こんにちは！焼き鳥ちゃんです。
2回目の更新をご覧いただきありがとうございます。
企業の土台を支えるバックオフィス業務。日々の業務に追われながらも、「この時期にやるべきことって何だっけ？」「来月の準備、大丈夫かな…？」と感じたことはありませんか？
今回は、そんな不安を解消するために、バックオフィスの毎月のルーティン業務と、月別のイレギュラー業務をご紹介します。
新任の担当者はもちろん、他の担当者はどんなルーティンで過ごしているのか気になっている方へ、あくまで一例ですが、是非参考にしていただけると幸いです。
毎月のルーティン業務
【月初にやること】
- 前月の売上、経費の集計と報告
- 前月締めの請求書の発行と送付
- 勤怠データの締めと確認
- 有給の付与
- 先月分の経費精算、クレジットカード利用チェック
- 社会保険、住民税、源泉徴収税の支払手続き
- 消耗品や備品の在庫確認・発注
- 社内連絡や通知の更新（社会保険の随時改定や有給関係、締切関係等）
ここでは、前月の「締め処理」+「今月のスタート準備」がポイントになります。
結局1人ではなにもできません。
例えば、社内連絡や通知の更新、勤怠データの締切について
周りに『いつまでにこれを提出してね。』
と早目の連絡と、余裕のある締切を提示するようにしましょう。
マメな報連相をすることによって、トラブルを防ぎ自分の首を絞めないワークスケジュールを確保しましょう。
【月中にやること】
- 給与計算の準備
- 経費精算やクレジットカードの証憑漏れ確認
- 予算と実績の差異分析
中旬は主に落ち着いているように思いますが、
月初に提出が漏れている証憑を従業員から集めたり、従業員からの身上変更や質問事項の対応。
日常の法務チェック、営業サポートなどを並行しながら行います。
月初がいそがしいため、他の仕事が手が付けられない分、
中旬に持ち越す仕事も多くなりがちです。
そのためしっかり計画を立てておきましょう。
また、「振り返り」+「調整・改善」で会社の健康状態を確認しつつ
月末へ備えていきます。
【月末にやること】
- 月次決算の準備
- 翌月の予算、業務スケジュールの策定
- 月末支払い請求書のチェックと振込
- 給与振込
月末はなんと言っても、｢給与｣と｢月末請求書の処理｣が大きいです。
会社によっては、締め日や払い日が変わりますが、
弊社は給与が25日、請求書が月末払いです。
しっかりと確認して、間違いがないようにお振込みをして行きます。
もちろん、他の日常業務と並行して行うので、正確さも持ちながら計画的にスピードを意識することが大切です。
月別のイレギュラー業務一覧
1月の業務 12月決算の場合はこの月に処理をします。また、年始のご挨拶対応や新年会の運営など、社内外の行事の企画。また、前月から引き続き、年末調整の最終対応も行います。 2月の業務 税理士と連携し決算処理の最終調整と法人税等の振込を行います。また新年度に向けた予算編成や体制見直しもこの頃のタイミングです。 3月の業務 4月入社の新卒社員を迎えるための研修資料の準備や社内整備。年度末処理が必要なものはこのタイミングで。 4月の業務 新入社員の入社対応や研修運営がメイン業務になります。また、人事異動がある場合は異動手続きや配置転換のサポートも必要となります。 5月の業務 ゴールデンウィークにより営業日が少なくなるため、業務スケジュールを前倒しする工夫が求められます。あわせて、夏季賞与の算定準備も始まります。 6月の業務 社会保険の定時決定に関する手続き等 7月の業務 労働保険の年度更新の提出期限があるため、必要な資料をそろえて申告を行います。 8月の業務 お盆休みにより営業日が少なくなるため、業務スケジュールを前倒しする工夫が求められます。 9月の業務 上半期の締めにあたるため、半期決算準備が中心となります。また、弊社は健康診断の実施がこの時期です。 10月の業務 後半から年末調整に向けた準備がスタートします。社員への書類配布や提出スケジュールの設定など、早めの対応が鍵になります。 11月の業務 冬季賞与の試算や年末調整の確認も進めておくとスムーズです。 12月の業務 決算期。資料をまとめ、税理士と連携しながら進めていきます。また年末調整の本番対応で最も忙しくなる月のひとつです。加えて、忘年会の企画・運営やオフィスの大掃除、新年の準備も行います。 |
おわりに
バックオフィスの仕事は、日々の地道な積み重ねが命。「毎月のやること」を見える化することで、抜け漏れを防ぎ、心に余裕を持って仕事に取り組むことができます。
もし気に入って頂けましたら、ぜひこの記事を自社用のチェックリストやスケジュール表にカスタマイズして、毎月の業務管理に役立ててみてくださいね。