５月６日、GWの間の平日、
大型連休中の方が多いのでしょうか。
私はカレンダーどおり。
今朝も元気に出勤
断捨離トレーナー講習生の
よしながなおみです。
お休み中はいつもと違う生活、
お疲れが出ませんように。
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今日も私の職場のお話です。
昨日の続きになります。
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職場の書類が書棚に入り切らずに
段ボールに詰め込まれ、
ファイルの順番も番号順ではなくランダム
長年そこにいる人はわかるらしいけれど、
外から異動してきた人は、
目的の書類がどこにあるかもわからない
聞けば、ここ2年ほど、保存期限の切れた書類を
処分していないことが判明
保存期限の切れた食品を
冷蔵庫に入れてるのと同じこと！
それじゃ入るものも入らないよね。
「片付けよか」
という私の鶴の一声でファイル整理をすることに。
ファイル整理は私が課長補佐の頃に
前の職場で散々やってきた。
聞くと、ここの職場の人たちは、
ファイルの処分や整理を
非常勤職員に任せていて、
自分たちでやってなかったと言う。
自分たちのファイルでしょ？
自分たちで整理しないでどうする？
「忙しい」を言い訳に、
職員が自分の手で、片付けをしていないことも
わかりました。
片付けって雑用じゃないんです。
始末をすることは
最後の責任を取る
ということ。
大事なことです。
そして、片付けの習慣は
やらないと身につかない
のです。
という訳で、
書類の廃棄と整理のマニュアルを作り
職員の役割分担をし、全員で作業をしました。
作業日程は1日。
１日だけ、作業する時間をください。
その日は、みんなで作業しましょう。
とみんなに声かけをして。
まず、
不要なファイルを処分すること
書類を番号順に並べること
それだけの作業
作業をしているうちに、
職員らが、
どこからやればうまくできるか
ということを考え始めました。
作業のリーダーが指示を出したり、
職員がこうした方がいいのではと
アイデアを出したり、
なかなか良い感じです。
結局、まる1日かかって
期限切れのファイルを処分して
番号順にファイルを並べるという作業が完了
それでも、書棚に入りきらず
はみ出したファイルが多数
すぐに使わない古い書類を、
見出しがわかるようにして
保存箱に詰めて保管することに。
最終的に、書棚が足りない
ということがわかったので、
総務課で書棚を５本、
調達してもらいました。
書棚を調達してもらうことになった
と聞いた職員は
「書棚、買ってもらえるんですか？」
「買ってもらえないと思ってました」
「ありがとうございます」
と言っていたけれど、
ありがとうは私に言うのではなく
頑張って書類を整理した
あなたたちが自分に言う言葉
ですね。
この職員らには
買ってもらえない
という思い込みがありました。
それは、自分が現状を把握してなかったから。
必要性を相手に伝えてないことも
買ってもらえない原因の一つ。
必要かどうかもわからないようでは
買って欲しいなんて言えませんよね。
自分たちでやっていくこと、
そして、必要なら必要と伝えること
その根拠を示すこと
これは「自立」「自律」ですね。
床に散らばっていたファイルたちが
きちんと書棚に番号順に並べられ
誰でも混乱なく書類を探せるようになりました
これで仕事も効率も上がるはず
と思ったのも束の間、
まだまだ課題は山積みです
職場の断捨離はなかなか手強い
明日は時間外勤務の断捨離のお話です。
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