わかりにくい報告書があるので
何が違うのか、考えてみた。
まずは、
誰の為に報告するものなのか
明確になっているものが読みやすい。
私たちの書くべき報告書は、
上層部へ説明する部分と、
仲間内で情報共有し、対策する部分とがある。
この辺を理解して書かれているものはわかりやすい。
なので、
簡潔に要約した文章で端的に説明する部分と
詳細内容を突き詰めて説明する部分とで分けて考えた方がいい。
状況説明は、文字も少なく、説明できている方ものが望ましい。
詳しく説明されるべきは対策なわけで、
状況、結果は、少ない言葉で表現してあることが望まれる。
また、キャプチャー画像を用意して全て説明できる場合は、
文章はそれを説明する形で書くだけでもいい。
なるべく早く状況報告することも大切だ。
書く方も読む方もパワーを使うワケなので、
そのパワーは解決策に注がれるべきだ。
構成に関しても、ある程度テンプレート化されているが
もう一度考えてみた。
【表題】
文章の概要が一目で伝わるように書く。
テロップの文章と同じで、１６文字以内がいい。
【状況説明】
いつ、どういう状態で、誰が行っていたのか
「日時」 番組収録時間、トラブル時間、OA時間、
「場所」 どこで
「 人 」 誰が
箇条書きでよい。
【内容要旨】
簡潔に。この要旨に関しては、詳しくない人にもわかるようにする。
まずは、一番重要な所を伝える。
オンエアに支障があったのか、どうか？
できるだけ、重要な内容を３つ程度にまとめるように心がける。
結局、どんな原因で、どんな対策をするのか？ということを中心に、
報告相手の知りたいことを書くよう心がける。
ここでは、上司など目上の人を意識するといい。
内容要旨は一番最後にして、
詳細説明をまとめる形で書いた方が書きやすいと思う。
【詳細説明】
ここでは具体的に書く。
同僚、仲間へ向けた具体的な説明、技術的解説。
課題は何か？を特に明確に書く。
と、こんな所を意識すると
誰からも突っ込まれないものになるはずだ。
報告書と言ったが、これは日頃の会話でも
当てはめて考えることができると思った。
相手に理解してもらいやすい行程は同じだな。
もっと言ってしまえば、
発注を受ける日々の仕事も同じですね。
日々勉強ですなー。