いちいち教えていられなかったり、作業があるならマニュアル作成必須ですが、(私も含めて)今の新入社員はマニュアル読みません。
どの企業にも通じますが、古い内容を更新していなくて、読んだって意味わからなかったりするし、ちっさい文字で読む気になれない
「あのファイル」とか「そのボタン」とか言われても意味わかんない…
読まれないマニュアル書いても意味ないです。
作成のコツがわからないと仕事が増えるだけ。
本屋行っても、実際につくった人の本がない。
ネットでググっても、マニュアル作成の方法は出てこない。
今日は、
【先輩社員☆大歓喜】引継ぎマニュアル作成の常識５個＆作成手順です。
色んな会社でテンプレートとマニュアル作成した経験からまとめました。
1. エクセルかパワーポイントで作成
基本はPowerpointかExcelで作成します。
スプレッドシートやスライドでもOK
Wordは古い日本の大企業にはあるある。
表をWordで作るって…
なんでWordがダメかというと、Wordの表をエクセルやパワポにコピペしたらズレるんですよ…（ずれない方法もありますが、工程が増えて面倒くさい
）
基本はエクセルやパワポで作成しましょう。
2. 「こそあど言葉」を使わない
「こそあど言葉」とは、
この その あの どの
これ それ あれ どれ
です。
英語だとIt やThat にあたる。
こそあど言葉を使わないのは基本中の基本です。
ママンやばーばがよく「アレをそれして」って言うでしょう。
わかんないからw
よくこのワードを使う上司は
コイツ語彙力ないな…またはボケ老人
と思っていいです。
3. 「前」は使ってはいけない
日本人が外国で頭がおかしいと思われる定義の一つ。
それは「前」
日本人と働く外国人(ケビンはアメリカ育ち)みんな混乱しています…
この動画ではケビンは「前の方に載っている」と言われ、前のページだと思ったら、記事内上部だった…
書きがちなのが、
「この前のファイル」「手前の工程」
この「前」ってなに？
一段階前のフォルダに入っているファイル？
今作業していた前工程のファイル？
どの前のファイル？
手前の工程ってなに？
今の前？
工程一個前？
番号ひとつ前？
コレは必ず、
②番号
2-閉じるの前
など、工程に番号をふってその番号で説明しなくてはいけない。
これは日本人だけができない、マニュアル作成の常識です。
4. ファイルには1_やA_など連番をふる
ファイルの名前には数字か英語名で連番をふります。
なぜなら、ファイル名は並び替えられてどこにあるかわからなくなってしまうんです…
タイトル前に「★」つける人もいます。
星付けたファイルは並べ替えされても番号より前に並びます。
5. フォルダ名は空白とドットは使用しない
ファイル名やフォルダ名をつけるときは、
アンダーバー”_” で繋げます。
ファイル名に空白は空けてはいけません。
ドット"."も付けてはいけません。
理由は、空白をいれたり「.」をつけると、パス（フォルダのURLアドレス）が切れてしまうのです
よく会社のこういうパス見ません？
誤) ファイルの前に空白が、「ファイル」と「(」の前に空白があるので、パスが切れてしまっています
https://ja.m.wikipedia.org/wiki/ファイル (文具)
急いでいる時にこれやられると殺意湧きません？
※ファイルは「 Win r 」にパスを入力すれば探せます
マニュアル作成手順
実際の順序と作成内容です。
これ知らないと後々詰みます。
1. 順序
1)表紙
2)目次
3)各ページ
3-1．概要
3-2．ワークフロー（作業の流れ）
3-3．作業工程①〜
2. 各説明
1) 表紙
必須で書くもの
マニュアルの名前
マニュアル更新日
部署 担当者
連絡先、メールアドレスを記載
これ書かないと、「誰だよこれ作ったやつ？！
」と、ブチ切れ寸前の人から連絡が来ることになります…
2) 目次
高度になると各見出しにリンク貼ってくれる
※必ずタイトルの番号と項目のタイトルは一致すること
3) 内容
１ページ目：内容説明
大見出しタイトル：「内容説明」
中見出し:3-1～番号と作業タイトル(15文字以内)
今から何をするのか作業内容の説明。
これがないと、何しているのかわからない。
突然フロー書く人いますが、腑に落ちないと動かない人がいるからあったほうが良い。
1枚以内。
2ページ目:作業の流れ
大見出しタイトル：「ワークフロー(作業の流れ)」
1→2→3で説明
PowerPointだったら、
挿入→Smartart→手順
という機能を使えば簡単にかっこよく作れます
3ページ目:作業手順①
大見出しタイトル：「手順① タイトル」
工程は2行以内で書く、文章は繋げない。
英語は1工程につき15単語まで。
(さらに英語で作成する際は原則と注意がある)
英語でマニュアル作成ならこの本が本気でオススメ
2500円で元が取れた本はコレだけ。
Amazonで探すと色々な技術翻訳の本が出ていますが、
おまえ作ったことないだろ
という本ばかり…
自我流でコレでいいよね？くらいのひどい本もある。
3300円もしたのに…
マニュアル作成の際のアドバイス
1. タイトルは15文字以内
人が0.1秒で判断できる文字数は7と言われていました。(これをおっさんたちは「マジックオブナンバーセブン」と呼ぶ。それ昭和…)
現在はスマホのおかげで15文字に増えたそうです。
そのためタイトルは一行で15文字以内。
2. 本文のポイント数は16ptが基本
これ実際の大きさなんですが、スマホで見てもクッキリした文字で見えるように、16pointでゴシック体かメイリオなどで書くのが令和の鉄板。
明朝体で書いていいのは、新聞、小説や雑誌など縦読み。
あとはちっともやる気がないお役所の書類の類と、理系が作った“ 読ませる気は無い”説明書w
3. 倒置法で書かない
日本人やりがちなクソ迷惑な文法…
倒置法の文章は絶対不可‼️
実際の例ですが、
「1と2と10を昇順に並べ替えて下さい。
35行目を抜いてから。」
これ書かれた時に、前任者を引っ叩いてやると思った‼️
ソートかけるとめちゃくちゃになるから、全やり直し
それで「仕事が遅い…」って言われてメチャむかついた！
会話なら、クリームシチューの有田さんみたいで楽しいけれど、マニュアルはお笑い要素は不要です。
迷ったらこのテンプレ
オススメテンプレート載せておきます。
英語ですが、ここが最もセンスがよく分かりやすい。
3stepsクイックマニュアルも作成できます
ちなみに検索で「user guide template 」で探すと、素敵でわかりやすく日本人には作れないマニュアルの見本がたくさん出てきます（英語ですがデザインだけ真似すればいい）。
最後に。
マニュアル作成っておすすめの本やサイトが無いんですよ
ちまたで
Powerpointの新規→テンプレートを選べば、かっこいいお手本とかあります
とか
テンプレートで検索すれば出てきますよ
とかウソばっか…
おまえらマニュアル作ったことねーだろ！！
その手間全部省きました。
全く知らない知識を人に教えるのって本当大変
わたしなんて「ダブルクリックして」と言ったら「英語分かりません！」と逆ギレされたことありますからね…
仕事減らせれば幸いです