WEBプレゼンのパワーポイントTips

ここのところのコロナ禍でプレゼンをWEBでやる方も増えていると思います。

Zoomにしろ、Google Meetにしろ、それ以外にしろ、画面共有でパワーポイントのプレゼンを行う方は多いと思います。

その時に困るのが、パワーポイントは初期設定では、プレゼンモードが全画面になってしまうことです。そうすると画面いっぱいに広がったプレゼンでWEB会議の画面が全く見えなくなってしまうという不便が生じます。

仕方なく、標準の編集用画面をウィンドウ表示している方も多いようです。この場合には本来は写したくない左側のサムネイルの部分が映ってしまうので物語性のプレゼンではあまり具合がよろしくないとか、本来のプレゼンの画面が小さくなってしまうといった不便があります。

これは実はパワーポイントの設定で変えることが出来ます。

パワーポイントの上のツールバーの中に「スライドショー」があり、その中に「スライドショーの設定」というボタンがあります。そこを開いて「種類」のところを「出席者として閲覧する（ウィンドウ表示）」に変えると、全画面表示ではなくてウィンドウの中にプレゼンのみが表示されるようになります。。

自分の画面の中でどこに置くかは 大きさも含めて 自由自在です。こちらの画面で移動したり大きくしたり小さくしたりしても受け側のウィンドウでの写り方は変わりません。

知っている方にとっては、当たり前のことなので失礼しました。ただ、意外と気づいていない方が多いというのが印象でしたので、書かせていただきました。

なお、WEB会議の際には、受け手の側でもウィンドウを大きさをある程度調整することはできますが、やはり画面は小さいです。プレゼンする側がスライドの特定の部分をクローズアップして見せるには、ウィンドウズの拡大機能を使うとよいです。

Alt+ctrlでマウスホイールをスクロールしますと、パワーポイントやワードなどの画面を拡大して表示することが出来ます。

今回は、基本的な機能の話で失礼しました。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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高橋　明久　　
技術者の英語プレゼン トレーナー　

・    技術者の皆さんに英語プレゼンを

      自分の武器にしてほしいと願って、

               活動しています

・      会社業務の傍らで研さんを積み、

           英検1級、TOEIC 950点を取得

・      英語ビジネス経験　38年　

           そのうちマネジメント歴　26年

・      技術者としては、博士（工学）、

        技術士（国家資格）を3種目

　　  　（応用理学・総合技術監理・資源工学）

        取得、特許権1件を所持

・      技術プレゼンのみならず、技術営業・資産買収・

　　　プロジェクト・マネジメントの様々な場面で

　　　　　　　　　　　　　英語プレゼンを経験
・    新たな知識/技術の習得にも意欲があり、

       2020年3月には人工知能(AI)の知識を問う

      日本ディープラーニング協会G検定合格
・    趣味は読書と楽器演奏で、

         今はクラシックピアノに夢中
・　　技術者の皆さんに向けて、英語プレゼンの

　　　　　パーソナルトレーナーの開業準備中です

技術者の英文プレゼン フォントサイズ

英文プレゼンのフォントサイズに関しては、教科書やWEBサイトでいろいろ書かれていますが、定説はありません。

ただ一般的に言うと、ビジネスプレゼンについて書いた教本の方がフォントサイズに関しては大き目になっているような気がします。

プレゼンにはすべてを書くのではなく、要点のみを書くのである、というのも正論です。ですが、技術プレゼンでは場合によると思っています。

技術プレゼンの場合には、プレゼンスライドを後日参加者や登録者にWEBで公開するというケースも結構あります。この場合には発表スライドがある程度self-explanatory すなわち、プレゼンを聴いていない人にも、内容がわかるスライドにしておく必要があります。

その時には、例えば30ポイントでは足りないと思っています。

技術者としては、技術者としてのそれぞれ独自のプレゼン作成の作法を身に付ける必要があるのかなと思います。

ちなみに、技術者である私の基準は18ポイントです。学会発表などでは数十人の会場から、数百人の会場まで幅は広いですが、大会場はプレゼンの映写画面のサイズも大きいです。リハーサルの時に自分のスライドを写して一番後方の席から眺めたことも何度もあります。

その結論を言いますと、18ポイントをキープするのが最低限かなと思っています。私の経験上、プレゼンで18ポイントが必要な場面は私の場合は確実にありました。本当は16ポイントを使いたくなっても、何とか18ポイントで押さえるというのがプレゼンを作る上での私の中でのせめぎあいになっています。

技術の話は、少なくとも何らかのエビデンスが必要です。そのために図を挟み込むことも多くあります。この時見やすい図を作るための縦軸と横軸のキャプションを考えると、これも経験上18ポイントくらいは必要です。軸名と単位が長くなって2行にすることもままありますが、それは仕方ありません。

今回私が書いた話も絶対的に正しいと思っている話ではありません。自分で常に改訂していくしかないな、と思いつつ、自分の原則を時に応じて置いています。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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高校同級のピアニストと英語

英語にまつわる、昔の話をします。私の高校は地方の進学校でしたが、そこの同級生に橋本君というピアノのプロを目指す男がいました。それだけなら、あまりに世界が違うので「ふーん」という感じなのですが、実は彼は英語の成績もトップクラスに良かったのです。

彼は音大を目指していて月に1度とかは東京の先生にレッスンを受けにいくという生活をしていました。音大に入るくらいですから、毎日何時間もピアノを弾いていたのだろうと思います。

その彼が、英語の成績もすごく良いのです。失礼な話ですが、その頃はピアノのプロになるのに何で英語なんだとやっかんでいました。試験における私の英語の実力はクラスの下位1/3以下といった所。

そうした中で、私は一念発起しました。ピアノのプロを目指す彼を英語で追い抜くことを目標に、英語の勉強を始めました。一時期は英語の勉強しかしないと言う位、英語に打ち込みました。

それでもすぐに成績が上がるわけではありません。それでも彼の顔を思い浮かべると、いつか抜いてやろうという闘志がわいたのです。あ、ところで彼はちっともやな奴じゃないですよ。どちらかと言えば老成した感じで、当時からプロフェッサーみたいな風格がありました。

しばらく後に聞いた話ですが、なぜ彼が英語に力を入れたかと言えば、音楽家の世界は世界がライバルなので、海外に出て行ってきちんとコミュニケーションが出来るのが最低限だから、ということでした。うーん、明確に目標を持った男の言うことは違いますね。

私の方は、英語試験で彼に勝つという、卑近な目標でしたが、こんなんでも目標があると何とかやるもんですね。勝つと決めてから、半年くらいの後には彼と互角の点数がとれるようになりました。

それでも他の教科は相変わらず低空飛行。そりゃそうです。この期間は基本的には英語しか勉強しなかったんですから。

でも、勉強をすれば（実は練習ですけど）実力が上がってトップクラスに行けるという確信をこの時に得て、その後の人生の様々な場面における修行生活の道しるべになりました。三つ子の魂、百までもというやつですね。

100歳まではまだ40年近くありますが、この時のことを思い出しながらまだまだ学んでいこうと思っています。もちろんピアノで彼を抜いてやろうなんてことは思いませんけどね。

ちなみに後からわかったのですが、同級生の橋本君は、ピアノそのものではなく、音楽のプロになろうとしていたのでした。今は、某国立大学法人の作曲学の教授になっています。橋本君、ありがとう。あの時はお世話になりました。

写真は高校の同窓会ホームページからお借りしました。

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聴衆分析 最初の挨拶を選ぶ 【英語プレゼン】

まずは、プレゼンを聴いてくれる聴衆が誰かというのをちゃんと抑えておくのが聴衆分析の第一歩です。

そこで、聴衆があなたの講義を聞く学生さんなのか、学会発表を聞く専門家集団なのか、ビジネスの潜在顧客なのか、はたまた政府間会議での大臣級官僚なのか、それによって、英語プレゼンの各場面でのあいさつの仕方を変えていきます。

例えば、学生さん相手の講義の冒頭に

Good morning, ladies and gentlemen.

は、ちょっと変な感じです。

Good morning, everyone.

とか、親しみを感じてもらうためにカジュアルに

Hello, everyone.

といった感じでもいいんです。

相手がビジネスの潜在顧客ならば、やはり無難に

Good morning, ladies and gentlemen.

あたりがいい感じですね。

そして、Formalな会議の冒頭の呼びかけでは、

Your excellencies, distinguished guests, ladies and gentlemen. It is my great honor to be here to present xxxx.

なんて、教科書に書いてあります。でも、使うことはまずないので、覚える必要はありません。

私もこんなセリフは一生使うことはないだろうと思って、まじめに覚えてはいませんでした。ところが、それを使う場は突然やってきました。

場所はインドネシアのジャカルタ、日本とインドネシアのエネルギーに関する政府間協議で先方の大臣級が出席していました。私は自分の会社がかかわっているエネルギー関係のインドネシアにおける活動についてのプレゼンをすることになっていました。

日尼双方から交互にプレゼンをするのですが、最初の講演者がまさにこのセリフを言ったので、「あちゃー、そうくるかね。でも考えてみればそうだよな」と思いました。

それで、二人目の講演者になったらまた同じセリフを繰り返したので、こんどは自分のプレゼンのためにメモを取りました。

いやー、ちょっと焦りましたが、得難い経験でした。ちなみにYour excellenciesというのは、辞書には「閣下」などと書いてあったりしますが、駐在大使や政府高官に呼びかける時に使う言葉です。でも型通りにやったら誰も気にも留めないですね。

まあ、ここで奇をてらった言い方をして注目を集めてもいいのですが、形式美も大事ですから、目立たぬようにおとなしく定型句をしゃべりました。

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聴衆分析 そのプレゼンを聴くのは誰ですか？

今日は、プレゼンを準備する時に最初にすることをお話したいと思います。

それは、プレゼンを聴いてくれる聴衆が誰かをちゃんと抑えること、そしてその方の頭の中には何があるか、ということを理解することです。

プレゼンは1対1ということも時にはあるかもしれませんが、多くの場合は複数の人を相手にすることになります。

そして、我々が技術プレゼンをする場としては、学術会議のような比較的専門家が多い場と、ビジネスでその技術に出資や予算をもらうことを意図する場があります。

また、一概に学術会議とはいっても、非常に特化した技術に関する研究会やワークショップと、技術者ではあるけれど必ずしもあなたの領域の専門家ではない方が聴いているケースがあります。

私の例を挙げますと、私はAIの機械学習の発展初期に石油開発技術として、「機械学習を用いた地下の岩相推定」に関する技術の研究開発を2000年代に行って学位を取得したのですが、この技術に関して学会発表、技術教育セミナー、技術プロモーションの様々な状況で英語プレゼンを行ってきました。

このような特定の技術のテーマであっても、そのプレゼンを聴いてくれる聴衆によって話し方は異なります。

学会発表ひとつとっても、機械学習のような手法に興味がある人が集まる学会と、地下の岩相推定の手法に興味がある人が集まる学会があります。

前者ですと、機械学習で工夫した部分にフォーカスを当てると身を乗り出してくる人がたくさんいます。一方で、同じ話を後者の学会で話しても反応はいまいちで、こちらでは岩相推定の成功率の方に注目が集まります。

プレゼンを組み立てる上では、自分が話したいことをそのまましゃべるというよりも、聴衆が何を聞きたいのかにフォーカスを当ててしゃべることが必要となるのです。

プレゼンは、自分の為ならず。聞いてくれる人の為にあります。聞いてくれる人の為にしゃべって、相手が興味を持ってくれれば、それが結果として自分の為となっていくのです。

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