こちらも結果として交換留学生は不要でした。
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外務省の担当者に連絡しこちらに電話して確認してみると良いとアドバイスされた事、渡航先と渡航目的を伝えて実際の所本当に必要なのかと言う事を質問しました。
必要性の有無に関しては「現地で手続きが必要ならば」でした。個別の案件に関してはこちらも把握はしていないようでした。公証人役場でのこの件に関しての手続きは英訳された書類が正しいかどうかだと言う事でした。戸籍抄本や謄本は内容が決まっているので決まったフォームでやれば個人でも可能だと外務省の人と同じ意見でした。この件に関しては二つの役所が同じ事を言っているので正しいのだと思います。
必要なのは英訳を認めてもらいたい書類の原本（今回は抄本か謄本）と英訳した文章、身分証明書、手数料11,500円です。現地で確かに本人に英訳の能力があると言う誓約書にサインするため20分かかり、事前予約が必要と言う事でした。実際に現地でその書類が有効であったか否かは判らないと言う事です。お金はかかるがこの書類が有効ならば現地での手間はかなり省けるわけですし費用的には捻出可だと判断し予約を入れました。当日発行可と言う事でした。
必要になるか否かはわかりませんが、戸籍抄本（市役所発行分）に外務省でアポスティーユ印を受けた物と戸籍抄本と自分で戸籍抄本を英訳したものに公証人役場で内容が間違っていないか承認を受けた物の２つを取りあえず用意しました。