効率的に仕事をしようとすると、メールはそのツールとして有効です。
しかし、先日の新聞に、精神科医の香山リカさんへのインタビュー記事に、以下のような内容がありました。
”香山さんは「非効率なものを切り捨てる風潮にあって、自浄作用としてうつ病がおきている」と書いていますが。”
（平成２２年４月２２日、読売新聞夕刊、香山リカ、「うつの時代」どう生きる？より抜粋）
あまりに「効率」を追い求めることは、人間にもプレッシャーを与えるのかもしれません。
メールと電話を比較すると、電話の方が「非効率」のように思われます。
ただ、実際は、電話をすると、相手との心理的距離も近くなり、相互理解が得られやすくなります。物事がそれで進むとしたら、決して「非効率」とはいえず、むしろ「効率的」なのかもしれません。
場合にもよりますが、一番良いのは会いに行って、直接話すことだと思います。ただ、物理的移動には時間がかかるので、量的には限界があります。
効率のようで非効率、非効率のようで効率、というものがあるのだと思います。
私の場合、自分が送ったメールで、すぐに相手に動いてほしいものがあるときは、大体、電話をします。
受け取った相手は、メールをまだ見ていないと、その場でＰＣからメールを見てもらい、お願いしたいことを話しながら伝えます。
すると、相手はすぐ、その日のうちに動いてくれることが多いです。
もし、電話をしないで、相手がメールを見るのに任せていたら、普通、その日に帰ってくることは少ないものです。
一本の電話が、相手の行動のスピードを速めてくれます。
そして、相手からのレスポンスに、私が早く動いたら、そのスピードは倍化します。
つまり「電話は行動の促進剤」だといえるでしょう。
電話は自分のペース、メールは相手のペースを優先したメディアだと思います。
電話で相手をつかまえることにより、自分のペースで物事が進みます。
一方、メールは相手が読まないと先に進みません。
急いでいる人ほど、メールより、電話を上手く使うのが、ビジネスのスピードを上げるのに役立つと思います。
先日、仕事で自分に届くメールを分析してみたら、実にいろいろなメールが多かったのですが、特にメーリングリストに入っていて届くものが多くありました。
このメーリングリストに入ると、本当にメールの数が膨大になります。
すると、いつの間にか、大事なメールを見落とす場合も出やすくなります。
私の場合、受信フォルダに届いたメールを、一つずつ確認、処理して、別のフォルダに入れるようにしているので、比較的見落としは少ないと思うのですが、そうしていない人は、時間の経過とともに、メールが埋もれていくと思います。
「自分が送ったメールを、相手が必ずしも読んでいない可能性は、結構高い」
このことをいつも考えておく必要はあると思います。
私は、相手に確認してもらいたいメールを送信した後は、電話をすることが多いです。
ファクスの到着確認に似ています。
はじめまして。
タイトルの「メールの時代だからこそ、電話をしよう！」ですが、これは最近、仕事をして感じていることです。
少し、このテーマを考えていきたいと思います。
先日、私がある方に仕事のメールを送りました。
そのメールは、私としては丁寧に整理し、資料も添付して、準備万端の積りで送ったものでした。
私としては、先方がそのメールを見て、私の依頼に取り組んでくれることを期待していたのです。
しかし、一日たっても、特に反応が無かったので、外出先から電話をしました。
「こんにちは」
「どうも」
「例の件ですが、こういう前提でお願いしますね」
「そうですね」
「メールには、ああ書きましたが、要するにそういうことです」
「メールですか？」
「はい、メールです。昨日、送りましたよ」
「昨日ですか。あれ、見落としたかな？」
「昨日の夜の８時頃に送りましたよ」
「えーっと、あ、これだ！２０時３分！」
「はい、そうです。よろしくお願いしますね！」
「わかりました！」
相手は完全にメールを見落としていました。
私が電話をしなければ、おそらく、そのままになっていたでしょう。
電話をして、良かったと思いました。
別のケースです。
先週の金曜日、ある方の依頼で、資料を作成し、その方に送りました。
翌週の月曜日、その方に電話をして、話をしました。
「おはようございます。先週、メールを送りましたが、資料はご覧になりましたか」
「あ、そうですか。見ておきます」
この方もメールを見ていませんでした。
また、別のケースです。
ある方に、ある仕事をお願いしていました。
その方から、特に返事も無いので、進展はどうかと思い、電話をしました。
「どうも、例の件ですが、お願いしていたことは進めて頂けますでしょうか」
「あ、例の件ね。連絡しなきゃと思っていたんですよ。そちらから、あの書類をもらえれば、進めます」
「わかりました。では、担当者に確認して、書類をメールで送らせます」
「お願いします」
それで、担当者に確認したところ、実は、そのメールは担当者は１週間前に先方に送っていました。
完全に先方はメールを見落としていたのです。
こちらから、改めてメールで資料を送り、その後、すぐ電話をし、メールの到着確認をしました。
３つのケースを上げましたが、どれも事実です。
これらの事実から、次のことが教訓であると考えられます。
「メールは送っても、相手が見ているとは限らないので、大事なメールは電話をして、そのメールが相手が読んだかを確認すること」
こう書くと、ＦＡＸの取り扱いに似ていることがわかります。
以上
