上司のミーティング進行に学ぶ

こんにちは

お越しくださりありがとうございます

ナースマネージャーのごんどりえです

今日は上司主導のミーティングからの学びをシェアします

普段は、マネージャーとして病棟内で自分がミーティングを仕切ることが多いので

今日は貴重な機会となりました

いざ始まってみると

最初から最後まで【事前準備の大切】と【相手への配慮】がとってもよくわかる進行だったのです

普段私の事前準備としては

話し合いたいテーマの明確化

話し合いたい順序とアジェンダの設定

内容に関わるデータの収集と分析（やる気と重要度による 笑）

上記をレジュメにまとめる

ミーティング日時の設定とレジュメの共有

を行っています。

まあ正直

最低限のことはやっていて

ミーティングメンバーも困ることはないだろう、失礼もないだろうと思っていました

しかし・・・

上司はそんなもんじゃなかった・・・

初めにミーティングのテーマ・アジェンダ・ゴールについてアナウンスする

アジェンダ毎の進行方法を提示する

意見を求める前に説明を行う

一つのアジェンダの説明毎に、説明についての質問はないか確認する

必要な資料が事前にPC上で開かれていて説明や質問に応じて提示できる

そのアジェンダでキーとなる人物には必ず意見を確認する

この進め方の効果がすごくて

参加者側としては

内容や進行がめちゃくちゃわかりやすくて

思考がきちんと整理されるので意見も言いやすいんです

メンバーの認識が揃って進むので無駄もなく

全員が納得してゴールに辿り着くことができたんです

ミーティングしてると

「何決めるんだっけ？？」

「何の話してるんだっけ？？」

「脱線してる？」

「意見出てるのにまとまらないな・・・」

「ミーティングで決めたのに後から文句言うんかいっ」

ってことありませんか？？

これって自分が仕切っててもあって

「今日はこれを決めたいんでこの話しますよー」とか

「これについての意見ください」とか修正することがあります。

でもそれって私が

『参加メンバーにとってわかりやすい準備と進行ができていなかったんだな』

ってことに気づきました

これはぜひともインストールしたいと思って

上司の準備・進行から具体的な効果をまとめました

初めにミーティングのテーマ・アジェンダ・ゴールについてアナウンスする

　「今日のミーティングのテーマは〇〇です」

　「ミーティングのゴールは〇〇で、そのために〇〇（アジェンダ）の話し合いをしていきます」

　　ミーティングの目的と内容を明確にしてメンバーの認識を揃える

アジェンダ毎の進行方法を提示する

意見を求める前に説明を行う

　「〇〇を決めるために、まずは〇〇の説明をします。その後、〇〇についての意見を聞かせてください」

　　自分が何をすべきか（聞くのか、考えるのか、ディスカッションするのか）がわかる

　　　  事象・状況の説明をすることで前提を揃える

　　　  説明をすることで、何について意見が必要か具体的にできる

一つのアジェンダの説明毎に、説明についての質問はないか確認する

　「まず説明についてのご質問はありますか？」

　　メンバーの前提の理解がなされた上で次に進める

　　　   意見と質問が混ざり合うことを避ける

必要な資料が事前にPC上で開かれていて説明や質問に応じて提示できる

　　状況理解の曖昧さを避ける

　　　  根拠ある前提を共通認識で持つことができる

　　　  データを用いた分析をメンバーで行うことができる

そのアジェンダでキーとなる人物には必ず意見を確認する

　　キーパーソンの理解や納得があることの確認

　　　（この事実を作るのは大事だと思います！後から覆されたりすることもあるので 笑）

効果を書き出してみると、改めてすごいです・・・

めちゃくちゃ考えられてます。

ミーティングを円滑に進めることや効果的にするためには

やはり

【事前準備】と【相手への配慮】なのだなと思います。

参加メンバーが内容を理解できて、存分にディスカッションに力を発揮できれば

自ずと円滑で効果的なミーティングになるはずです。

相手が理解できるように

【何（データなどのツール）があればいいのか】

【どんな説明が必要か】

【どんな順序で進めるか】

【どんなアナウンスをしたら相手の準備ができるのか】

【ミーティング中はどのように反応をキャッチして返すか】

これらの事前準備とシミュレーションを取り入れていきたいと思います

みなさんはミーティングの時に意識していることはありますか？

写真は飲みーティング

ごんどりえ