・見やすいパワーポイントの作り方がわからない
・センスがないと言われた
・作成に時間がかかってしまう
この記事にたどり着いた方はこのような方だと思います。
安心してください。
この記事を見た後にあなたは
誰が見てもわかりやすい簡潔な資料を
30分で作成できます
私は学生時代にパワーポイントを使うこともなく社会人になりました。
しかし、ある日唐突に上司から一言
「次の報告資料だけど他の部署の人もいるからパワーポイントでよろしく^ ^」
・・・は？パワーポイントってマジ？
使ったことないけど？
なんなら他の人が使ってるのもほとんど見たことないけど？
正直かなり焦りましたがとりあえず頑張って作りました。
が、報告後のトイレで聞こえてきた言葉は
あれは無いわw
資料なにも見えなかったんだけどw
正直むかつきましたが自分で見ても見づらいことは明らか
反論の余地はありませんでした
それもそのはず、これからお話しする内容を私は理解できていませんでした。
前置きはこの程度にして本題に入りましょう。
そもそもの大前提
それではみなさん大前提としてこれを覚えていてください。
主役はあなたです
資料ということに気を取られて情報を詰め込みがちになってしまいますが、
スライドに出す情報は最低限で構いません。
資料を見てもらうのは二の次、あなたが詳細な情報を話せばいいのです。
あなたの話のサポートにパワーポイントを使いましょう。
1スライド、1メッセージ
2つのメッセージを１つのスライドに詰め込んではいけません。
この法則を守ることを心がければ情報が多くなることはありません。
たとえば今あなたの作っているスライドの内容が、
"対策の実施と効果"などというような内容であれば必ず分けてください。
まずは"対策の実施"のスライド、そのあとに"実施したことによる効果"と2枚に分けてください。
スライドのフォーマット
ここからが資料の作成時間を削減する最も重要な部分です。
頭の中に必ず次のことを置いておいてください。
どんな資料もパワーポイントを使う限りこの流れになります。
目次
↓
資料(アンカーフォローをつける)
↓
ブリッジスライド
↓
資料(アンカーフォロー)
↓
ブリッジスライド
アンカーフォローってなに？
ブリッジスライド？わけわからん
はい、皆様の頭の中はこんな感じだと思うのでこれから説明します。
理解出来ちゃった人はここでやめても大丈夫です。
資料(アンカーフォローをつける)
アンカーフォローというのはスライドの左上部分のことです
ここは必ず目次の項目と合わせてください。
これを入れるだけで今、一体何について話しているのかが明確になります。
自分の話している内容と、
聞いている相手が認識している内容がしっかりとリンクします。
多少話が長くなってしまっても相手は
「ああ、今はこれについて話しているんだな」と理解してくれます。
ブリッジスライド
これも難しく考える必要はありません
ただ資料と資料の間に目次の一部を強調したスライドをもう一度挿入するだけです。
いきなりAのスライドからBのスライドに移っても聞き手はついてこられません。
このブリッジスライドを使うことでワンクッションを置きます。
こうすることで聞き手側は
「これからこの内容について話すのか」と聞く準備ができます。
細かい情報は必要ない
提出用の資料であれば資料を見て理解してもらう必要があります。
しかし、プレゼンや報告を行うのであればその必要はありません。
あくまでも主役はあなたです。
パワーポイントはあなたの手助けをするにすぎません。
もう一度言います、主役はあなたです。
細かい情報はあなたが口頭で説明すればいいのです。
メッセージを記載する
先ほど例で出したこちらのスライドですが
このアンカーフォローと資料の隙間に必ずメッセージを記載してください。
例えばこの資料であれば戦略法の提案なんてものは聞き手はわかっています。
だからこそ、メッセージが必要なのです。
このスライドを使ってあなたが最も伝えたい内容を
メッセージとして記載してください。
例）売り上げを30%向上、顧客の記憶に残す
まとめ
今まで説明した方法で資料を作成し順番に
目次
↓
資料(アンカーフォローをつける)
↓
ブリッジスライド
↓
資料(アンカーフォロー)
↓
ブリッジスライド
の順番で1度作成しておけばあとは次回以降は内容を書き換えるだけです。
私はこの方法で前もって使用する資料に目星がついていれば、
30分で資料が作れるようになりました。
同僚や上司からも内容が非常にわかりやすくなったと好評です。
今まで資料作成に使用していた時間を別業務あてて定時上りも増えました。
最後に
ここまで資料の作成について説明しましたが、
何度も申し上げたようにパワーポイントはあなたの補助を行うだけです。
あくまでも主役はあなたなのです。
報告やプレゼンを成功させるにはしっかりとした練習が必要です。
話し方や目線なども非常に重要になります。
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ここまで読んでいただきありがとうございました。
あなたの報告、プレゼンが成功することをお祈りしています。