スケジュールの変更に伴うタスク優先度付けで、担当者との認識合わせの大事さを
感じました。そんな話。
緊急度と重要度で優先度をつけるというのはよくやります。
①緊急かつ重要
②緊急だが重要ではない
③緊急でないが重要
④緊急でもなく重要でもない
大抵がこのような優先度付けをして実行するのではないでしょうか。
ただし、この緊急度と重要度は何に対してというのを考えてきちんとつけられていますか？
各担当は作業（タスク）対してこの緊急度と重要度をつけて優先度をつけた場合
自分にとっての（個人的な）優先度をつけてしまってはいないでしょうか。
・このタスクを先にやらないとｘｘさんから叱られる。
・このタスクは自分にこだわりがあるから重要。
みたいなことになっていませんか？
当たり前ですが、プロジェクトでのタスク管理ならばプロジェクトのスコープに対して
もしくは進捗管理のマイルストンなど、KGI/KPIに対しての緊急度/重要度を測るべきです。
各担当者に作業期限のみ渡して、目的やKPIなどを理解させていないと、
各個人、思い思いの優先度付けで作業をしてしまうでしょう。
それを起こさないためには、日常的なコミュニケーションにより、
担当との作業目的の確認と、何かスコープに影響のある変更があった場合のフィードバック
が行われている必要があります。
目的は変わらないが、直近の目標が変更となった場合、そのターゲットに向けて行っていた
作業の緊急度は変更となるはずです。
そして、そのタイミングで、他の作業との比較をして優先度の更新をしているでしょうか？
スコープなどが変更になった時、今まさにやっている作業のスケジュールの調整はしますが、
関連しない作業との優先度付けを忘れることがあります。
対象作業の調整時に、他の作業を止めてでも優先的にやらなければならない場合は当然調整します。
しかし、他の連携していない作業がプロジェクト全体から見ると優先度が上がる場合の考慮を
漏らしがちです。
これは全体的な作業の最適化をすることが漏れてしまうのです。
変更管理タスクでは、何か変更が起きた時、常にプロジェクト全体の作業影響を確認し、
最適な優先度付けをやり直すというサイクルを回す必要があります。
変更管理はスコープ管理、リソース管理、スケジュール管理、リスク管理・・・あらゆる管理と
連携をしなければなりません。
何に対して重要なのか、緊急なのか、そのプロジェクトによって何が重要かは変わります。
それを俯瞰的にみて、一番優先すべき観点についてのソリューションは何かを考えて、
それに対しての緊急度、重要度を加味してタスクコントロールを行います。
当たり前のことですが、スケジュール変更を行うときに局所的な対処で全体のコントロールを
狂わすような変更管理をしないように注意しましょう。