事務業務の基本といったら何を思い浮かべるだろう。
電話応対、コピー、消耗品発注・・・こまごました業務は山のようにある。
そのうちの一つ
ファイリング
これは、基本の１つだと思う。
自慢ではないが、私はファイリングが苦手だ。→本当に自慢にならないよ
さっさと綴じてしまえばいいのに、「とりあえず後で」と思ってトレイに積んでおく・・・そうするといつの間に山のように書類が・・・ダメである。
総務人事を担当する以上、ファイリングはきちんとやらなくては・・・そう心にひそかに誓ったくらいファイリングが苦手なのだ。
だがしかし、そんな私も驚愕するようなファイリング事情がここには存在した！！
わが社は、開発の受託をメインにやっている。エンジニアが客先に常駐し開発を請け負うパターンと社内のエンジニアが開発を請け負い出来上がったものを納品するパターンがある。
それとは別の部門で純粋なる「派遣業務」をやっている部門がある。
稼働しているスタッフはそんなに多くない。部門全体でも５０人弱。
引き継ぎの最初に行われたのはタイムカードのチェック業務。
S子さんは「毎月、正社員のタイムカードは３日までに、派遣社員のタイムカードは１１日までに総務に届きます。それを間違いがないかどうかチェックします」と説明してくれた。
給与計算そのものはアウトソースしている。給与計算のもとになる就業時間（残業、深夜残業、休日出勤を含む）を間違いがないかどうかチェックし、有休を利用している日はきちんと届が出されているかなどをチェックするのだという。
なるほど。
わが社は様々な勤務形態が存在する。
定時通りに働く固定勤務の人、フレックス勤務の人、派遣スタッフについては「派遣されている企業によって」就業形態はさまざまなので、派遣スタッフについてはまずは基本となる「契約書」を確認したいと思った私。
S子さんに聞く。
「派遣スタッフの契約書ってどこにあるんですか？」
S子さんはにこやかに１冊のファイルを差し出した。
「これですー」
さて、ここで問題です。
そこに綴じられている契約書、どのようにファイリングされていたでしょうか。
個人別？
企業別？
契約更新月別？
・・・まぁ、いろんなパターンが考えられると思うが、少なくとも何かしらの
規則性
これに基づいてファイルされていると思う・・・よね？普通。
渡されたのは５センチのドッチファイル。
何かしらインデックスがついていると思いきや・・・何もない。
・・・５０名弱の人たちの契約書・・・だよね？？
ぱらぱらぱらぱら・・・・・めくってみるけど・・・・なんだろうこれは。
なんの順に並んでいるのだろう。
規則性が・・・見えない
S子さんに聞いてみた。
「あのぅ・・・これ、何の順に並んでいるんですか？」
「あ、これですか？これは基本的には総務に届いた順に入れてます」
と・・・・
届いた順？！
そしてほどなくして私は知った。
そこには現在稼働中のスタッフも、すでに退職したスタッフも、ぜーーーーんぶ混在した状態でファイリングされているということを。
やめてくれーーーー！！