職場には、分厚いチューブファイルがごろごろとありますが、現在は誰も使っていないのに良いポジションに陣取ったままの「長老」というか「老害」というか、そんなファイルがあります。しかも、その数が少なくない。困ったものです。
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最近は、極力「紙を残さない」を心がけています。
紙の書類は、プロジェクト進行中は１つの封筒（使用済みの再生封筒）に全部まとめます。野口悠紀雄さんの「押出しファイリング」を若干アレンジしながら実行しています。
プロジェクトが一通り終わったら、紙の書類で今後参照しそうなものはスキャンしてPDFにし、他の関連電子ファイルと同じフォルダに保存しておきます。そして紙は捨てます。シュレッダーか溶解処分。
これで紙は残りません。
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社内規定でも、書類ごとに文書保管期間の定めがあるんですが、「永久保存」ってどうすんだいって感じですね。果てしなく倉庫を増やしていくつもりなのでしょうか。
あと、印鑑が押してある書類って困るんですよね。どうでもいい文書にも作成者の印鑑が押してある。あの赤い印影をみると「原本」って感じがして、「どっかに綴っておかないと」という意識が働いてしまい、捨てづらいのです。
最近は思い切って捨てるようにしてます。