こんにちは。運気が読める事務アシスタント きよみです。
今回は事務の効率化について。
私は昨年までフリーランスではなく正社員や派遣などで
一般企業にお勤めしていました。
そこで営業の方2-3人のアシスタントとして
仕事をしておりましたが、
女性社員からみた男性社員のあるあるについて書きますね。
女性陣はたいてい仕事を終わらせて早く帰りたいので
「いかに効率よくやるか」
「いかに早く終わらせるか」
について考えます。
（私のような子育てアラフォー世代限定なのかもしれません。
たまに時間に余裕があって飲みにいくまでの時間つぶしのような方もいらっしゃいます）
私は2度手間がとっても嫌いなので
・頻繁に使用するファイルのショートカットの整理
（通常デスクトップやツールバーに配置）
・windows、各ソフトのショートカットの使用
・メールソフトのカスタマイズ
簡単なところでこれくらいは誰もがやっているとは思うのですが
男性陣はあまりこういうことをやりません。
個人差はありますが、私の周りに居た方はほとんど
やっていませんでした。
そしてそういう方は残業大好き傾向にあります（笑
大きい企業さまだと、共有ファイルが膨大で
ファイルの階層が複雑化しているので
目的ファイルにたどり着くまでに１０階層近く中に
入ることもあります。
そんな場合でも私の担当していた方は最初から毎回クリックしていきます。
そのせいか異常に階層の順番を記憶しています（笑
ショットカットを置いてしまえば1度のクリックで済むのに
こういうことをしないんです。
知らないのかもしれないし、やり方を調べる余裕がないので
そのままかもしれません。
メールもそう。
「どのメールだっけ？」なんて過去のメールを振り返ることはよくありますが
検索で上手く見つけられなかったり、そもそも検索もできず、
上から順番に目視で探す方もいらっしゃいます。
夜遅くまで仕事している方はその傾向が高いです。
すべては「余裕がない」につきると思いますが
一度仕事をストップしても、環境を整えることって大事だと思いませんか？
事務作業を効率化して、コアな業務に集中して、売上へとつなげる。
そしてプライベートの充実化。。（こちらは人それぞれですかね笑）
そんなどう手をつけるべきかわからない。。
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